Discussie belastingdienst over bijtelling bestelauto

Steeds vaker zijn wij betrokken bij onderzoeken van de belastingdienst over de bijtelling over een bestelauto of bestelbus. De Belastingdienst controleert sinds 2026 vaker op prive gebruik van een bestelauto. De insteek van de Belastingdienst is steeds vaker dat geen gebruik kan worden gemaakt van de eindheffingsregeling en dat de bijtelling over de bestelbus gewoon moet worden toegepast.

Wat is het risico als bestelbus moet worden bijgeteld?

De belangrijkste risico's bij het gebruik van een bestelbus zijn de volgende;

1. Volledige bijtelling in plaats van € 451 euro regeling: Of de bijtelling kost € 4.500 per jaar of € 451 per jaar (bij bus met cataloguswaarde van € 45.000 inclusief BPM en BTW).
2. Brutering: als de werkgever de heffing niet meer op de werknemer kan verhalen dan wordt gebruteerd nageheven.
3. Naheffing vaak bij werkgever en niet bij werknemer: het bonnetje komt - over maximaal vijf jaar - bij de werkgever terecht.
4. BTW correctie prive gebruikL naast de loonheffing volgt ook nog een omzetbelasting correctie voor prive gebruikt
5. Vergrijpboete: deze kan oplopen tot 100% (veelal is 25% wel haalbaar bij enigszins pleitbaar standpunt)

Belangrijkste aandachtspunten bij eindheffingsregeling voor de bestelbus

1. Borg en documenteer het afwisselende karakter qua gebruik. Rittenregistratie is niet nodig maar eens per kwartaal eens bijhouden is verstandig. Dit moet aansluiten bij urenregistratie, dienstrooster en de planning binnen het bedrijf. Bewijslast voor doorlopend afwisselend gebruik blijft immers bij de werkgever rusten
2. Vermijd de vaste avondbestuurder: laat de bus niet structureel door dezelfde persoon in de avond mee naar huis nemen.
3. Registreer ook de bijrijder
4. Voer een periodieke steekproef controle uit
5. Stel een gebruiksovereenkomst voor de bestelbus op met sancties bij prive gebruik en verhaalsbeding voor belastingen, rente en boetes.
6. Reconstrueer nooit achteraf, kans op fouten is dan erg groot.
7. Fiscaal netjes invullen in de aangifte loonheffingen, het bedrag van € 451 stijgt elk jaar, dus elk jaar aanpassen!

Bestelbus verwerken in de aangifte loonheffingen

Het bedrag voor de eindheffing loopt de komende jaren langzaam op. De toepassing van de eindheffingsregeling moet via een aparte code (code 5 / doorlopend afwisselend gebruik) maandelijks worden opgenomen in de aangifte loonheffingen, dit moet per bestelbus en dus niet per werknemer. Een rittenregistratie is niet vereist. Een correcte overeenkomst en fiscaal advies is noodzakelijk, soms zelfs vooroverleg met de belastingdienst.

Wanneer geldt de voordelige regeling voor een bestelauto of bestelbus

De bijzonder (en gunstige) regeling voor de bestelbus geldt als er sprake is van

1. Doorlopend afwisselend gebruik door 2 of meer werknemers
2. Het gebruik verband houdt met de aard van het werk
3. Het is door ad 1 en 2 lastig (bezwaarlijk) vast te stellen of en aan wie de auto voor prive doeleinden ter beschikking is gesteld (dit is de meest onduidelijke bepaling die vaak discussie zal opleveren)

Problemen met de belastingdienst bij bestelbus, de hoofdregel

De bestelauto van de zaak wordt veel gebruikt in de bouw, installatiewereld, hoveniers, transport en food service. Fiscaal zijn dergelijke bestelauto's vaak een mijnenveld, zonder dat de ondernemer of werkgever dit weet. De hoofdregel (artikel 13bis Wet LB 1964) is vrij simpel (en duur), staat de bus ook voor prive doeleinden ter beschikking dan volgt een bijtelling van veelal 22% van de cataloguswaarde. Bij een bestelbus van € 45.000 kost dit netto ongeveer € 4.500 per jaar. Bij een naheffing over 5 jaar kan dit met een simpele boete oplopen tot € 30.000 aan naheffingsaanslagen (per bus!).

Speciale fiscale regeling voor bijtelling bestelbus

De wetgever heeft het MKB bedrijf willen helpen met een speciale (en onduidelijke) regeling.

