Vergoeding buitenlandse dienstreizen

Als uw werknemer naar het buitenland moet reizen voor zijn werk mag u als werkgever bepaalde kosten wel en bepaalde kosten niet (belastingvrij) vergoeden. Een werkgever mag voor de onkostenvergoedingen voor een werknemer die op dienstreis gaat in het binnen- of buitenland bij de vergoedingen aansluiten bij de CAO rijk. De vergoedingen worden meestal twee keer per jaar aangepast.

Verblijfskosten werknemer in het buitenland voor zijn werk

De verblijfskostenvergoeding voor werknemers (en ambtenaren) op dienstreizen in het buitenland zijn tot bepaalde bedragen vrijgesteld. Omdat de regeling voor ambtenaren fiscaal ook mogen gelden voor "normale werknemers" mag hierbij worden aangesloten. Het deel dat wordt vergoed boven de vastgestelde bedragen moet tot het loon van de werknemer worden gerekend (of eindheffingsloon of ten laste van de vrije ruimte).

Tijdelijk verblijf tijdens dienstreizen in het buitenland

Van tijdelijk verblijf is sprake als een werknemer heen en weer gaat reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats in het buitenland en zijn werkplek, dit omdat er zakelijke redenenen zijn om (nog) niet in het buitenland te gaan wonen. Dit speelt met name bij tijdelijke projecten in het buitenland.

Kosten verblijf buitenlandse dienstreizen

De onderstaande vergoeding is voor maaltijden, logies en kleine uitgaven. De tarieflijst voor 2023treft u hier aan, de vergoeding is per land net weer anders. De basis voor de vergoeding is opgenomen in de CAO rijk. In het handboek loonheffingenwordt dit verder uitgewerkt. De lijst met vergoedingen wordt ieder jaar aangepast, voor de lijst over 2023 kunt u hier kijken. Let erop dat de werknemer de facturen (bonnen) moet bewaren, zonder bewijsstuk is slechts € 11,00 per nacht belastingvrij te vergoeden (maximaal 4 nachten). De regeling geldt voor dienstreizen die maximaal 60 dagen duren.

Voorbeeld vergoeding voor eten tijdens een dienstreis

Als er bonnen aanwezig zijn mogen de zakelijke kosten worden vergoed. Zijn er geen bonnen dan geldt er een ingewikkelde formule, deze werkt als volgt:

• Ontbijt 12%
• Lunch 20%
• Diner 32%

Voor Madrid is de vergoeding voor overige kosten maximaal € 105 euro (volgens deze lijst). Bij een verblijf gedurende 5 dagen is de maximale vergoeding alsdan 5 x 32% x 105 euro = € 168 voor dinerkosten. Met bonnen (zakelijk) mag het meerdere ook worden vergoed. De werkgever moet dergelijke kosten binnen zijn administratie wel aanwijzen voor een belastingvrije vergoeding.