Niet volledige kilometeradministratie

Een rittenadministratie waarbij enkel de plaatsnamen van het bezoek worden gemeld (dus geen adres en reden van het bezoek) is volgens het Gerechtshof niet voldoende (Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 2 juli 2013). Het is dus van belang dat u het adres opschrijft, maar zeker ook de reden van het bezoek. In deze procedure verschilden de afstanden naar hetzelfde adres en was niet duidelijk waarom de belastingplichtige hier was geweest. Dit wordt de belastingplichtige zwaar aangerekend. Ook in een procedure bij de rechtbank Zeeland Westbrabant d.d. 14 september 2022 ontbrak een kilometeradministratie, omdat deze in de auto die is verkocht is blijven liggen. Het is niet aannemelijk dat de DGA niet prive met de auto heeft gereden, de bewijslast ligt dan bij de DGA (deze is niet opgepakt en/of ingevuld).

Wat staat er in een kilometeradministratie?

In een kilometeradministratie moet redelijk veel informatie worden opgenomen, de belangrijkste informatie is:

• kenteken en omschrijving auto;
• datum en tijd;
• startadres / beginadres;
• bestemmingsadres;
• gereden route indien deze afwijkt van gebruikelijke route (bijvoorbeeld door file);
• kilometerstand begin;
• kilometerstand eind;
• totaal gereden kilometers per rit;
• zakelijke of privé aangelegenheid (totaal aantal kilometers hierop scheiden).

De informatie moet per rit worden ingevoerd en tegenwoordig zijn er diverse programma's en apps waarmee u de informatie kunt invoeren.

Hoe controleert de Belastingdienst?

De Belastingdienst is sinds 2013 erg actief met het controleren van de auto van de zaak (en dan met name de mensen die geen bijtelling opgeven). De Belastingdienst controleert de kilometeradministratie op verschillende manieren. De belangrijkste zijn:

• agenda en afsprakenboek;
• garagefacturen;
• tankbonnen;
• controle langs de weg (boetes, onverwachte uitgebreide controles, etc.);
• camerawagen bij druk bezochte centra en grensovergangen;
• informatie van parkeerbonnen (mits kenteken is opgegeven).

Bron

Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 2 juli 2013.