Maaltijden en de werkkostenregeling

Maaltijdkosten die onder de werkkostenregeling vallen beperkt aftrekbaar

In 2023 heeft het Gerechtshof Den Bosch geoordeeld dat voor zover een werkgever een vergoeding of verstrekking van maaltijden niet aanmerkt als loon in natura, de loonkosten beperkt aftrekbaar zijn. Hoe werkt dit uit voor u als werkgever?

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Mogen maaltijden belastingvrij worden verstrekt aan werknemers?

Binnen de Nederlandse werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onder voorwaarden maaltijden belastingvrij verstrekken aan werknemers. Er zijn echter wel enkele zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Maaltijd als werkplekkosten: Wanneer de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, mag je deze belastingvrij verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan een overwerkmaaltijd. De waarde van deze maaltijd wordt dan op nihil gewaardeerd. Dit betekent dat de maaltijd in dit geval buiten de vrije ruimte van de WKR blijft.
2. Vaste waarde voor maaltijden: Als een maaltijd niet onder de nihilwaardering valt, moet je de maaltijd waarderen. De Belastingdienst heeft vaste normbedragen vastgesteld voor maaltijden: een bedrag voor een ontbijt, een bedrag voor een lunch en een bedrag voor een diner.
3. Vrije ruimte: Als de maaltijd niet voldoet aan de voorwaarden voor een nihilwaardering, moet je de waarde van de maaltijd tot het loon van de werknemer rekenen of deze ten laste van de vrije ruimte van de WKR brengen.De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een organisatie. Tot dit percentage mag je onbelast vergoedingen en verstrekkingen geven aan je werknemers.
4. Eindheffing: Als je meer vergoedingen en verstrekkingen geeft dan de beschikbare vrije ruimte, dan moet je over het meerdere een eindheffing van 80% betalen.

Het is belangrijk dat je als werkgever goed administreert welke maaltijden je verstrekt en onder welke voorwaarden. Ook kan het handig zijn om advies in te winnen bij onze loonbelasting specialisten of een andere expert op het gebied van loonbelasting om te zorgen dat je aan alle regels voldoet.

Procedure inzake maaltijden onder de werkkkostenregeling

Een ondernemer die een supermarkt exploiteert, past voor zijn personeel de werkkostenregeling toe. Tot de loonkosten die ten behoeve van zijn werknemers zijn gemaakt behoort een bedrag van € 6.500, dat op grond van de werkkostenregeling voor de loonbelasting onbelast is gebleven. Het gaat daarbij om vergoedingen en verstrekkingen van (op de werkplek) genuttigde maaltijden, consumpties, personeelsfeesten en werkkleding. De vergoedingen en verstrekkingen zijn voor een deel cao-gerelateerd.

Zijn kosten voor op de werkplek genuttigde maaltijden volledig aftrekbaar?

Zijn de kosten die onder de werkkostenregeling vallen uitgesloten van de aftrekbeperking (artikel 3.15 Wet IB 2001; aftrekbeperking van gemengde kosten). De supermarktondernemer meent uiteraard van niet. De aftrekbeperking van artikel 3.15 Wet IB is volgende ondernemer niet van toepassing op loonkosten, of over deze kosten loonbelasting wordt betaald of niet, doet er volgens de ondernemer niet toe.

Kosten voor maaltijden (onder de WKR) zijn niet volledig aftrekbaar

De supermarktondernemer wees ter onderbouwing van zijn standpunt(en) naar een besluit van de staatssecretaris van Financiën waaruit volgt dat als loonkosten aan te merken uitgaven die verband houden met voedsel volledig aftrekbaar zijn bij het bepalen van de winst.

Het Hof is van mening dat het besluit van de Staatssecretaris van Financiën niet anders kan worden gelezen dan dat kosten voor het verstrekken van voedsel aan personeel volledig aftrekbaar zijn, voor zover bij de werknemer loon in natura in aanmerking wordt genomen.

Doordat de supermarktondernemer de werkkostenregeling heeft toegepast, zijn de maaltijden niet bij de werknemer belast als loon in natura. De aftrekbeperking is mitsdien van toepassing. Het Gerechtshof in Amsterdam had in 2021al in vergelijkbare zin geoordeeld met betrekking tot daggeldvergoedingen voor maaltijden van chauffeurs.

Dat maaltijden met een zakelijk karakter belastingvrij mogen worden vergoed staat wel vast (zie standpunt kennisgroep belastingdienst) . Wil u meer weten over de mogelijkheden van belastingvrij verstrekken van maaltijden op of buiten het werk, lees dan dit artikelof stuur een e-mailaan onze loonbelasting specialisten.

Bronnen inzake maaltijden en WKR

Gerechtshof Den Bosch 12 april 2023, ECLI:NL:GHSHE::2023/1202, 20/00511

Gerechtshof Amsterdam 16 februari 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:651

Besluit van 21 maart 2023, nr. 2023-14431, paragraaf 5.3.2