Op de zaak betrekking hebbende stukken

In bezwaar en beroepsprocedures moet de inspecteur in beginsel alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan u overleggen. Wij merken dat regelmatig niet alle stukken in uw dossier aanwezig zijn en/of in procedures niet alle relevante stukken worden verstrekt. Er volgt dan een discussie over het feit of bepaalde stukken of gegevens wel op niet op uw zaak (aanslag) betrekking hebben. Maar welke informatie moet er nu wel en niet worden verstrekt? In dit artikel een overzicht van uw rechten en de gevolgen bij de rechter als niet alle stukken worden verstrekt. Dit gaat derhalve om

adviezen
derdenonderzoeken
informatie uit boekenonderzoek
standpunten kennisgroep
correspondentie
verslagen van telefooongesprekken
e-mails

De inspecteur mag geen selectie maken zodat hij naar eigen inzicht gaat beoordelen welke stukken wel en niet worden verstrekt. De Hoge Raad heeft in haar arrest duidelijk gemaakt welke stukken wel en niet moeten worden verstrekt. Dit is in 2022 door de Hoge Raad nog eens herhaald en verder duidelijk gemaakt. Zie voor een toelichting ook deze notitie uit mei 2024 van de staatssecretaris.

Stukken strafdossier niet verstrekt door inspecteur

De FIOD heeft een strafrechtelijk onderzoek ingesteld bij de heer X (handel in sigaretten). De inspecteur legt naheffingsaanslagen op van ruim 100.000 euro. In geschil is of de naheffingsaanslagen terecht zijn opgelegd en/of de inspecteur in dat kader alle op de zaak betrekking hebbende stukken heeft ingebracht. De inspecteur stelt dat hieraan keurig is voldaan doordat hij een bewerkte versie van het overzichtsproces verbaal en een aantal bijlagen heeft verstrekt, dit terwijl het volledige FIOD dossier hem ter beschikking stond (aldus de bevestiging tijdens de zitting). De rechtbank Noord Holland d.d. 2 april 2024 (ECLI:NL:RBNHO:2024:3170) is het hier niet mee eens. De inspecteur is echter volgens de rechtbank verplicht om alle op de zaak betrekking hebbende stukken te overleggen. Dit zijn alle zaken die hem ter raadpleging ter beschikking staan of hebben gestaan en die voor de beslechting van het geschil relevant kunnen zijn. Het staat de inspecteur dan niet vrij om zelf een selectie te maken. Beroep op artikel 8:29 AWB slaag niet. Volgens de rechtbank heeft de inspecteur door zijn eigen selectie te maken artikel 8:42 eerste lid AWB geschonden. Hierdoor blijft onduidelijk of de heer X de sigaretten voorhanden heeft gehad. Voor een verdieping over dit onderwerp kunt u ook onderstaande arresten raadplegen:

Hoge Raad d.d. 3 april 2009 ECLI:NL:HR:2009:BH9184 (anonimisering op de zaak betrekking hebbende stukken)
Hoge Raad d.d. 23 mei 2014 ECLI:NL:HR:2014:1182 (selectie maken stukken door inspecteur)
Hoge Raad d.d 4 mei 2018 ECLI:NL:HR:2018:672 (uitleg op de zaak betrekking hebbende stukken)
Hoge Raad d.d. 25 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:995 (op de zaak betrekking hebbende stukken en strafdossier)

Wat zijn op de zaak betrekking hebbende stukken?

Bij een beroepschrift moet de inspecteur (of ontvanger) op grond van de wet (artikel 8:42 AWB) naast een verweerschrift ook alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan de rechtbank sturen. In de rechtspraak is dit vaak aan de orde gesteld. Uit de rechtspraak blijkt dat de volgende stukken in ieder geval moeten worden verstrekt:

