Vaste kostenvergoeding en Belastingdienst

Regelmatig krijgen wij vragen over belastingvrije vaste kostenvergoedingen. De Belastingdienst controleert deze steeds vaker omdat het meestal "prijsschieten" is, ondernemers / werkgevers betalen te makkelijk onbelast vaste kostenvergoedingen aan hun werknemers. In dit artikel een toelichting en een aantal aandachtspunten.

Onderbouwing vaste kostenvergoeding kan niet achteraf

Als een werkgever een vaste kostenvergoeidng wil invoeren moet hij of zij ervoor zorgen moet vooraf een onderbouwing en specificatie worden opgesteld, tenminste als het aan de belastingdienst ligt. In een kennisgroepstandpunt uit 2026 volgt dit standpunt (KG:024:2026:17). In het hier gestelde voorbeeld besluit een werkgever eind 2025 om per begin 2025 een vaste kostenvergoeding toe te gaan kennen, over de terugwerkende kracht periode kan - volgens de belastingdienst - geen gerichte vrijstelling worden toegepast. Belangrijk bij een vaste kostenvergoeding is dus:

1. Stel een specificatie op (dus welke kosten worden vergoed);
2. Maak aannemelijk dat de werknemer deze kosten ook maakt;
3. Doe eens (of 2x) per jaar een onderzoek (bonnetjes door werknemer laten verzamelen).

De werkgever kan wel achteraf de gemaakte kosten op declaratiebasis vergoeden, dit mag eens per jaar (of eens per kwartaal).

Vaste kostenvergoeding, hoe werkt dit?

Vaste kostenvergoedingen zorgen voor minder administratieve lasten omdat regelmatig terugkerende (kleinere) declaraties worden omgezet in een maandelijkse vaste vergoeding voor deze kleinere zakelijke kosten. Vaste kostenvergoedingen kennen eigen fiscale regels en wetten.

Werkkostenregeling en vaste kostenvergoeding

Ook onder de werkkostenregeling kunnen vaste kostenvergoedingen worden betaald. Dit kan voor intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen.

Welke kosten in de vaste kostenvergoeding

Een flink aantal kosten kunnen worden ondergebracht in de vaste kostenvergoeding. Onderstaande lijst kunt u gebruiken voor uw specificatie van de vaste kostenvergoeding.

1. Parkeerkosten (zakelijk en privé als er sprake is van een auto van de zaak).
2. Kosten veerpont en tolwegen (idem ad 1).
3. Taxikosten (zakelijk).
4. Lidmaatschap Route Mobiel, MKB tankpas en / of ANWB (idem ad 1).
5. Maaltijden onderweg (beperkt).
6. Kleine zakelijke aankopen.
7. Koffie en thee (max. € 0,55 per dag) bij thuiswerken of onderweg.
8. Kostenvergoeding voor ontvangen klanten in privéwoning werknemer.
9. Representatiekosten.
10. Geschenken.
11. Zakelijke telefoongesprekken met privételefoon.
12. Wassen auto (idem ad 1).
13. Wassen werkkleding.
14. Woon-werkverkeer met privé auto (max. € 0,19 per km).
15. Zakelijke ritten met privé auto (max. €  0,19 per km).
16. Studie (vaak op declaratiebasis).
17. Arbo voorzieningen.
18. Tijdelijk verblijf buiten werkplaats / overnachtingen hotel (vaak op declaratiebasis).

Waar moet u bij een vaste kostenvergoeding op letten?

Het is belangrijk om een aantal dingen in de gaten te houden als u vaste kostenvergoedingen aan uw werknemer wilt betalen. De belangrijkste:

1. Reglement: maak een reglement over de declaraties, kosten en vergoedingen. Wat mag wel en wat niet?
2. Check: zorg ervoor dat u éénmaal per jaar (tenminste) controleert of de kostenvergoedingen nog juist zijn. Laat uw werknemers hiervoor bonnetjes bewaren zodat u de omvang, juistheid en samenstelling van de vaste kostenvergoeding kunt controleren. De vaste kostenvergoeding kan dus alleen worden toegepast als deze wordt gecontroleerd via onderliggende bonnetjes / declaraties.
3. Declareren: zorg ervoor dat kleine declaraties (die al in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen) niet in uw administratie voorkomen.
4. Specificatie: op grond van declaratiegedrag in het verleden (of een check) moet u een specificatie maken naar soort, omvang en samenstelling van de vaste kostenvergoeding.
5. Ziekte: bij langdurige ziekte de vergoeding stopzetten (zeg langer dan 4 - 6 weken).

Rechtspraak en kostenvergoeding

In een procedure bij het Gerechtshof (2019) kwam de vaste kostenvergoeding aan de orde. In deze procedure kon de vaste kostenvergoeding niet belastingvrij worden betaald. De belangrijkste reden was dat de werkgever niet aannemelijk heeft gemaakt dat er (tijdig) een specificatie was van de vaste kostenvergoeding. De Belastingdienst signaleerde het probleem bij een gericht (en veel voorkomend) boekenonderzoek naar de vaste kostenvergoedingen, geschenken en maaltijden binnen het bedrijf.

Bron vaste kostenvergoedingen

Gerechtshof Den Haag d.d. 16 januari 2019 (ECLI:NL:GHDHA:2019:92)