• Wordt de bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruikt door twee of meer werknemers, en is het in verband daarmee bezwaarlijk vast te stellen of en aan wie de auto voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld, dan kan de werkgever volstaan met een vaste eindheffing. In 2026 bedraagt die € 451 per bestelauto per jaar.

Het verschil tussen € 451 en € 9.900 per auto is zo groot dat de Belastingdienst deze regeling bij vrijwel elke loonheffingencontrole tegen het licht houdt. En daar zit het probleem: de wettelijke voorwaarden zijn open geformuleerd, de inspecteur legt ze consequent strenger uit dan de rechter, en de bewijslastverdeling is bij de eindheffingsregeling wezenlijk anders dan bij de tegenbewijsregeling van artikel 13bis. Dat laatste punt wordt in de praktijk stelselmatig over het hoofd gezien — óók door inspecteurs.

Bijzondere regeling voor bestelbus of bestelauto

Als een werknemer een bestelbus ook voor prive doeleinden mag gebruiken geldt als uitgangspunt dat de bijtellingsregeling (vaak 22% van de cataloguswaarde inclusief BTW en BPM) moet worden toegepast. Er zijn echter ook uitzonderingen. Voor de bestelbus kan gebruik worden gemaakt van de zogenaamde eindheffingsregeling. Deze regeling maakt het mogelijk om tegen een beperkte fiscale correctie (€ 451 per jaar) gebruik te kunnen maken van de bestelbus en dus geen last te hebben van de reguliere bijtellingsregels.

Hoe werkt de bijtellingsregeling bij een bestelauto, het fiscale kader

De beoordeling van een bestelauto verloopt in een vaste volgorde. Wie stap 1 overslaat, komt aan de eindheffing helemaal niet toe.

1. Stap 1 — Is het fiscaal een bestelauto? Artikel 31 lid 1 onderdeel d verwijst naar het bestelautobegrip van artikel 3 Wet BPM 1992. Voldoet het voertuig daar niet aan (dubbele cabine, te weinig laadruimte, ontbrekende tussenwand), dan is het een personenauto en is de eindheffingsregeling per definitie uitgesloten. Dit is de meest onderschatte struikelblok: een aanzienlijk deel van de gepubliceerde rechtspraak strandt al hier. Vanaf 2027 gaat de fiscale voertuigdefinitie aansluiten bij het kentekenregister van de RDW, dit werkt goed uit voor de eindheffingsregeling.
2. Stap 2 — Is de auto ter beschikking gesteld? Volgens vaste rechtspraak houdt "ter beschikking gesteld" in dat de werknemer de macht heeft om over de auto naar goedvinden te beschikken (HR 19 oktober 1983, ECLI:NL:HR:1983:AW8780). Ligt de feitelijke beschikkingsmacht bij de werkgever — de werknemer bestuurt de auto slechts ter uitvoering van gerichte opdrachten — dan is er geen terbeschikkingstelling en komt men aan artikel 13bis niet toe (HR 29 mei 2015, ECLI:NL:HR:2015:1360, het Waddeneiland-hotelarrest).
3. Stap 3 — Grijpt een uitzondering van artikel 13bis lid 5 aan? Is de bestelauto naar aard of inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor goederenvervoer, of kan hij buiten werktijd niet worden gebruikt ("achter het hek"), of geldt een reëel en gehandhaafd verbod op privégebruik, of is een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik afgegeven — dan is er geen bijtelling en is de eindheffing niet aan de orde.
4. Stap 4 — de eindheffingsregeling. Alleen als de bijtelling in beginsel verschuldigd is, komt artikel 31 lid 1 onderdeel d in beeld.

