Grensoverschrijdend thuiswerken
Door de krappe arbeidsmarkt en de opkomst van thuis of remote werken komt het steeds vaker voor dat bedrijven samenwerken met ondernemers of werknemers in het buitenland. Als een werknemer vanuit het buitenland werkt en in Nederland op de loonlijst staat kunnen er fiscale complicaties ontstaan. In bepaalde situaties kan een buitenlandse thuiswerkplek worden aangemerkt als een vaste inrichting (permanent establishment – PE) van de Nederlandse onderneming of werkgever. Het gevolg hiervan kan zijn dat de Nederlandse werkgever / onderneming vennootschapsbelasting moet betalen in het buitenland en tevens veel administratie rompslomp erbij krijgt (jaarrekening, aangifteplicht etc.) . In 2025 heeft de OECD nieuwe regels (richtlijnen) bekend gemaakt, in dit artikel een toelichting.
Waar moet ik belasting betalen als ik grensoverschrijdend ga thuiswerken?
Steeds meer werknemers werken deels of volledig vanuit het buitenland. Het kan gaan om een werknemer die in het buitenland woont en vanuit zijn eigen woning gaat werken maar ook om zogenaamde remote werknemers en/of digital nomads, die lekker vanaf het strand of zonnige locatie voor een Nederlandse werkgever werken. Voor de werkgever ontstaat dan een nieuwe werkelijkheid. Moet er in dat land ook belasting worden betaald?
De 50% regel bij werken in het buitenland
De nieuwe regeling introduceert een praktische drempel. Als een werknemer minder dan 50% van zijn totale werktijd voor het bedrijf werkt vanuit een huis of andere plaats in het buitenland (gedurende periode van 12 maanden) wordt die locatie doorgaans niet als bedrijfslocatie van zijn werkgever gezien. Als de drempel van 50% wel wordt gehaald (of overschreden) is een verdere analyse van de de feiten en omstandigheden nodig.
Commerciële werkzaamheden in buitenland en vaste inrichting
De belangrijkste factor is of er een commerciële reden is voor de fysieke aanwezigheid van de werknemer in het buitenland. Als de werkgever daadwerkelijk bekend wordt en de activiteiten worden bevorderd (door de thuiswerkende werknemer) kan er sprake zijn van een fiscale vaste inrichting in het buitenland. Het OECD commentaar geeft een aantal voorbeelden:
- De werknemer werkt 30% in het buitenland vanuit zijn woning: geen vaste inrichting
- De werknemer werkt 80% in het buitenland vanuit zijn woning en op het strand en bezoekt regelmatig klanten: vaste inrichting is waarschijnlijk aanwezig vanwege vaste en commerciële redenen voor de werkgever
- De werknemer werkt vrijwel uitsluitend vanuit zijn woning om realtime diensten te leveren aan klanten in een andere tijdzone: vaste inrichting zou aanwezig kunnen zijn omdat deze regeling de activiteiten van de werkgever vergemakkelijkt.
- Werknemer werkt 80% thuis en bezoekt incidenteel een klant of relatie: geen vaste inrichting omdat commercieel belang ontbreekt.
Dus als de fysieke aanwezigheid van de werknemer in het land bijdraagt aan de business van de Nederlandse werkgever (onderneming) is sprake van een vaste inrichting, hierbij moet de 50% grens wel worden gehaald. Het moet dan gaan om relevante activiteiten, klantenbezoek, toegevoegde waarde (tijdzones of lokale resources). Enkel thuiswerken omdat het zo gemakkelijk is en om tijd te besparen vorm nimmer een vaste inrichting.
Wat is een vaste inrichting?
De meeste belastingverdragen zijn gebaseerd op artikel 5 van het OECD-Modelverdrag. Volgens dit artikel ontstaat een vaste inrichting wanneer sprake is van:
- een vaste plaats van bedrijfsuitoefening;
- met voldoende duurzaamheid;
- waar de onderneming haar activiteiten geheel of gedeeltelijk uitoefent.
Voorbeelden van vaste inrichtingen zijn onder meer een kantoor, filiaal, fabriek of werkplaats. Gevolgen van een vaste inrichting zijn
- Lokale belastingplicht voor de vennootschapsbelasting
- transfer pricing issues / winsttoerekening
- extra formele vereisten, audit en controles.
Noot fiscaal jurist inzake digital nomads en thuiswerkers in het buitenland
Sinds corona is hybride werken (combinatie kantoor en thuis) uitgegroeid tot een onderdeel van de moderne arbeidscultuur. Steeds meer werknemers werken ook vanuit het buitenland. Voor de fiscale liefhebber wordt er als snel gedacht aan het zogenaamde 14 oktober arrest van de Hoge Raad (d.d. 14 oktober 2022 ECLI:NL:HR:2022:1436). Bij een strategisch voordeel voor de werkgever leggen sommige landen de grens voor een vaste inrichting vrij laag (voorbeelden : Oostenrijk, Denemarken en Zweden).
Als een werknemer meer dan 50% in het buitenland werkt moet u als werkgever oppassen voor fiscale gevolgen in dit land. Het moet hierbij wel gaan om belangrijke commerciële functies, onderhandelingen over contracten en/of het bedienen van klanten in andere tijdzones en/of in dit land (of de buurlanden). Denk hierbij aan consultants, sales medewerkers en projectleiders. Bij interne ondersteuning is er meestal geen sprake van een vaste inrichting in het buitenland.
Als de buitenlandse thuiswerkplek als vaste inrichting wordt aangemerkt heeft dit fiscale gevolgen. De onderneming zal winst moeten toerekenen aan de locatie en hierover in dat land vennootschapsbelasting betalen. Laat uw werknemer de arbeidstijd bijhouden en analyseer het soort werk en de bevoegdheden van de werknemer.
Grensoverschrijdend thuiswerken wordt steeds gebruikelijker, maar brengt nieuwe fiscale risico’s met zich mee. De OECD-update van 2025 geeft meer duidelijkheid over wanneer een buitenlandse thuiswerkplek kan leiden tot een vaste inrichting. De praktische 50%-werktijdtoets en de commerciële-reden-toets vormen daarbij belangrijke richtsnoeren. Toch blijft de beoordeling sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het specifieke geval.
