Ondeugdelijke kilometeradministratie auto van de zaak

De heer X heeft een mooie Alfa Romeo van zijn werkgever (cataloguswaarde € 52.000). De administratie wordt bijgehouden in zijn smartphone. De smartphone raakt defect en de rittenregistratie is weg. Een gereconstrueerde kilometeradministratie bevat veel fouten. Gevolg: bijtelling over diverse jaren met 20% boete (25% boete met matiging van 5% door overschrijding redelijke termijn). De inspecteur, de Rechtbank en het Gerechtshof zitten qua beoordeling op één lijn.

Procedure 1: Gerechtshof over defecte smartphone en bijtelling

X B.V. stelt een Alfa Romeo ter beschikking aan de directeur-grootaandeelhouder (DGA). De kilometeradministratie wordt bijgehouden in een zogenaamde smartphone. De smartphone raakt defect en de kilometeradministratie is verdwenen. Tijdens een boekenonderzoek komt de inspecteur achter deze feiten. De DGA stelt - op basis van overige gegevens (niet zijn agenda) - een rittenadministratie op (reconstructie). De inspecteur is van mening dat deze ondeugdelijk is en hij legt over 2008, 2009 en 2010 naheffingsaanslagen op. Het Gerechtshof (juni 2014) is het met de inspecteur eens. De boete wordt vastgesteld op 25% en wordt - door overschrijding van de redelijke termijn - verminderd tot 20%.

De overwegingen van het Gerechtshof:

Bewijslast (doen blijken / overtuigend aantonen) rust bij de DGA.
Kilometeradministratie op de smartphone zou waarschijnlijk niet toereikend zijn geweest.
Administratie is achteraf opgesteld (op grond van tijdformulieren en tankbonnen).
Er zitten diverse fouten in de kilometeradministratie (rit naar München en diverse ritten naar tankstation staan niet opgenomen in de administratie).
De DGA heeft meerdere privé-auto's maar enkel dit feit is onvoldoende om aan te nemen dat hij niet met de auto van de zaak heeft gereden.

Procedure 2: Gerechtshof over onjuiste beginstanden

In een andere procedure bij het Gerechtshof (juni 2014) wordt een kilometeradministratie verworpen omdat de beginstanden achteraf zijn geschat, het Gerechtshof is het in deze procedure niet eens met de uitspraak van de Rechtbank. De kilometeradministratie is slordig, de volgende zaken komen aan de orde:

Ritten niet in de kilometeradministratie.
Privé geen auto (wel een motor) gedurende deel van de periode.
Voor privéritten wordt een auto van de ouders geleend.
Beginstanden niet in de kilometeradministratie.
Rit naar Duitsland (privérit) niet in kilometeradministratie.
Belanghebbende erkent zelf dat de administratie erg slordig is opgesteld.
Diverse ritten in het weekend zonder duidelijke verklaring.
Administratie wordt niet dagelijks bijgehouden (aldus verklaring belanghebbende).

Procedure 3: Gerechtshof - geen rittenadministratie per rit

In een uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam (ECLI GHAMS 2013 4150) is het Gerechtshof van mening dat niet is gebleken dat de auto van de zaak minder dan 500 kilometer voor privéritten is gebruikt. De feiten in het kort:

Er is een auto van de zaak ter beschikking gesteld door de werkgever.
Er wordt door de werkgever rekening gehouden met een bijtelling. De werknemer voldoet tevens een eigen bijdrage.
In de aangifte inkomstenbelasting stelt de belastingplichtige dat de werkgever een foutje heeft gemaakt, de auto wordt niet privé gebruikt. Er wordt negatief loon opgevoerd in de aangifte inkomstenbelasting.
De belastingplichtige levert aan de inspecteur geen bewijs waaruit volgt dat de auto voor minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Tijdens de zitting (bij de Rechtbank) wordt alsnog bewijs geleverd.
De kilometeradministratie wordt achteraf opgesteld (op grond van zijn agenda).
Er zijn geen onderliggende stukken waaruit gecontroleerd kan worden of de administratie juist is.
Er worden onjuiste afstanden in de kilometeradministratie opgevoerd (afwijking 550 kilometer).
Veel ritten hebben gelijke kilometers (die worden afgerond).
De rittenadministratie wordt niet per rit opgesteld (voldoet niet aan de wettelijke eisen).

Zowel de Rechtbank als het Gerechtshof zijn het met de inspecteur eens. Conclusie: bijtellen! In cassatie gooit de Hoge Raad de procedure in de artikel 81lid 1 RO prullenbak.

Procedure 4 Rechtbank Noord Nederland (december 2014)

In deze procedure is kort en bondig sprake van het volgende:

Aan de werknemer wordt een auto van de zaak ter beschikking gesteld.
Er is een verklaring "geen privégebruik" aangevraagd en verstrekt.
De werknemer heeft geen kilometeradministratie bijgehouden.
De kilometeradministratie wordt achteraf opgesteld.
In de kilometeradministratie zitten fouten (4 signaleringen die niet in de administratie staan opgenomen).
De werknemer is het niet met de inspecteur eens en geeft aan dat de signaleren abusievelijk (foutje bedankt) niet in de administratie stonden.
Er volgt een naheffing met 100% boete (kleine € 5.000 boete).
De Rechtbank is van mening dat de rittenadministratie onnauwkeurigheden en fouten bevat. De verklaringen van de werknemer zijn niet van belang. Daarnaast is de rittenadministratie achteraf gereconstrueerd.
Boete wordt verminderd tot 25%.

Noot fiscaal jurist

Er moet door de belastingplichtige worden aangetoond dat er niet privé met een auto van de zaak is gereden. Als er achteraf een kilometeradministratie wordt opgesteld, zal deze zeer nauwlettend worden bekeken. Als er dan meerdere fouten in deze administratie zitten en er geen agenda voorhanden is geweest, dan wordt het lastig om dergelijke administraties goed en volledig op te stellen. Ondersteunend bewijs (getuigenverklaringen, agenda's, auto's in privé, etc.) kan er dan voor zorgen dat er geen sprake is van een bijtelling. In deze casus was het ondersteunende bewijs beperkt en de kilometeradministratie slordig en vol met fouten. De Belastingdienst en de rechter hebben dan geen andere keuze dan naheffingsaanslagen akkoord te bevinden.

Opmerkelijk is dat in de tweede procedure de boete wordt gesteld op 50% en niet op 25%.