Dossierinzage en geheimhouding

U mag uw eigen belastingdossier dat de Belastingdienst heeft opgesteld inzien. Dit mag vlak voor de zogenaamde hoorfase, dus nadat u uw bezwaarschrift heeft ingediend. Als er een boete is opgelegd gelden andere spelregels, u mag dan uw dossier inzien vanaf het moment dat de boete is aangekondigd. .

Uw belastingdossier is niet volledig

De Belastingdienst (de Inspecteur) vindt het moeilijk om alle stukken aan u te laten zien, het zijn net mensen. Stel dat u leemten of open eindjes ontdekt in uw dossier, wat doet u dan? Zijn er stukken uit uw dossier gehaald? De wet is hierover helder (artikel 7:4 AWB), alle op de zaak betrekking hebbende stukken moeten ter inzage worden verstrekt. Soms stelt een Inspecteur dat bepaalde stukken er niet in zitten i.v.m. privacy van een ander en / of in verband met een geheimhouding.

De Hoge Raad (ons hoogste rechtscollege) stelt dat de Inspecteur verplicht is dat alle stukken die een rol spelen bij de besluitvorming tot de op de zaak betrekking hebbende stukken behoren. Het moet dus om een volledig en logisch dossier gaan. Soms is geheimhouding (wegens een gewichtige reden) noodzakelijk, de stukken hoeven dan niet te worden verstrekt (artikel 8:29 AWB). Soms mag de rechter deze stukken wel zien en de belastingplichtige niet.

Interne correspondentie en dossierinzage

Gelukkig zijn rechters hier scherp op. Bij een dossierinzage (Artikel 7:4 Algemene Wet Bestuursrecht) of bij het overleggen van de op de zaak betrekking hebbende stukken (8:42 Awb) moeten spelregels worden betracht. De geheimhoudingskamer van het Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden ging er recentelijk met gestrekt been in.

Het belang van vrijheid en vertrouwelijkheid van intern beraad is geen reden om deze stukken buiten het dossier van de belastingplichtige te houden, dit is derhalve geen rechtvaardigingsgrond voor een geheimhouding van op de zaak betrekking hebbende stukken (tijdens de zitting bleek het om 2.229 stukken te gaan). De Inspecteur had in deze zaak interne emails en correspondentie uit het dossier gehaald. Dit ging om ruim 1.500 berichten. Deze zijn eruit gehaald met een beroep op de geheimhouding. Uiteindelijk werden de mails wel verstrekt, maar is er veel zwart gemaakt (onleesbaar). Een rechter moet echter integraal kennis kunnen nemen van de op de zaak betrekking hebbende stukken. Alleen een echt en gerechtvaardigd (en dus gemotiveerd) beroep op de geheimhouding (artikel 8:29 lid 1 Awb) moet worden gerespecteerd. Als de belangen van de Inspecteur zwaarder wegen dan de belangen van de belastingplichtige, mogen de stukken uit het dossier worden gehaald, anders niet. Dit is een verrekt zware bewijslast voor de Inspecteur.

Soms mogen stukken die betrekking hebben op intern overleg of intern beraad uit een dossier worden gehaald. Dit bijvoorbeeld in verband met persoonlijke standpuntsbepalingen, algemene beoordelingen of strategische overwegingen. Volgens de rechter moeten ook de stukken welke betrekking hebben op intern beraad in het dossier worden opgenomen.

Als de Inspecteur stukken uit een dossier wil halen, dan moet hij dit per stuk / mail / brief of passage afzonderlijk motiveren en aangeven welke belangenafweging is gemaakt. Daarnaast moeten de stukken overzichtelijk worden gerangschikt. Een extreme klus.

Vragen over dossierinzage

Een dossierinzage kan een belastingplichtige erg veel nuttige informatie geven. De geheimhouding of schoning van dit dossier heeft een warme belangstelling van de rechters. Inspecteurs zullen hieraan moeten wennen. Belastingplichtigen moeten hier scherp op zijn. Als u vragen heeft ... bel gerust voor een afspraak !

Bron geheimhouding en dossierinzage

Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 (ECLI:NL:HR:2018:672)

Gerechtshof Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL: 2019: 7933)