een stuk waarvan de belanghebbende voldoende gemotiveerd stelt dat het van enig belang kan zijn geweest moet door de inspecteur worden overlegd;
het is niet relevant of een stuk in het voordeel of nadeel werkt van een belanghebbende;
een stuk moet de inspecteur ook moet overleggen zijn stukken die belanghebbende zelf heeft;
stukken die de inspecteur of andere collega's die betrokken zijn geweest bij de besluitvorming ter beschikking staan of hebben gestaan (Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 ECLI:NL:HR:2018:672), maar die niet zijn gebruikt ter onderbouwing van het bestreden besluit, moeten ook worden verstrekt;
stukken welke zijn gebruikt voor intern beraad;
interne stukken die in het kader van de behandeling van een zaak zijn opgesteld, moet de inspecteur ook overleggen, indien uit andere stukken of stellingen blijkt dat deze interne stukken ten grondslag hebben gelegen aan de besluitvorming; dit geldt ook indien in redelijkheid gesteld kan worden dat deze stukken van belang kunnen zijn voor de besluitvorming door de rechter.
stukken die pas in de loop van het beroep of het hoger beroep tot de beschikking van de inspecteur zijn gekomen moet je overleggen;
een stuk moet je ook overleggen indien de rechter al op basis van ander bewijsmateriaal een beslissing over het geschilpunt kan nemen;
digitale gegevens uit de systemen moet de inspecteur overleggen, voor zover zij van belang en raadpleegbaar zijn met het oog op de betreffende zaak. Dit moet gebeuren in de vorm van een afdruk of op een andere geschikte wijze. Een brief of ander document dat in een systeem is opgeslagen, moet de inspecteur in zijn geheel overleggen;
als een besluit geheel of deels het resultaat is van een geautomatiseerd proces en belanghebbende wil de juistheid van de in dat proces gemaakte keuzes, gegevens en aannames controleren en eventueel betwisten, dan moet de inspecteur deze keuzes, gegevens en aannames inzichtelijk en controleerbaar maken.

Geen op de zaak betrekking hebbende stukken

Er zijn ook stukken die niet overlegd hoeven te worden, hierover is vaak discussie. De belangrijkste stukken zijn:

stukken die niet ter beschikking hebben gestaan aan de inspecteur of andere collega’s die betrokken zijn geweest bij de besluitvorming (ook al is de inspecteur van het bestaan van stukken op de hoogte, zoals een procesverbaal van de FIOD)
softwareprogramma's en andere elektronische systemen voor gegevensopslag, -bewerking, -verwerking of beheer
indien onvoldoende duidelijk is welk stuk volgens belanghebbende ontbreekt, een minimale toelichting of verwijzing naar dit stuk is echter voldoende om dit stuk wel te verkrijgen

Stukken die de inspecteur / belastingdienst ter beschikking hebben gestaan

Het gaat om alle stukken en gegevens die de inspecteur ter beschikking hebben gestaan op het moment dat hij zijn beslissing heeft genomen. Dit kunnen ook interne stukken zijn en/of stukken die zich bij derden bevinden en die (nog) niet aan de inspecteur zijn verstrekt. Bij stukken uit een FIOD rapport moet dit per onderdeel worden beoordeeld. Het kan hierbij gaan om stukken die bij het opleggen van de aanslag zijn geraadpleegd maar ook om stukken die pas in de bezwaarfase op tafel zijn gekomen. Het stuk moet de inspecteur wel ter beschikking hebben gestaan. Stukken die pas in de loop van een procedure aan de inspecteur ter beschikking komen moeten direct aan u (en de rechter) ter beschikking worden gesteld.

Stukken of gegevens die de inspecteur niet heeft gebruikt

Het is niet van belang of de inspecteur de stukken heeft gebruikt of niet. Ook deze stukken moeten aan u worden verstrekt. Als de inspecteur het stuk of de informatie in zijn bezit heeft of heeft gehad en het eventueel van belang kan zijn voor het geschilpunt dan moet het ook aan u worden vertrekt. Ook stukken die een alinea of passage bevatten die voor u relevant kan zijn moeten worden verstrekt.

Elektronische stukken die de inspecteur ter beschikking staan

Het kan zijn dat de inspecteur, bijvoorbeeld voor een derdenonderzoek, mails heeft verzonden of telefoongesprekken heeft gevoerd. Ook deze digitale informatie moet aan u worden verstrekt. Bij een boekenonderzoek wordt vaak een digitaal dossier aangelegd op het systeem van de belastingdienst, ook deze informatie behoort tot uw dossier en moet (in principe) ter beschikking worden gesteld. Hij een dossierinzage moet u hierom vragen (tips dossierinzage). Ook kan de inspecteur stukken via een URL link aan de rechter of belastingplichtige sturen (artikel 8:42 awb), dit is volgens de Hoge Raad (binnen redelijke grenzen) toegestaan (Hoge Raad d.d. 31 mei 2024 ECLI:NL:HR:2024:567).

