Schriftelijke vastlegging verbod op privégebruik

Schriftelijke vastlegging verbod privégebruik is noodzakelijk als u geen bijtelling wilt toepassen over een auto van de zaak. Een ondernemer (hovenier) stelde een bedrijfsbus ter beschikking aan zijn werknemer. Er is geen beschikking "geen privégebruik" aanwezig. De werkgever / ondernemer heeft de werknemer uitdrukkelijk laten weten dat de bedrijfsbus niet privé mag worden gebruikt. Dit is niet schriftelijk vastgelegd. De rechter kan het daarom niet toetsen / vaststellen. De overeenkomst had moeten worden opgesteld en moet bij de loonadministratie worden bewaard. Conclusie: bijtelling (geen boete).

Gebruik bedrijfsauto en bijtelling

Een auto op grijs kenteken wil feitelijk zeggen dat de auto aan bepaalde eisen voldoet waardoor het een bedrijfsauto is. Er hoeft dan geen BPM te worden betaald bij de aanschaf en soms geldt een lager MRB-tarief. Voor een bedrijfsbus of auto op grijs kenteken in de volksmond gelden voor de bijtelling dezelfde regels als voor een normale personenauto. De cataloguswaarde is ook gelijk (dus vermeerderen met BPM en BTW). Voor bedrijfsbussen van vóór 1 juli 2005 geldt een lagere cataloguswaarde (exclusief BPM). Voor bedrijfsbussen ouder dan 15 jaar geldt een bijtelling van 35% over de dagwaarde (en dus niet de cataloguswaarde).

Verklaring geen privégebruik

Als werknemer kunt u een verklaring geen privégebruik aanvragen en afgeven aan uw werkgever. Uw werkgever zal dan de bijtelling achterwege laten. U moet dan nog steeds een sluitende kilometeradministratie bijhouden om dit achteraf aan te kunnen tonen. De verklaring geen privégebruik werkt feitelijk alleen als een vrijwaring voor de werkgever. Deze kan bij geconstateerd privégebruik dan geen naheffingsaanslag loonheffingen opgelegd meer krijgen. De Belastingdienst kan zich dan alleen nog op de werknemer zelf verhalen.  

Alternatieve oplossingen bestelauto en bijtelling

Naar de genoemde verklaring uitsluitend zakelijk gebruik zijn er gelukkig nog alternatieve oplossingen.

• De bestelauto kan naar aard en inrichting niet privé worden gebruikt en is uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik, wij overleggen dit veelal met de Belastingdienst.
• Er is een sluitende kilometeradministratie van de ritten.
• Er is een schriftelijk verbod om privé met de bestelauto te rijden (zie onder); een voorbeeldovereenkomst treft u hier aan.
• De bestelauto kan buiten de werktijden niet worden gebruikt (staat achter slot en grendel)
• De bestelauto wordt doorlopend afwisselend gebruikt door meerdere bestuurders, het privégebruik wordt dan afgekocht voor € 300 (eindheffing) per jaar. De mogelijkheid wordt zelden gebruikt en is een prima oplossing voor vele bestelauto's.

Bijtelling bedrijfsbus bij ontbreken schriftelijke verklaring

Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden d.d. 3 juli 2018 (ECLI:NL:GHARL:2018:6158).