Wat zeggen rechters over de eindheffingsregeling voor de bestelbus

Kan de bestelauto buiten werktijd worden gebruikt voor prive gebruik

Deze kwestie kwam aan de orde bij de Hoge Raad d.d. 20 januari 2017 ECLI:NL:HR:2017:44. Het Gerechtshof Amsterdam d.d. 11 februari 2016 ECLI:NL:GHAMS:2016:1945 was van mening dat de eindheffingsregeling niet van toepassing was er dat er moest worden bijgeteld. De ondernemer klaagt hierover bij de Hoge Raad. Belanghebbende klaagt er onder meer over dat het Hof heeft verzuimd een door haar aangevoerde stelling te behandelen. De klacht treft doel. Belanghebbende heeft voor het Hof bij conclusie van repliek gesteld dat de bestelauto’s niet na werktijd door de werknemers kunnen worden gebruikt, omdat die auto’s dan op het (afgesloten) terrein van de werkgever worden geplaatst en daarbij de sleutels worden ingeleverd. Het Hof heeft deze stelling ten onrechte onbesproken gelaten. Op grond van artikel 13bis, lid 3 (tekst voor het jaar 2008) respectievelijk lid 5 (tekst voor de jaren 2009 tot en met 2012), van de Wet op de loonbelasting 1964 geldt de bijtelling wegens privé-gebruik immers niet voor bestelauto’s die buiten de werktijd niet gebruikt kunnen worden. De uitspraak van het Gerechtshof kan in de prullenbak. De ondernemer moet wel kunnen bewijzen dat de bestelbussen op een afgesloten terrein stonden, maak dus foto's en leg dingen goed vast in een overeenkomst. Maak eventueel elk jaar een getuigenverklaring op, die dan door de werknemers wordt getekend.

DGA maakt gebruik van bestelbus (Landcruiser) en moet bijtellen

De Rechtbank en het Gerechtshof (met 80a RO bevestiging Hoge Raad) zijn van mening dat de Land Cruiser (cataloguswaarde € 94.000) waar de directeur groot aandeelhouder (DGA) van een tuinbouwbedrijf in rond heeft gereden niet uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen. Uit foto's volgt dat de Land Cruiser niet beschikt over een bijzondere inrichting met het oog op het vervoer van goederen en daarnaast 5 volwaardige zitplaatsen heeft. Fiscaal moet over een bestelauto gewoon worden bijgeteld.

Registreer wie in de bestelbus heeft gereden

U moet goed registreren wie er gebruik maakt van de bestelauto. Ook de bijrijder moet hierbij worden geregistreerd, dit volgt ondermeer uit een uitspraak van de Rechtbank Den Haag d.d. 30 september 2019. Als u niet heeft bijgehouden wie er in de auto heeft gezeten dan loopt u tegen een bijtelling aan. In deze uitspraak namen de werknemers van een kabelbedrijf de bestelbus aan het einde van de dag soms mee naar huis. Omdat er parkeerbonnen zijn gevonden op tijdstippen dat niet is gewerkt heeft de Belastingdienst het vermoeden dat de bestelbus ook voor prive ritten is gebruikt. De werkgever / onderneming kon het tegendeel niet bewijzen. Ook het Gerechtshof Den Haag d.d. 13 januari 2021 ECLI:NL:GHAMS:2021:52 volgt deze lijn. Tevens volgt een correctie voor de BTW.

Overdag meerdere gebruikers maar in de avond neemt vaste werknemer de bus mee naar huis

De Rechtbank Gelderland d.d. 31 december 2025 ECLI:NL:RBGEL:2015:8140 beslist over situatie dat overdag de bestelbus wordt gebruikt door meerdere werknemers maar die bestelbus in de avond - in de regel - door één werknemer mee naar huis wordt genomen en hij daarmee ook prive heeft gereden. De normale bijtellingsregels zijn van toepassing!

Eindheffingsregeling mag worden toegepast bij aannemer

Het Gerechtshof Den Haag d.d. 19 november 2019 ECLI:NLGHDHA:2019:3152 moet oordelen over bestelbussen bij een aannemer. Bijtelling privégebruik bestelauto’s van een aannemersbedrijf. In feite heeft belanghebbende telkens één auto ter beschikking gesteld aan twee werknemers gelijktijdig waarbij niet is na te gaan wie, wanneer, gedurende welke rit met welk doel, naar of van werk, privé of zakelijk, de auto bestuurt en gebruikt. Verder komt het voor dat een andere werknemer, niet behorende tot het vaste tweetal de bestelauto bestuurt of meerijdt. Daarmee is de bestelauto doorlopend afwisselend in gebruik bij twee of meer werknemers van wie bezwaarlijk is vast te stellen of en aan wie die auto ter beschikking is gesteld. Belanghebbende mag de regeling van art. 31, lid 1, onderdeel d, Wet LB 1964 (eindheffing doorlopend afwisselend gebruik) toepassen.