Geheimhouding van stukken door de inspecteur

Soms kan de inspecteur zich beroepen op zijn geheimhouding. Dit kan als er een gewichtige reden is om de stukken niet te verstrekken. Dit speelt in twee situaties:

volledige geheimhouding voor iedereen
geheimhouding voor u maar niet voor de rechter, de rechter zal dan bepalen of u de stukken krijgt of niet.

Van gewichtige redenen om informatie niet te verstrekken kan sprake zijn indien:

het gaat om stukken voor intern beraad of intern advies (rapporten, e-mails etc.);
stukken met persoonsgegevens van derden of ambtenaren (in verband met hun privacy);
strategische informatie van de belastingdienst;
bedrijfsgevoelige informatie;
stukken die voor uw zaak niet relevant zijn.

In voorkomende gevallen zal de geheimhoudingskamer (de rechter) bepalen of stukken onder de geheimhouding vallen of niet. Hierbij weegt de rechter de belangen van de belastingdienst en uw belangen. De belangafweging wordt op grond van de volgende argumenten gewogen:

internationale belangen;
het recht op een eerlijk proces;
privacy van derden of ambtenaren;
het verdedigingsbeginsel;
publieke belang.

Niet overleggen van stukken en de gevolgen hiervan

Als de inspecteur informatie niet gaat verstrekken in een procedure kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Als u informatie niet zou verkrijgen kunt u de inspecteur of de rechter hierom vragen. Dit moet gemotiveerd en dat is niet altijd eenvoudig. Allereerst moet u weten of er stukken niet in in uw dossier zitten en vervolgens moet u aannemelijk maken dat deze stukken relevant zijn of zijn geweest. De rechter zal vervolgens bekijken of uw verzoek redelijk is. Meestal zal de informatie aan u ter beschikking worden gesteld. Doet de rechter dit niet dan zal er gemotiveerd een beslissing hierover worden genomen (uitspraak). Als de inspecteur moet verstrekken en dit niet doet dan kan de rechter hieraan gevolgen verbinden, die haar als passend voorkomen. Dit kan het volgende tot gevolg hebben:

gunstiger bewijslastverdeling voor u (uitspraak);
toekennen schadevergoeding (uitspraak)
veroordeling inspecteur in kosten of griffierechten;
verlagen of verminderen van de boete;
vernietigen van de aanslag (uitspraak).

Noot fiscaal jurist inzake op de zaak betrekking hebbende stukken

Alle op de zaak betrekking hebbende stukken moeten aan belastingplichtige en de rechter worden verstrekt. In een arrest van de Hoge Raad wordt duidelijk ingegaan op welke informatie wel en niet moet worden verstrekt.

De achterliggende jaren worden de formele aspecten bij bezwaar- en beroepsprocedures steeds belangrijker. Of het nu bedoeld of onbedoeld is, de Belastingdienst lijkt soms winnen belangrijker te vinden dan een goede toepassing van het recht. Het achterhouden van stukken is dan ook een doodzonde. Het tijdig vragen om inzage in het dossier in de bezwaarfase kan al een goed beeld geven van welke documenten de Belastingdienst aan een aanslag ten grondslag ligt. Maak dan ook gebruik van deze dossierinzage (op basis van 5:49 Awb voor vergrijpboetes en 7:4 van het dossier in het kader van het bezwaar).

In welke omstandigheden op de Belastingdienst mag worden vertrouwd en wanneer dat vertrouwen kan worden opgezegd is aardig ontwikkeld in de uitspraken van de Hoge Raad. De rechter moet vervolgens zorgvuldig onderzoeken of alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan belastingplichtige zijn verstrekt. Als de inspecteur niet alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan belastingplichtige verstrekt, is het aan de rechter om daar consequenties aan te verbinden (artikel 8:31 AWB). Een mogelijke consequentie van het niet verstrekken van stukken kan zijn dat de aanslag wordt vernietigd. Ook kan de zaak worden terugverwezen en / of kan er een schadevergoeding worden toegekend.

In bezwaar- en beroepszaken kan de belastingplichtige zijn / haar dossier inzien. Wij zien dat, los van de echte discussie (materiële belastingschuld), ook de formele aspecten steeds vaker voor een gelijk bij belastingplichtige kunnen zorgen. Jongbloed Fiscaal Juristen is gespecialiseerd in fiscale bezwaar- en beroepszaken en heeft ruime ervaring met voeren van procedures tegen de Belastingdienst.

Laat u eens bijstaan door een fiscaal jurist in bezwaar- of beroepszaken (of bij een boekenonderzoek). Vrijblijvende afspraak of second opinion? Mail of bel ons gerust.