Vaste kostenvergoeding is loon

Wanneer kan een vaste kostenvergoeding belastingvrij worden betaald en wanneer niet? In dit artikel behandelen wij een procedure die slecht is gevoerd en slecht is voorbereid. De vergoeding is terecht tot het loon gerekend. Wat ging er mis?

• Geen specificatie van de onkostenvergoeding aanwezig.
• Kleine kosten worden buiten de vaste vergoeding om separaat gedeclareerd.
• Privé kosten worden als zakelijke kosten vergoed.
• Geen steekproef.
• Vergoedingen niet aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Onderbouwing vaste kostenvergoeding kan niet achteraf

Als een werkgever een vaste kostenvergoeidng wil invoeren moet hij of zij ervoor zorgen moet vooraf een onderbouwing en specificatie worden opgesteld, tenminste als het aan de belastingdienst ligt. In een kennisgroepstandpunt uit 2026 volgt dit standpunt (KG:024:2026:17). In het hier gestelde voorbeeld besluit een werkgever eind 2025 om per begin 2025 een vaste kostenvergoeding toe te gaan kennen, over de terugwerkende kracht periode kan - volgens de belastingdienst - geen gerichte vrijstelling worden toegepast. Belangrijk bij een vaste kostenvergoeding is dus:

1. Stel een specificatie op (dus welke kosten worden vergoed);
2. Maak aannemelijk dat de werknemer deze kosten ook maakt;
3. Doe eens (of 2x) per jaar een onderzoek (bonnetjes door werknemer laten verzamelen).

De werkgever kan wel achteraf de gemaakte kosten op declaratiebasis vergoeden, dit mag eens per jaar (of eens per kwartaal).

De vaste kostenvergoeding, vrijgesteld of loon?

De vaste kostenvergoeding is regelmatig onderwerp van discussie met de Belastingdienst en dus ook onderwerp van fiscale procedures. Hoe zit het ook al weer?

De Wet op de loonbelasting is een redelijk eenvoudige wet: belast is al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten als loon. Uiteraard kent de wet uitzonderingen. Eén van die uitzonderingen is het zogenoemde eindheffingsloon. Hieronder vallen gericht vrijgestelde bedragen en verstrekkingen alsmede de bedragen die door een werkgever worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Een vaste kostenvergoeding kan gericht vrijgesteld zijn, mits:

• de kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang is gespecificeerd; en
• aan de kostenvergoeding een steekproef naar de kosten ten grondslag ligt.

Dat lijkt op zich allemaal betrekkelijk eenvoudig. Nu naar de praktijk en een recente uitspraak van de Rechtbank Zeeland - West Brabant.

Procedure inzake vaste onkostenvergoeding

De procedure heeft betrekking op een onderneming die op interim-basis financiële en juridische adviezen gaf aan haar klanten. In de jaren 2013 tot en met 2016 werden door de onderneming onder andere vaste kostenvergoedingen en representatiekosten ten laste van haar resultaat gebracht. De Belastingdienst stelt een onderzoek in naar de aanvaardbaarheid van de door de onderneming ingediende aangiften vennootschapsbelasting en loonheffing over de jaren 2013 tot en met 2016.

In het controlerapport wordt door de controleambtenaar vastgesteld dat de onkostenvergoeding maandelijks in vaste bedragen wordt uitgekeerd en dat daaraan geen specificatie ten grondslag ligt. Ook worden kleine kosten al op declaratiebasis vergoed. De controlemedewerker concludeert dat sprake is van belast loon, omdat geen onderbouwing van de vaste kostenvergoeding aanwezig is.

De onderneming komt met een veelheid aan (niet allemaal) relevante verweren, waaronder strijdigheid met de AVG, het niet mogen instellen van een controle naar aanleiding van een krantenartikel, opgewekt vertrouwen, etc. Deze verweren snijden (uiteraard) geen hout. Derhalve een door een ondeskundige fiscalist gevoerde procedure.

De onderneming had de kosten niet als eindheffingsbestanddeel aangewezen en alleen al om die reden behoren de kostenvergoedingen tot het (werknemers-)loon. Mocht dit impliciet toch zijn gebeurd, zo overweegt de Rechtbank ten overvloede, dan leidt dat niet tot een ander oordeel, omdat niet is aangetoond tot welke bedragen overigens aan de voorwaarden is voldaan.

Noot fiscaal jurist inzake vaste kostenvergoeding en loon

De aanwijzing van gericht vrijgestelde bedragen als eindheffingsloon is op zich niet langer noodzakelijk. In het Handboek loonheffingen 2019 heeft de Belastingdienst opgenomen dat deze aanwijzing niet noodzakelijk is, mits aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling is voldaan. Daar zit hem uiteraard de crux, want als blijkt dat niet aan de voorwaarden wordt voldaan, kan het loon niet meer worden aangewezen. Als het loon al is genoten, wordt het daarmee altijd werknemersloon en kan nimmer meer in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden gebracht. Om die reden is aanwijzing toch verstandig.

Bronnen kostenvergoeding

Rechtbank Zeeland - West Brabant 12 oktober 2022, ECLI:NL:RBZWB:2022:5626