Bestelbus gebruikt door uitzendbureau

De bestelauto is qua aard en inrichting niet alleen te gebruiken voor goederenvervoer, deze hobbel gaat dus mis. Verbod op prive gebruik wordt niet aannemelijk gemaakt. De auto wordt ook niet door meerdere werknemers afwisselend gebruikt. Het Gerechthof Den Haag is dan ook op 13 januari 2021 (ECLI:NL:GHDHA:2021:51) van mening dat de bijtelling op de bestelbussen van toepassing is. Een rommelige ondernemer die de zaken niet voor elkaar heeft.

Bestelauto is helemaal niet geschikt voor prive gebruik

Het Gerechtshof Den Haag d.d. 20 janauri 2022 ECLI:NLGHDA:2022:33 oordeelt over een rommelige bestelbus. De bestelbus is na aard en inrichting uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen (zie hieronder).

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

U kunt de bijtelling voorkomen door het invullen van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto, deze moet u dan indienen bij de Belastingdienst. Een sluitende kilometeradministratie is dan niet nodig en u hoeft geen rekening te houden met een bijtelling. Bij ritten buiten de normale werktijden moet het zakelijk gebruik worden aangetoond. Het is dus wel van belang dat er een summiere agenda of administratie aanwezig is. De genoemde verklaring geldt voor onbepaalde tijd, dus 1 keer aanvragen is voldoende. De verklaring kent geen terugwerkende kracht en bij een wijziging in het gebruik moet u dit doorgeven. De Belastingdienst kan het gebruik controleren via zogenaamde camera-auto's. Bij een overtreding (privégebruik) kunt u een boete krijgen van bijna € 5.000.

Alternatieve oplossingen bestelauto en bijtelling

Naast de genoemde verklaring uitsluitend zakelijk gebruik zijn er gelukkig nog alternatieve oplossingen.

• De bestelauto kan naar aard en inrichting niet privé worden gebruikt en is uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik, wij overleggen dit veelal met de Belastingdienst.
• Er is een sluitende kilometeradministratie van de ritten.
• Er is een schriftelijk verbod om privé met de bestelauto te rijden (zie onder).
• De bestelauto kan buiten de werktijden niet worden gebruikt (staat achter slot en grendel).
• De bestelauto wordt doorlopend afwisselend gebruikt door meerdere bestuurders, het privégebruik wordt dan afgekocht voor € 300 (eindheffing) per jaar.

Noot fiscaal jurist inzake bijtelling over bestelbus

De discussie met de inspecteur is vaak een lastige. Dit komt meestal omdat de belastingplichtige zijn dossier niet netjes op orde heeft. Het advies is dan ook dat elke ondernemer met bedrijfsbussen of bestelbussen eens per 3-5 jaar een fiscaal jurist bezoekt zodat hij zijn of haar bestelbussen administratie op orde brengt. Daarnaast stelt de inspecteur in procedures soms dingen die volstrekt niet relevant zijn, een voorbeeld hiervoor is de procedure bij het Gerechtshof Den Haag d.d. 19 november 2019 ECLI:NL:GHDHA:2019:3152.

De inspecteur voerde drie argumenten aan tegen toepassing van de eindheffing:

• er kon per auto meer dan 500 km privé worden gereden,
• de werkgever oefende geen controle uit op het privégebruik, en
• de auto's bleven 's avonds niet op het bedrijfsterrein staan.

Alle drie zijn afgewezen — niet omdat ze feitelijk onjuist waren, maar omdat de wet ze niet als voorwaarde stelt.

Met andere woorden: de eindheffingsregeling veronderstelt dat er privégebruik mogelijk is en dat dit niet wordt beheerst met een rittenregistratie. Zou de werkgever dat wél doen, dan had hij de regeling niet nodig. De inspecteur die de eindheffing weigert omdat er geen controle is, keert de systematiek van de wet om. Ook het kennisgroep standpunt over deelauto's geeft iets meer inzicht, wellicht moet de eindheffing over de betrokken werknemers worden verdeeld. Volgens het handboek loonheffingen 2026 geeft in onderdeel 23.4.5 nog een paar voorbeelden maar dit voegt niet veel toe.

Via een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik lost u het probleem niet op, immers dan is geen sprake van prive gebruik en een absoluut verbod op prive gebruik door de werknemer. Een rittenregistratie is bij een dergelijke verklaring niet nodig, maar de verantwoordelijkheid buiten werktijd blijft bestaan. Deze regeling geldt alleen als 1 persoon vast in de bestelbus gaat rijden. Soms werkt een combinatie tussen een dergelijke verklaring en de eindheffingsregeling prima.