Wat is een zakelijke rit bij kilometeradministratie om een bijtelling te voorkomen?

Met een rittenregistratie waaruit volgt dat u op jaarbasis minder dan 500 kilomter (tijdsevenrdig) hebt gereden kunt u een bijtelling voor prive gebruik voorkomen. De rittenregistratie moet aan voorwaarden voldoen (datum rit, begin/eindstand, vertrek en aankomst  adres, route, prive of zakelijke rit, omrij kilometers, toelichting zakelijke rit). Hier kunt u een model downloaden. Bij een bestelauto kan soms worden volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie (zie voorbeeld). Maar wat is een zakelijke rit? We zien steeds vaker dat rittenregistratie zorgvuldig gecontroleerd worden (artikel)

Wat is een zakelijke rit voor de kilometadministratie

Woon werk verkeer is altijd zakelijk. Maar het ommetje langs de supermarkt, fitness of kinderdagverblijf niet, dat zijn prive kilometers. Een zakelijke rit moet direct verband houden met uw werk. Voorbeelden van zakelijke ritten zijn:

• Bezoeken van een klant of relatie
• Bezoeken cursus of zakelijke opleiding
• Bedrijfsuitje
• Woon werk kilometers

Discussie over zakelijke, prive of gemengde rit

De rechter (en de belastingdienst) kijkt meestal naar het karakter van een rit, dus het doel van de reis. In het geval dat sprake is van autoritten met zowel een zakelijk doel als een privédoel (gemengd gebruik), kan soms niet worden gezegd wat het hoofddoel is. Deze gemengde ritten worden alleen als zakelijk aangemerkt als zij niet zouden zijn gemaakt door iemand die wat inkomen, vermogen en gezin betreft in dezelfde omstandigheden zou verkeren als de werknemer maar die niet een dienstbetrekking zoals die werknemer vervult. Een ingewikkelde zin die vaak problemen kan opleveren. De discussie kan bijvoorbeeld ontstaan als u gaat sporten tijdens werktijd, een voetbalwedstrijd bezoekt, met uw partner gaat eten (en zakelijke dingen bespreekt), etc.

Hoe controleert de belastingdienst de kilometeradministratie?

De belastingdienst heeft diverse controlemiddelen. Kenteken worden op diverse plaatsen gescand (bijvoorbeeld bij parkeerplaatsen, grensovergangen, pretparken, toegangswegen grotere steden en winkelcentra). Deze controles worden gekoppeld aan het bestand met werknemers die geen bijtelling toepassen of een verklaring hebben getekend. Bij een "hit" op zon- en feestdagen wordt er zeker een brief gestuurd.

Fitness zakelijk of niet voor de kilometeradministratie

Een werknemer wil gezond blijven voor zijn werk (en prive) en maakt autoritten naar een personal trainer, volgens het Gerechtshof  's Hertogenbosch d.d. 11 juni 2025 ECLI:NL:GHSHE:2025:1617) zijn dit geen zakelijke ritten. De werknemer stelt ook nog dat de personal trainer een klant is van kantoor en dat er ook zakelijke dingen worden besproken, ook deze verklaring kan hem niet helpen. De trainingen hebben een gemengd karakter, dus zowel prive als zakelijk. Iemand met dit inkomen en vermogen zou ook gewoon prive een personal trainer hebben.

Bezoeken voetbalclub of sportevenement .. zakelijk of niet ?

Een regelmatig voorkomende twijfel situatie is het bezoek van sportwedstrijden (zoals voetbal of hockey) met een relatie of collega. Is zo'n rit zakelijk (relatiebeheer) of prive (vermaak)? Uit de jurisprudentie volgt dat hierbij de situatie, context en feiten van groot belang zijn. Een (fiscaal) bekende casus betreft een DGA met business seats en seizoenkaarten van een eredivisie club die de DGA bezocht met klanten en relaties. De DGA (van een vastgoedbedrijf) was van mening dat dit zakelijke ritten waren. De belastingdienst betwistte dit standpunt en uiteindelijk kwamen partijen bij de rechter. De rechter is het met de ondernemer eens, hij heeft business seats (en seizoenkaarten) om contacten met klanten te onderhouden en potentiële klanten te ontmoeten. 

Vakantiereis met zakelijk doel en bijtelling auto van de zaak

Het Gerechtshof Amsterdam deed op 18 september 2014 ECLI:NL:GHAMS:2014:3891 deed een leuke uitspraak over een gecombineerde vakantierit. Een DGA gaat op vakantie naar Italie en bezoekt ook een fabriek met een zakelijk doel. Volgens de DGA moet hij daar een nieuwe machine controleren. Is de rit naar Italie zakelijk, gemengd of prive? Het Hof is er snel klaar mee, de rit van huis naar het vakantieadres is prive en de rit van het vakantieadres naar de fabriek is zakelijk. Een (wintersport) vakantie is gemeengoed en heeft een prive karakter.

Bezoek race circuit en bijtelling auto van de zaak

De ritten van een DGA naar race circuits met een auto van de zaak worden als prive ritten aangemerkt, de DGA was ook sponsor van een racingteam, maar dit maakte volgens de rechter geen verschil. Zie Gerechtshof Den Haag d.d. 8 mei 2013 ECLI:NL:GHDHA:2013:1495. Deze procedure had ook anders kunnen lopen als de DGA aannemelijk had gemaakt welke klanten hij heeft ontmoet op het circuit en/of welke zakelijke belangen er speelden. Het enkel sluiten van een sponsorcontract is dus niet voldoende.

Bezoek golfclub zakelijk of niet voor kilometeradministratie

Hetzelfde gerechtshof ('s Hertogenbosch) deed op 21 juni 2018 (ECLI:NL:GHSHE:2018:2707) deed een uitspraak over een DGA die ging golfen. Het Gerechtshof Den Bosch acht het aannemelijk dat de bezoeken aan de golfclub zowel samenhangen met zijn rol als directeur als met zijn privéleven waarin het beoefenen van de golfsport een rol speelt; zowel een zakelijk als een privé-element derhalve. Vervolgens oordeelt het Hof dat autoritten die zowel met de dienstbetrekking als met het privéleven te maken hebben, slechts als zakelijk kunnen worden aangemerkt als iemand die niet een dergelijke dienstbetrekking vervult, doch wat inkomen, vermogen en gezin betreft in dezelfde omstandigheden verkeert, die autoritten niet zou hebben gemaakt. Vraag is dus hoe vaak iemand in privé zelf zou zijn gaan golfen.

Het antwoord op deze vraag wordt door de adviseur van belastingplichtige zelf aangedragen; in een rapport van de Golfbranche is berekend dat een golfer gemiddeld bijna 17 rondjes van 18-holes per jaar speelt. Conclusie van het Hof is daarom dat 17 rondjes als privé worden aangemerkt en de restende 62 rondjes als zakelijk. Gevolg "bijtelling en meer dan 500 kilometer gereden !"

Noot fiscaal jurist inzake bijtelling auto van de zaak

Steeds vaker is er een discussie met de belastingdienst inzake de toepassing van de bijtellingsregels. Een gemengde rit heeft al snel een prive karakter waardoor de bijtelling van toepassing is.

Wij adviseren wekelijks werknemers, bedrijven en DGA's bij een (mogelijke) discussie met de belastingdienst en/of over situaties om de bijtelling te beperken en/of te voorkomen, bijvoorbeeld bij het rijden van meerdere auto's van de zaak. Vaak helpt (voor) overleg met de belastingdienst. Neem gerust contact met ons.