Belastingvrije onkostenvergoeding

U mag onder redelijk strikte voorwaarden een belastingvrije vergoeding toekennen aan uw werknemers. Deze vergoeding mag u - mede gezien de toegenomen inflatie - jaarlijks indexeren.

Belastingvrije vergoedingen

In het kort de onkostenvergoeding

• Ook onder de werkkostenregeling kunt u een (maandelijkse) belastingvrije onkostenvergoeding verstrekken aan uw werknemer. Hieraan zijn wel voorwaarden verboden, deze zijn:
• De werkgever moet deze vergoeding regelmatig (zeg eens per jaar gedurende 2 maanden) controleren middels bonnen (en betaalbewijzen)
• Stel een specificatie van de onkosten op en bezwaar deze bij de loonadministratie.
• Vergeet niet de onkostenvergoeding jaarlijks te verhogen (index)
• Maak indien gewenst een afspraak met de belastingdienst via uw fiscalist

Boekenonderzoek belastingvrije vergoedingen

De administratieve rompslomp is behoorlijk en de Belastingdienst zal bij een boekenonderzoek vrijwel altijd dit onderdeel controleren. Onder de werkkostenregeling wordt het eenvoudiger en minder gunstig, de werkgever mag 1,2% van het fiscale loon onbelast aan zijn werknemer betalen. Er geldt nog wel een gebruikelijkheidstoets, de vergoeding mag dus niet erg ongebruikelijk zijn. Vanaf 2020 is de regeling iets gunstiger; de vrije ruimte wordt berekend als 1,7% van de loonsom tot € 400.000 plus 1,2% van de resterende loonsom. Vooral midden- en kleinbedrijven (MKB) hebben hier voordeel van.  

Dit betekent bij een loonsom van € 400.000 dat werkgevers in de nieuwe situatie € 6.800 onbelast beschikbaar kunnen stellen in plaats van € 4.800 nu. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft het percentage van 1,2% gelden.  

Welke kosten kunnen belastingvrij worden vergoed?

Bij belastingvrije vergoedingen kunt u denken aan:

• zakelijke taxiritten;
• consumpties onderweg (beperkt);
• zakelijke telefoongesprekken (geen abonnementen);
• koffie en thee bij thuis werken;
• kleine zakelijke aanschaffingen;
• consumpties ontvangen relaties thuis (beperkt);
• representatie en geschenken (beperkt);
• privé wassen werkkleding;
• woon-werkverkeer (€ 0,19 per kilometer).

Bij een auto van de zaak kunt u ook denken aan:

• parkeergelden;
• veerpont;
• tolwegen;
• wassen van de auto.

Belastingtip boekenonderzoek onkostenvergoeding

De meeste boekenonderzoeken in 2019 en 2020 hebben betrekking op de loonbelasting. De reden hiervoor is dat dergelijke onderzoeken eenvoudig en snel kunnen plaatsvinden en relatief hoge correcties opleveren. Bij een boekenonderzoek vormt de kostenvergoeding een vast onderdeel. Zorg ervoor dat u een specificatie van de onkostenvergoeding in uw dossier aanwezig hebt. Daarnaast moet u uw werknemers regelmatig (zeg eens per 6 maanden) vragen om de bonnen te bewaren, zo kunt u de omvang van de onkostenvergoeding controleren.

Procedure over specificatie onkostenvergoeding

In een uitspraak van het Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 9 januari 2020 (ECLI:NL:GHSHE:2020:66) kwam de specificatie van de onkostenvergoeding aan de orde. Naar aanleiding van een boekenonderzoek legt de Inspecteur naheffingsaanslagen en boetes op aan belastingplichtige. Onder meer de vaste kostenvergoeding is niet onderbouwd en bij sommige werknemers was een gedeeltelijke onderbouwing aanwezig, de kosten zijn echter naar hun aard en omvang niet gespecificeerd. De naheffingsaanslag is volgens de rechter terecht opgelegd. Conclusie:

• Specificeer de onkostenvergoeding via een schriftelijk document.
• Controleer de onkostenvergoeding met enige regelmaat.
• Controleer de onkostenvergoeding naar hun aard en omvang (met onderliggende bonnen).

Verder merkt het Gerechtshof nog op dat aan eenmaal verstrekte vaste kostenvergoedingen achteraf niet andere kosten ten grondslag mogen worden gelegd dan die welke vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang zijn gespecificeerd.

Bron onkostenvergoeding en belastingen

Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 9 januari 2020.