Dossierinzage en geheimhouding

U mag uw eigen belastingdossier dat de Belastingdienst heeft opgesteld inzien. Dit mag vlak voor de zogenaamde hoorfase, dus nadat u uw bezwaarschrift heeft ingediend. Als er een boete is opgelegd gelden andere spelregels, u mag dan uw dossier inzien vanaf het moment dat de boete is aangekondigd.

Wettelijk recht op dosserinzage vanaf 2026

Vanaf 2026 wordt de dossierinzage in de wet opgenomen (amendement), dit zou per 2024 of 2025 worden ingevoerd maar kan technisch niet worden uitgevoerd (zie correspondentie hieromtrent brief 1, brief 2, brief 3, brief 4).

Interne dossierinformatie, oordeelsvorming en controlestrategie geheimhouden?

De vraag is altijd welke informatie de Belastingdienst wel en niet moet verstrekken. De geheimhoudingskamer van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant d.d. 14 april 2025 ECLI:NL:RBZWB:2025:2166, oordeelt dat de inspecteur grotendeels recht heeft op geheimhouding van de volgende stukken:

• controlestrategie,
• persoonlijke werkaantekeningen en
• interne oordeelsvorming

De rechtbank wijst het verzoek om geheimhouding af voor enkele delen van de stukken, maar keurt het verzoek voor het merendeel van de documenten goed. Het gaat hierbij met name om stukken met persoonsgegevens van medewerkers van de belastingdienst en stukken die zien op de persoonlijke levenssfeer van belastingambtenaren. Geheimhouding is alleen toegestaan bij gewichtige reden, er moet altijd een terughoudendheidstoets worden toegepast (geheimhouding is de uitzondering). In deze uitspraak mogen stukken met strategische overwegingen (zie ook Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 ECLI:NL:HR:2018:672) , intern beraad en persoonlijke werkaantekeningen deels geheim worden gehouden. Diverse mails (zonder melding mailadres) moeten wel worden verstrekt.

Interne dossierinformatie, oordeelsvorming en controlestrategie geheimhouden?

De vraag is altijd welke informatie de Belastingdienst wel en niet moet verstrekken. De geheimhoudingskamer van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant d.d. 14 april 2025 ECLI:NL:RBZWB:2025:2166, oordeelt dat de inspecteur grotendeels recht heeft op geheimhouding van de volgende stukken:

• controlestrategie,
• persoonlijke werkaantekeningen en
• interne oordeelsvorming

De rechtbank wijst het verzoek om geheimhouding af voor enkele delen van de stukken, maar keurt het verzoek voor het merendeel van de documenten goed. Het gaat hierbij met name om stukken met persoonsgegevens van medewerkers van de belastingdienst en stukken die zien op de persoonlijke levenssfeer van belastingambtenaren. Geheimhouding is alleen toegestaan bij gewichtige reden, er moet altijd een terughoudendheidstoets worden toegepast (geheimhouding is de uitzondering). In deze uitspraak mogen stukken met strategische overwegingen (zie ook Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 ECLI:NL:HR:2018:672) , intern beraad en persoonlijke werkaantekeningen deels geheim worden gehouden. Diverse mails (zonder melding mailadres) moeten wel worden verstrekt.

Geheimhouding klikbrieven niet toegestaan

In een procedure bij de Rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 22 januari 2025 (ECLI:NL:RBZWB:2025:300) was de inspecteur niet bereid om de inhoud van zogenaamde klikbrieven te verstrekken. De belangrijkste reden was de privacy en veiligheid van de tipgever/ klikspaan. De rechtbank is dit niet met de inspecteur eens. De inspecteur heeft onvoldoende concrete en verificeerbare redenen aangevoerd voor de geheimhouding. Het enkel stellen dat een tipgever risico loopt en hier geestelijke last van zou kunnen krijgen is onvoldoende. Er is namelijk geen onderzoek gedaan naar de feitelijke risico's voor de tipgevers. Het belang van de belastingplichtige bij de inhoud van de ongeschoonde inhoud van de klikbrieven weegt zwaarder dan de reden voor geheimhouding. De brireven moeten binnen 2 weken aan belastingplichtige worden verstrekt.

Uw belastingdossier is niet volledig

De Belastingdienst (de Inspecteur) vindt het moeilijk om alle stukken aan u te laten zien, het zijn net mensen. Stel dat u leemten of open eindjes ontdekt in uw dossier, wat doet u dan? Zijn er stukken uit uw dossier gehaald? De wet is hierover helder (artikel 7:4 AWB), alle op de zaak betrekking hebbende stukken moeten ter inzage worden verstrekt. Soms stelt een Inspecteur dat bepaalde stukken er niet in zitten i.v.m. privacy van een ander en / of in verband met een geheimhouding.

