Dossier compleet; eerlijk proces

Als u een geschil heeft met de Belastingdienst is het toch wel het minste dat u nodig heeft een compleet dossier. Immers, zonder volledig dossier geen eerlijke procedure.In de praktijk blijkt dat lastiger dan op papier.

Wettelijk recht op dosserinzage vanaf 2024

Vanaf 2024 wordt de dossierinzage in de wet opgenomen (amendement)

Geheimhouding klikbrieven niet toegestaan

In een procedure bij de Rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 22 januari 2025 (ECLI:NL:RBZWB:2025:300) was de inspecteur niet bereid om de inhoud van zogenaamde klikbrieven te verstrekken. De belangrijkste reden was de privacy en veiligheid van de tipgever/ klikspaan. De rechtbank is dit niet met de inspecteur eens. De inspecteur heeft onvoldoende concrete en verificeerbare redenen aangevoerd voor de geheimhouding. Het enkel stellen dat een tipgever risico loopt en hier geestelijke last van zou kunnen krijgen is onvoldoende. Er is namelijk geen onderzoek gedaan naar de feitelijke risico's voor de tipgevers. Het belang van de belastingplichtige bij de inhoud van de ongeschoonde inhoud van de klikbrieven weegt zwaarder dan de reden voor geheimhouding. De brireven moeten binnen 2 weken aan belastingplichtige worden verstrekt.

Interne dossierinformatie, oordeelsvorming en controlestrategie geheimhouden?

De vraag is altijd welke informatie de Belastingdienst wel en niet moet verstrekken. De geheimhoudingskamer van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant d.d. 14 april 2025 ECLI:NL:RBZWB:2025:2166, oordeelt dat de inspecteur grotendeels recht heeft op geheimhouding van de volgende stukken:

• controlestrategie,
• persoonlijke werkaantekeningen en
• interne oordeelsvorming

De rechtbank wijst het verzoek om geheimhouding af voor enkele delen van de stukken, maar keurt het verzoek voor het merendeel van de documenten goed. Het gaat hierbij met name om stukken met persoonsgegevens van medewerkers van de belastingdienst en stukken die zien op de persoonlijke levenssfeer van belastingambtenaren. Geheimhouding is alleen toegestaan bij gewichtige reden, er moet altijd een terughoudendheidstoets worden toegepast (geheimhouding is de uitzondering). In deze uitspraak mogen stukken met strategische overwegingen (zie ook Hoge Raad d.d. 4 mei 2018 ECLI:NL:HR:2018:672) , intern beraad en persoonlijke werkaantekeningen deels geheim worden gehouden. Diverse mails (zonder melding mailadres) moeten wel worden verstrekt.

Wat hoort nu in het dossier?

Als u bezwaar heeft tegen de aan u opgelegde belastingaanslag kunt u in bezwaar gaan. Daarbij kunt u vragen om gehoord te worden en om dossierinzage vragen. De stukken moeten dan een week voor het horen ter inzage worden gelegd (art. 7:4 Algemene wet bestuursrecht, AWB).

De Belastingdienst moet zorgdragen voor een compleet dossier. Alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn moet er in zitten en zeker alles wat voor het opleggen van de aanslag is gebruikt.

Komt u er in bezwaar niet uit, dan kunt u naar de belastingrechter. Daarbij geldt dat de Belastingdienst verplicht is ‘de op de zaak betrekking hebbende stukken’ naar de rechter te sturen (art. 8:42 Awb). Daarvan krijgt u dan een kopie.

De Belastingdienst is ‘zuinig’ op zijn informatie en blijkt vaak van mening dat een bepaald stuk niet in het dossier hoort. Dat levert vaak discussie op, als u al weet dat er een stuk is of zou moeten / kunnen zijn.

Wat doet de belastingrechter voor een compleet dossier?

De belastingrechter is niet verplicht te onderzoeken of het dossier dat hij krijgt compleet is. Vaak blijft de check beperkt tot de basistukken, zoals de aanslag, het bezwaarschrift, het beroepschrift en de reactie daarop van de Belastingdienst.

Als u meent dat het dossier niet compleet is omdat de Belastingdienst stukken achterhoudt, moet u voldoende duidelijk aangeven op welk stuk dat betrekking heeft en waarom het ontbrekende stuk van belang kan zijn. Het in algemene termen klagen dat het dossier niet compleet is, is onvoldoende.

