BTW en administratieve verplichtingen

Veel ondernemers zijn ook BTW-ondernemer. Als BTW-ondernemer heeft u vele administratieve verplichtingen, in dit artikel een weergave van de formaliteiten. De administratie moet op elk moment volledig en juist zijn, en daarnaast eenvoudig bereikbaar en benaderbaar. Ook moet u de informatie (op papier en digitaal) bewaren gedurende 7 jaar. Doet u dit niet of niet volledig, dan kunt u bij een boekenonderzoek problemen met de Belastingdienst verwachten.

Naheffingsaanslag wegens gebrekige administratie

Een ondernemer met een kermisattractie en oliebollenkraam heeft zijn administratie niet helemaal op orde. De belastingdienst stelt een boekenonderzoek in bij de ondernemer. Tijdens dit boekenonderzoek wordt duidelijk dat de administratie verre van volledig is, zo ontbreekt een kasadministratie, agenda, vastlegging van kosten en inkoopfacturen, ontbreken enkele bankafschriften en verkoopfacturen en sluit de administratie niet aan. De inspecteur legt een naheffingsaanslag omzetbelasting en een vergrijpboete op.

De ondernemer vraag tijdens de zitting bij de Rechtbank Zeeland West Brabant is op 17 februari 2022 (ECIL:NL:RBZWB:2022:819 om een correctie en dient veel stukken in, dit is onvoldoende, de aanslag blijft grotendeels in stand. Ook de vergrijpboete van 25% blijft in stand. Bij het Gerechtshof 's Hertogenbosch op 21 februari 2024 ECLI:NL:GHSHE:2024:514 vraagt de ondernemer wederom om enig begrip en terugverwijzing naar de rechtbank. Het Hof geeft de ondernemer geen tweede kans. Voor de geconstateerde gebreken in de administratie geeft het hof belanghebbende geen herstelmogelijkheid. Een administratie moet regelmatig worden bijgehouden om een goede vastlegging van de werkelijkheid te garanderen. Een achteraf na afloop van enig jaar opgestelde administratie brengt het risico met zich dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven. De ondernemer komt ook niet met nieuwe feiten. Al met al een slecht gevoerde procedure bij een rommelige ondernemer. Ook de Hoge Raad doet er op 24 april 2026 niks mee (ECLI:NL:HR:2026:728), artikel 81 RO zaak.

Maandelijks of per kwartaal BTW-aangifte

Een BTW-ondernemer moet eens per maand of kwartaal aangifte doen voor de omzetbelasting. Als de omzet per jaar lager is dan € 20.000, dan mag u per jaar aangifte doen. Soms hoeft u helemaal geen aangifte te doen, u moet dan een beroep doen op de kleine ondernemersregeling.

Verplichting voor BTW-ondernemers

Voor ondernemers gelden er enkele speciale verplichtingen. De belangrijkste informatie welke altijd beschikbaar moet zijn is:

1. Omzet facturen (uitgaande);
2. Kosten facturen (inkomende);
3. Informatie omtrent invoer van goederen;
4. Informatie omtrent uitvoer van goederen;
5. Informatie over grensoverschrijdende diensten of leveringen;
6. Aantekeningen welke met bovenstaande feiten samenhangen (bij de stukken en op chronologische / genummerde volgorde per aangifte tijdvak).

De volgende informatie aangaande bovenstaande moet - gedurende tenminste 7 jaar - worden bewaard (op papier en digitaal, maak ook een kopie / backup):

1. Voorraadadministratie;
2. Loonadministratie;
3. Debiteurenadministratie;
4. Crediteurenadministratie;
5. Grootboek;
6. In- en verkoopboek;
7. Gegevens van derden aangaande administratie;
8. Informatie aangaande onroerende zaken (10 jaar bewaren).

Vragen over BTW-verplichtingen

Als u vragen of opmerkingen heeft aangaande uw administratie of een boekenonderzoek, dan kunt u altijd eens een gesprek met ons inplannen. Als een ondernemer niet voldoet aan de administratieplicht, dan kan de bewijslast worden omgekeerd, dit kan veel problemen veroorzaken. Ook is de administratie soms niet meer aanwezig (verbrand, verdwenen, gestolen, etc.), dit risico komt volgens vaste jurisprudentie voor rekening van de ondernemer.