Kilometeradministratie kapot

De kilometerregistratie van een ondernemer was niet meer goed leesbaar (softwarefout). De ondernemer heeft een nieuwe registratie opgesteld en deze met overige verklaringen en bewijzen naar de Belastingdienst gestuurd. De Belastingdienst was van mening dat deze onvoldoende controleerbaar is en niet geheel sluitend. Partijen stappen naar de rechter. De rechter geeft de ondernemer gelijk. Ook in een procedure bij de rechtbank Zeeland Westbrabant d.d. 14 september 2022 ontbrak een kilometeradministratie, omdat deze in de auto die is verkocht is blijven liggen. Het is niet aannemelijk dat de DGA niet prive met de auto heeft gereden, de bewijslast ligt dan bij de DGA (deze is niet opgepakt en/of ingevuld).

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

Procedure over kilometerregistratie en auto van de zaak

Een ondernemer heeft een softwareprogramma om zijn kilometeradministratie bij te houden. Via deze administratie wilde hij de bijtelling voor de auto van de zaak voorkomen. Er wordt bij de ondernemer een boekenonderzoek ingesteld. Tijdens dit onderzoek blijkt dat de bestanden niet meer goed benaderbaar zijn en grotendeels beschadigd. De computerdeskundigen kunnen de bestanden niet meer herstellen. De ondernemer gaat driftig aan de slag en reconstrueerde zijn kilometeradministratie om zo de bijtelling over de auto van de zaak te voorkomen. Hij doet dit met zijn urenregistratie, de agenda, een routeplanner en vele facturen. De Belastingdienst bedankt de ondernemer voor de genomen tijd en moeite, maar blijft bij haar standpunt: er moet een bijtelling worden toegepast over de auto van de zaak omdat een afdoende kilometeradminstratie ontbreekt. Er volgen navorderingsaanslagen.
 

De rechter is milder en kijkt objectiever naar de feiten. Een kilometerregistratie of kilometeradministratie is niet het enige bewijs dat een ondernemer kan leveren om de bijtelling over de auto van de zaak te voorkomen. Ook een achteraf opgestelde kilometeradministratie met eigen verklaringen kunnen voldoende bewijs zijn om vast te stellen dat er minder dan 500 kilometer met een auto van de zaak is gereden. Het ging in deze casus om marginale verschillen (foutjes in de achteraf opgestelde kilometeradministratie) die de ondernemer helder en duidelijk kon verklaren. De achteraf opgestelde kilometeradministratie hoeft dus niet perfect te zijn. Voor 2 van de 5 jaren ging de navorderingsaanslag van tafel.

Advies bijtelling en kilometeradministratie

In deze casus ging het voor de ondernemer niet helemaal goed. De kilometeradministratie over 2012, 2013 en 2016 was onvoldoende en over 2014 en 2015 was de rechter coulant (geen bijtelling). De rechter loopt wel de juridisch juiste route. Er moet bewezen worden dat minder dan 500 kilometer privé met een auto van de zaak is gereden. Dit kan via een kilometeradministratie, maar kan ook met ander bewijs. Hierbij kunnen agenda's, benzinebonnen, een achteraf opgestelde administratie, getuigenverklaringen, etc. ook als bewijs dienen.
 

In deze procedure had de ondernemer de exacte adressen in zijn kilometeradministratie moeten opnemen en eigenlijk ook de persoon / bedrijf welke hij heeft bezocht. Daarnaast was er in veel gevallen sprake van het rijden van 490 kilometer, de grens tot 500 kilometer is dan snel aanwezig. Bij de kleinste fout ben je dan "fiscaal het haasje".
 

De rechter stelt terecht het volgende:

• Een rittenregistratie is echter niet de enige mogelijkheid om aan die bewijslast te voldoen. Sterker nog, zelfs alleen de eigen verklaring van de belastingplichtige kan genoeg zijn: het gaat erom hoeveel gewicht die verklaring in de schaal legt.
• Bij dit alles is van belang dat het bewijsobject niet het precieze aantal gereden (privé-)kilometers betreft. Het bewijsobject is het niet overschrijden van de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar. Anders gezegd: eiser hoeft niet tot achter de komma te bewijzen hoeveel kilometers hij privé heeft gereden, maar alleen dat het er niet meer dan 500 zijn geweest.
• De rechtbank stelt voorop dat uit de wettelijke regeling (het gebruik van het woord 'blijkt') volgt dat op eiser in deze een verzwaarde bewijslast rust. Meer precies gaat het om de bewijsgradatie, dus de mate waarin het bewijs dat eiser heeft overtuigingskracht heeft. Eiser kan niet, zoals elders in het fiscale recht gebruikelijk is, volstaan met aannemelijk te maken dat er per jaar voor niet meer dan 500 kilometer privé met de auto gereden is, maar dient dat te doen blijken.

Wij adviseren vele ondernemers en particulieren die een probleem ondervinden met de bijtelling en / of een discussie hebben met de Belastingdienst over de kilometeradministratie. Heeft u vragen of bent u bezig met een bezwaar of beroepszaak? Mail ons gerust voor een vrijblijvend advies.

Bron kilometeradministratie en bijtelling

Rechtbank Noord Nederland ECLI:NL:RBNNE:2020:4493