Deskundige bijstand is daarbij noodzakelijk, omdat wij weten wat er in een dossier behoort te zitten en gemotiveerd kunnen aangeven welke stukken waarschijnlijk ontbreken of makkelijk door de Belastingdienst kunnen worden vergaard.

Tips bij dossierinzage belastingdienst

Neem uw paspoort of rijbewijs mee naar elke bezoek bij de belastingdienst. Onderstaand enkele tips welke u voor de dossierinzage aan de inspecteur kunt sturen.

1. Vragen om inhoudsopgave van het dossier (met melding welke stukken eruit zijn gehaald).
2. Vragen of er ook een digitaal dossier aanwezig is. 
3. Vraag expliciet of het dossier dat u mag inzien volledig is en/of er stukken zijn uitgehaald. Als er stukken zijn uitgehaald vraag dan waarom.
4. Leg de stukken op chronologische volgorde en maak na het gesprek een tijdlijn. Dit geeft een beter inzicht in de feiten.
5. Vragen om e-mails, notities, standpunten kennisgroep en vastleggingen van telefoongesprekken. 
6. Vragen of behandelaar erbij kan zijn. 
7. Kijk kritisch of er stukken ontbreken (bijvoorbeeld door verwijzingen in de stukken naar andere stukken, mails of telefoongesprekken).
8. Vraag vooraf om de voorgenomen uitspraak op bezwaar en/of het standpunt van de inspecteur.
9. Vraag aan einde van gesprek dat toekomstige stukken aan u worden toegestuurd.
10. Aangeven dat je eventueel afschriften en/of foto's, wilt nemen.

Tips voor hoorgesprek belastingdienst

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt (artikel 7:2) dat u in de gelegenheid moet worden gesteld te worden gehoord voordat er een beslissing wordt genomen. Als de belastingdienst aan al uw bezwaren tegemoet komt is dit niet echt nodig. In Artikel 25 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is bepaald dat u slechts wordt gehoord op zijn verzoek. In het hoorgesprek kan de belastingdienst extra informatie inwinnen en kunt u uw zienswijze nader toelichten. Hierbij een aantal tips voor het hoorgesprek:

1. Stel een agenda op voor de onderwerpen welke u wilt bespreken.
2. Begin het gesprek met een korte inleiding waarin u het volgende aangeeft (a) de feiten (b) standpunt inspecteur (c) uw standpunt (d) de geschilpunten.
3. Vraag om een toelichting van het standpunt van de inspecteur met indien nodig een verduidelijking van zijn mening of standpunt. Vraag dus om het standpunt van de belastingdienst en hoe ze bij dit standpunt komen.
4. Let op de non verbale communicatie van de inspecteur en overige aanwezigen.
5. Neem alle relevante informatie mee naar het hoorgesprek.
6. Wees helder en duidelijk en geef de inspecteur wellicht nieuwe inzichten, vermijd juridisch of fiscaal jargon, maar noem indien nodig wel jurisprudentie en wetsartikelen.
7. Als u nog stukken of informatie wilt toevoegen neem deze dan mee naar de hoorzitting en laat afschriften achter voor de belastingdienst.
8. Maak een (pleit) notitie met een samenvatting van alle feiten en laat dit aan gespreksverslag hechten.
9. Maak zelf tijdens bespreking verslag en stuur dit direct na de hoorzitting aan de inspecteur. Leg hierin de belangrijkste punten en eventuele afspraken vast. Dit verslag zal dienen als gespreksverslag in de latere fase.
10. Vraag of er stukken uit dossier zijn gehaald en waarom.
11. Indien gewenst probeer in het hoorgesprek een compromis te bereiken of onderzoek of er op onderdelen nog oplossingen zijn te vinden.
12. Vraag of er derdenonderzoeken zijn verricht en/of externe informatie over u is ingewonnen.
13. Maak indien nodig en gewenst duidelijk afspraken aan het einde van het gesprek (dus moet er nog informatie worden aangeleverd en/of standpunten worden toegelicht).
14. Sluit het gesprek correct en professioneel af en bedank de belastingdienst medewerker voor het gesprek.
15. Vraag eventueel een fiscaal jurist (second opion) om de situatie te beoordelen. U kunt ons hiertoe een mail sturen voor een vrijblijvende offerte.

Conclusie

De Belastingdienst is terughoudend met het verstrekken van - voor hem nadelige - informatie aan u en aan de rechter. Schakel een deskundige in om in elk geval een volledig dossier te krijgen en ook overigens een eerlijke rechtsgang.

Jurisprudentie

Hoge Raad 6 juli 2018.