De Hoge Raad (ons hoogste rechtscollege) stelt dat de Inspecteur verplicht is dat alle stukken die een rol spelen bij de besluitvorming tot de op de zaak betrekking hebbende stukken behoren. Het moet dus om een volledig en logisch dossier gaan. Soms is geheimhouding (wegens een gewichtige reden) noodzakelijk, de stukken hoeven dan niet te worden verstrekt (artikel 8:29 AWB). Soms mag de rechter deze stukken wel zien en de belastingplichtige niet.

Interne correspondentie en dossierinzage

Gelukkig zijn rechters hier scherp op. Bij een dossierinzage (Artikel 7:4 Algemene Wet Bestuursrecht) of bij het overleggen van de op de zaak betrekking hebbende stukken (8:42 Awb) moeten spelregels worden betracht. De geheimhoudingskamer van het Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden ging er recentelijk met gestrekt been in.

Het belang van vrijheid en vertrouwelijkheid van intern beraad is geen reden om deze stukken buiten het dossier van de belastingplichtige te houden, dit is derhalve geen rechtvaardigingsgrond voor een geheimhouding van op de zaak betrekking hebbende stukken (tijdens de zitting bleek het om 2.229 stukken te gaan). De Inspecteur had in deze zaak interne emails en correspondentie uit het dossier gehaald. Dit ging om ruim 1.500 berichten. Deze zijn eruit gehaald met een beroep op de geheimhouding. Uiteindelijk werden de mails wel verstrekt, maar is er veel zwart gemaakt (onleesbaar). Een rechter moet echter integraal kennis kunnen nemen van de op de zaak betrekking hebbende stukken. Alleen een echt en gerechtvaardigd (en dus gemotiveerd) beroep op de geheimhouding (artikel 8:29 lid 1 Awb) moet worden gerespecteerd. Als de belangen van de Inspecteur zwaarder wegen dan de belangen van de belastingplichtige, mogen de stukken uit het dossier worden gehaald, anders niet. Dit is een verrekt zware bewijslast voor de Inspecteur.

Soms mogen stukken die betrekking hebben op intern overleg of intern beraad uit een dossier worden gehaald. Dit bijvoorbeeld in verband met persoonlijke standpuntsbepalingen, algemene beoordelingen of strategische overwegingen. Volgens de rechter moeten ook de stukken welke betrekking hebben op intern beraad in het dossier worden opgenomen.

Als de Inspecteur stukken uit een dossier wil halen, dan moet hij dit per stuk / mail / brief of passage afzonderlijk motiveren en aangeven welke belangenafweging is gemaakt. Daarnaast moeten de stukken overzichtelijk worden gerangschikt. Een extreme klus.

Verzoeken om inzage stukken tijdens hoorzitting

Het is volgens het Gerechtshof 's Hertogenbosch heeft op 9 augustus 2023 (ECLI:NL:GHSHE:2023:2595) van belang dat u bij een schending van het inzagerecht (artikel 7:4 lid 3 AWB) hierover een opmerking maakt tijdens de hoorzitting. Als een belanghebbende - die door een proffesionele gemachtigde wordt bijgestaan - tijdens een hoorzitting niet opnieuw aanvoert dat hij door het achterwege laten van de inzage in zijn stukken (dossier bij de belastingdienst of de overheidsinstelling) informatie mist, de belanghebbende deze informatie kennelijk niet nodig heeft, niet meer nodig heeft of niet heeft gemist. Tijdens een (telefonische) hoorzitting is het ontbreken van het inzagerecht niet aan de orde gesteld. Het Hof gaat met de wettekst in de hand (artikel 6:22 AWB) aan het inzagerecht / de inzageplicht (artikel 7:4 lid 2 AWB), voorbij.  Het Gerechtshof komt tot het volgende:

• RO 4.6: Indien, zoals in het onderhavige geval, geen ter inzagelegging heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de hoorzitting, dan mag van belanghebbende worden verwacht dat hij voorafgaande of tijdens die hoorzitting nogmaals daarom verzoekt. Als een belanghebbende, zeker in het geval hij wordt vertegenwoordigd door een professionele gemachtigde, tijdens die hoorzitting niet opnieuw aanvoert dat hij door het achterwege laten van de ter inzagelegging informatie mist, dan mag in beginsel worden aangenomen dat hij die stukken kennelijk niet (meer) nodig heeft. Het laten passeren van de mogelijkheid in de bezwaarfase om informatie te vergaren, die nodig is om de bezwaarfase optimaal te laten verlopen, moet dan voor rekening van belanghebbende blijven. Uit het verslag van de (telefonische) hoorzitting volgt niet dat belanghebbende zijn klacht over schending van het inzagerecht naar voren heeft gebracht. Weliswaar golden ten tijde van het horen van coronamaatregelen maar ook dan geldt dat de gemachtigde had kunnen informeren naar de gang van zaken met betrekking tot de inzage.

