Werkkostenregeling en thuiswerken

Vanaf 1 januari 2022 mag de werknemer een belastingvrije vergoeding ontvangen voor de kosten verbonden aan thuiswerken. Deze vergoeding bedraagt maximaal € 2 per thuisgewerkte dag.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Thuiswerken en WKR-regeling

Bij thuiswerkende werknemers moet u aan 4 dingen denken:

1. Noodzakelijkheidscriterium: vergoedingen en verstrekkingen (en terbeschikkingstellingen) van computers, gereedschappen, internetverbinding thuis, printer, toner, etc. zijn vrijgesteld als deze noodzakelijk zijn om de dienstbetrekking behoorlijk te vervullen. De werkgever betaalt de apparatuur zonder bijdrage van de werknemer. Als de apparatuur niet meer wordt gebruikt, dan krijgt de werkgever deze weer terug (of de werknemer vergoedt de restwaarde uit zijn netto loon). Zie ook paragraaf 20.1.7. van het handboek loonheffingen.
2. Arbo: als verplichtingen volgen uit de ARBO-wetgeving, zijn deze ook vrijgesteld. De werkgever betaalt de investering en er moet intern een arboplan zijn bij de werkgever. Hierbij moet u denken aan een bureau of bureaustoel. Zie ook paragraaf 20.1.9 van het handboek loonheffingen.
3. Hulpmiddelen: hierbij kunt u denken aan een compter, laptop, mobiele telefoon, i-Pad, etc. die voor tenminste 90% zakelijk wordt gebruikt. Ook deze zijn vrijgesteld en mogen ook buiten de werkplek worden gebruikt. Voor de liefhebber: paragraaf 20.1.10 van het handboek.
4. Overige vergoedingen: overige vergoedingen die samenhangen met thuiswerken zoals elektra, koffie, water, etc. zijn niet vrijgesteld of nihil gewaardeerd. Deze vergoeding wordt gezien als loon voor de werknemer. Dit loon kunt u echter wel onder de WKR brengen en komt dus ten laste van de vrije ruimte (zie boven 3% van € 400.000 en 1,2% over meerdere). Deze kunnen ook als eindheffing worden aangewezen.  Voor de echte lezer, paragraaf 8.1.3.

Bron WKR en thuiswerken

Handboek loonheffingen 2020