De thuiswerkvergoeding en belastingen

Vanaf 1 januari 2022 is het mogelijk aan werknemers een onbelaste vergoeding te verstrekken van maximaal € 2 per dag. De onbelaste vergoeding wordt per 2023 verhoogd tot € 2,13 per dag.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

De thuiswerkvergoeding in 2022 en 2023

Achtergrond van deze nieuwe vrijstelling is het (verplichte) thuiswerken de achterliggende periode als gevolg van de COVID-19-maatregelen. De regering verwacht dat na de versoepelingen van de maatregelen in het kader van de pandemie een substantieel deel van de werknemers een deel van de week zijn / haar werkzaamheden vanuit huis zal blijven verrichten. De FNV pleit ervoor om de vergoeding voor de komende winter te verhogen tot € 6 per dag, wellicht wordt dit nog opgepakt.

Thuiswerkvergoeding en werkkostenregeling

De thuiswerkvergoeding ziet op de extra kosten die verband houden met het thuiswerken, zoals elektriciteit, koffie en dergelijke. De thuiswerkvergoeding is gericht vrijgesteld. De vergoeding hoeft tot het bedrag van € 2 per werknemer per dag (2023 € 2,13) dus niet te worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Voor de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis (bureaustoel en een computer en / of mobiele telefoon) bestaan al andere gerichte vrijstellingen (de ARBO-vrijstelling en de vrijstelling voor noodzakelijke communicatieapparatuur). Deze (andere) vrijstellingen bieden de werkgever al de mogelijkheid dit soort kosten vrij van loonheffingen buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling te vergoeden.

Reiskostenvergoeding naast thuiswerken

Voor eenzelfde  werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing zijn.

De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag ((2023 € 2,13) ) kan weliswaar ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt, maar als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast. In dat geval heeft de werkgever de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen.

Het is wel mogelijk dat op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en ook wordt gereisd naar een andere plek dan de vaste werkplek – dus een zakelijke reis, niet zijnde woon-werkverkeer – zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding wordt toegepast.

In de praktijk zullen werkgevers en werknemers afspraken (moeten) maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reiskosten voor het woon-werkverkeer als de thuiswerkkostenvergoeding.

Dus als de werkgever en de werknemer afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en twee dagen op kantoor, kan de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer.

Samenloop thuiswerkvergoeding en reiskosten

De regeling voor vaste reiskostenvergoedingen (de zogenoemde 128-dagenregeling), werkt als volgt. Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist.

Voorgesteld is nu om met ingang van 2022 een vergelijkbare regeling te introduceren voor de thuiswerkkostenvergoeding. De combinatie van beide regelingen maakt het mogelijk om bij incidentele wijzigingen in het reis- of thuiswerkpatroon de vaste vergoeding ongewijzigd te laten voortduren. De 128-dagenregeling zoals deze gold voor de vaste reiskostenvergoeding, wordt dan wel aangepast.

Het aantal dagen waarop wordt thuisgewerkt dient pro rata te worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk één dag, per week thuiswerkt (analoog aan de vaste reiskostenvergoeding).

Ook in dat geval wordt het maximale voor de vergoeding in aanmerking te nemen aantal dagen van 214 pro rata herrekend.
Het is mogelijk om werknemers die in de regel op een vast aantal dagen thuiswerken en op een vast aantal dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen een gecombineerde, voor de loonheffingen vrijgestelde vaste vergoeding te geven voor reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerken. Voor een werknemer die structureel deels thuiswerkt en deels op een vaste plaats van werkzaamheden, werkt het vaststellen van een gecombineerde vergoeding in een voorbeeld als volgt uit.

Voorbeeldberekening thuiswerkvergoeding

• Een werknemer met een vierdaagse werkweek is met zijn werkgever overeengekomen twee dagen per week naar dezelfde werkplek te reizen (woon-werkverkeer) en de andere twee dagen thuis te werken.
• De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 20 kilometer.
• Voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer wordt uitgegaan van 214 reisdagen.
• Ook voor de thuiswerkkostenvergoeding, hierbij wordt uitgegaan van 214 thuiswerkdagen.
• Als niet fulltime op de vaste werkplek wordt gewerkt, dan wel niet fulltime wordt thuisgewerkt, wordt het aantal dagen per week dat wél op de vaste werkplek wordt gewerkt of wél wordt thuisgewerkt als teller in de breuk met als noemer vijf werkdagen opgenomen.
• De maximale vaste reiskostenvergoeding in dit voorbeeld bedraagt (afgerond) € 54 per maand. 
• De maximale vaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt (afgerond) € 14 per maand.
• De berekening verloopt als volgt: 2/5 van 214 werkdagen is 86 dagen, voor de reiskostenvergoeding betekent dit: (86 dagen x 40 kilometer x € 0,19per kilometer) /12 maanden is afgerond € 54 per maand.
• Voor de thuiswerkkostenvergoeding betekent dit: (86 dagen x € 2) / 12 maanden ofwel afgerond € 14 per maand.

De vergoeding van in totaal € 68 per maand hoeft te worden aangepast als de werknemer op vakantie gaat of ziek wordt, of om een andere reden incidenteel afwijkt van het afgesproken werkschema.

Bij een duidelijke structurele wijziging van het afgesproken werkpatroon kan de 128-dagenberekening niet langer worden toegepast en dient de vergoeding te worden aangepast.

Bronnen thuiswerkvergoeding 2022

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingplan/belastingwijzigingen-werkgever-en-werknemer/thuiswerkkostenvergoeding

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingplan/belastingplanstukken