De Hoge Raad laat het verder bij op 12 april 2024 (ECLI:NL:HR:2024:578). Dit hoeft geen algemene lijn te zijn, het inzagerecht speelde tijdens de corona periode, de ambtenaar heeft dit recht niet gemeld, de hoorzitting was telefonisch en tevens waren alle stukken online beschikbaar. Ook heeft de ambtenaar een paar keer gevraagd of belanghebbende alle stukken in bezit had.

Tips bij dossierinzage belastingdienst

Neem uw paspoort of rijbewijs mee naar elke bezoek bij de belastingdienst. Onderstaand enkele tips welke u voor de dossierinzage aan de inspecteur kunt sturen.

1. Vragen om inhoudsopgave van het dossier (met melding welke stukken eruit zijn gehaald).
2. Vragen of er ook een digitaal dossier aanwezig is. 
3. Vraag expliciet of het dossier dat u mag inzien volledig is en/of er stukken zijn uitgehaald. Als er stukken zijn uitgehaald vraag dan waarom.
4. Leg de stukken op chronologische volgorde en maak na het gesprek een tijdlijn. Dit geeft een beter inzicht in de feiten.
5. Vragen om e-mails, notities, standpunten kennisgroep en vastleggingen van telefoongesprekken. 
6. Vragen of behandelaar erbij kan zijn. 
7. Kijk kritisch of er stukken ontbreken (bijvoorbeeld door verwijzingen in de stukken naar andere stukken, mails of telefoongesprekken).
8. Vraag vooraf om de voorgenomen uitspraak op bezwaar en/of het standpunt van de inspecteur.
9. Vraag aan einde van gesprek dat toekomstige stukken aan u worden toegestuurd.
10. Aangeven dat je eventueel afschriften en/of foto's, wilt nemen.

Tips voor hoorgesprek belastingdienst

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt (artikel 7:2) dat u in de gelegenheid moet worden gesteld te worden gehoord voordat er een beslissing wordt genomen. Als de belastingdienst aan al uw bezwaren tegemoet komt is dit niet echt nodig. In Artikel 25 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is bepaald dat u slechts wordt gehoord op zijn verzoek. In het hoorgesprek kan de belastingdienst extra informatie inwinnen en kunt u uw zienswijze nader toelichten. Hierbij een aantal tips voor het hoorgesprek:

1. Stel een agenda op voor de onderwerpen welke u wilt bespreken.
2. Begin het gesprek met een korte inleiding waarin u het volgende aangeeft (a) de feiten (b) standpunt inspecteur (c) uw standpunt (d) de geschilpunten.
3. Vraag om een toelichting van het standpunt van de inspecteur met indien nodig een verduidelijking van zijn mening of standpunt. Vraag dus om het standpunt van de belastingdienst en hoe ze bij dit standpunt komen.
4. Let op de non verbale communicatie van de inspecteur en overige aanwezigen.
5. Neem alle relevante informatie mee naar het hoorgesprek.
6. Wees helder en duidelijk en geef de inspecteur wellicht nieuwe inzichten, vermijd juridisch of fiscaal jargon, maar noem indien nodig wel jurisprudentie en wetsartikelen.
7. Als u nog stukken of informatie wilt toevoegen neem deze dan mee naar de hoorzitting en laat afschriften achter voor de belastingdienst.
8. Maak een (pleit) notitie met een samenvatting van alle feiten en laat dit aan gespreksverslag hechten.
9. Maak zelf tijdens bespreking verslag en stuur dit direct na de hoorzitting aan de inspecteur. Leg hierin de belangrijkste punten en eventuele afspraken vast. Dit verslag zal dienen als gespreksverslag in de latere fase.
10. Vraag of er stukken uit dossier zijn gehaald en waarom.
11. Indien gewenst probeer in het hoorgesprek een compromis te bereiken of onderzoek of er op onderdelen nog oplossingen zijn te vinden.
12. Vraag of er derdenonderzoeken zijn verricht en/of externe informatie over u is ingewonnen.
13. Maak indien nodig en gewenst duidelijk afspraken aan het einde van het gesprek (dus moet er nog informatie worden aangeleverd en/of standpunten worden toegelicht).
14. Sluit het gesprek correct en professioneel af en bedank de belastingdienst medewerker voor het gesprek.
15. Vraag eventueel een fiscaal jurist (second opion) om de situatie te beoordelen. U kunt ons hiertoe een mail sturen voor een vrijblijvende offerte.

Vragen over dossierinzage

Een dossierinzage kan een belastingplichtige erg veel nuttige informatie geven. De geheimhouding of schoning van dit dossier heeft een warme belangstelling van de rechters. Inspecteurs zullen hieraan moeten wennen. Belastingplichtigen moeten hier scherp op zijn. Als u vragen heeft ... bel gerust voor een afspraak !

Bron geheimhouding en dossierinzage

Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 (ECLI:NL:HR:2018:672)

Gerechtshof Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL: 2019: 7933)