Doelmatigheidsgrens van de werkkostenregeling

Onlangs is er een Kennisgroepstandpunt van de Belastingdienst gepubliceerd over de toepassing van de zogenoemde doelmatigheidsgrens in de werkkostenregeling. Hoe werkt het nu precies?

Eindheffingsregeling en werkkostenregeling

De eindheffingsregeling in de Wet op de loonbelasting is een uitzondering op de hoofdregel. De hoofdregel is immers dat de (loon)belasting van de werknemer wordt geheven. De afdracht vindt weliswaar via de werkgever plaats, maar de inhouding van het bruto naar het nettoloon. De werkgever kan er voor kiezen loonelementen geheel of gedeeltelijk aan te wijzen als eindheffingsloon. Indien over dit eindheffingsloon loonbelasting is verschuldigd, komt de loonbelasting voor rekening van de werkgever.

De werkkostenregeling fiscaal bekeken

Eindheffingsloon kan gericht zijn vrijgesteld (denk aan de kilometervergoeding voor de eigen auto van € 0,23 p/km) of er kan een nihilwaardering van toepassing zijn (denk aan koffie en thee op kantoor). Als geen sprake is van een gerichte vrijstelling of nihilwaardering, kan gebruik worden gemaakt van de zogenoemde vrije ruimte van de werkkostenregeling. Vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte kunnen onbelast plaatsvinden.

De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2025 bedraagt de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 2,00%. Over het bedrag van de fiscale loonsom boven € 400.000 bedraagt de vrije ruimte in 2025 1,18%.

Komt het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte boven deze grens dan moet de werkgever over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting eindheffing (loonbelasting) betalen.

Een werkgever kan alleen vergoedingen (en verstrekkingen) in de zogenoemde vrije ruimte van de werkkostenregeling  onderbrengen als het onderbrengen in de werkkostenregeling gebruikelijk is. Deze gebruikelijkheidstoets geldt niet indien de vergoedingen en verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsloon onder de zogenoemde doelmatigheidstoets vallen. Het Kennisgroepstandpunt geeft nu over de doelmatigheidstoets meer duidelijkheid.

Doelmatigheidsgrens bij de werkkostenregeling

De toepassing van de doelmatigheidsgrens wordt in het kennisgroepstandpunt uitgewerkt aan de hand van een aantal voorbeelden:

Voorbeeld 1 reiskosten en eindejaarsuitkering

Een werkgever heeft de reiskostenvergoeding van een werknemer voor woon-werkverkeer ter hoogte van € 1.500 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De reiskostenvergoeding voldoet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voor reiskosten. De werkgever wenst daarnaast de eindejaarsuitkering van € 2.000 van de werknemer aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Bij vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, is het gebruikelijkheidscriterium niet aan de orde, aangezien het aanwijzen van dergelijke vergoedingen altijd gebruikelijk is.
Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde als de aanwijzing van de vergoeding aan de gebruikelijkheidseis voldoet. Voor de eindejaarsuitkering kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens. Omdat hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Voorbeeld 2 gebruikelijkheidseis binnen werkkostenregeling

Een werkgever heeft meerdere vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.000. De aanwijzing van deze vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis. Daarnaast wenst de werkgever de eindejaarsuitkering van € 2.100 aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde wanneer de aanwijzing van een vergoeding of verstrekking aan de gebruikelijkheidseis voldoet. In casu is de doelmatigheidsgrens niet aan de orde voor het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen (€ 2.000). Voor de eindejaarsuitkering (€ 2.100) kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens. Omdat hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Voorbeeld 3 bonus en personeelsfeest

Een werkgever heeft een bonus ten bedrage van € 2.000 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Daarnaast organiseert de werkgever extern een groot personeelsfeest ter waarde van € 500 per werknemer, ontvangt iedere werknemer een kerstpakket van € 100 per werknemer en krijgt iedere werknemer een extern preventief medisch onderzoek (hierna: PMO) aangeboden ter waarde van € 200. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.800. Het is niet duidelijk of de aanwijzing van voornoemde vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis.

Voor de toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet van belang om welke soort kosten het gaat. Voor de bepaling of de doelmatigheidsgrens wordt overschreden, moeten de aangewezen loonbestanddelen (met uitzondering van de gericht vrijgestelde vergoedingen/verstrekkingen en de aanwijzingen die aan de gebruikelijkheidseis voldoen) tezamen in aanmerking worden genomen. De doelmatigheidsgrens is immers niet bedoeld om vele duizenden euro’s van loonbestanddelen in geld over te hevelen naar eindheffingsbestanddelen. Daarnaast strookt een benadering per kostenpost niet met het uitgangspunt van de werkkostenregeling dat irrelevant is wat de aard van het loonbestanddeel is. In casu mag in beginsel slechts € 2.400 worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het is hier niet uitgesloten dat de aanwijzing van een vergoeding en/of verstrekking voldoet aan de gebruikelijkheidseis (bijvoorbeeld het kerstpakket van € 100) of dat aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling (bijvoorbeeld het PMO van € 200) wordt voldaan. Als de aanwijzing voldoet aan de gebruikelijkheidseis of aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan, wordt voor de beoordeling of de € 2.400 grens wordt overschreden de betreffende vergoeding en/of verstrekking buiten beschouwing gelaten (zie voorbeeld 1 en 2).

Voorbeeld 4 bonusuitkering en eindheffing

Een werkgever besluit de bonusuitkering van alle werknemers aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. De omvang van de uitkering varieert tussen de € 1.000 en € 8.000.

Toepassing van de doelmatigheidsgrens is begrensd. Hierop kan alleen een beroep worden gedaan, voor zover de loonbestanddelen tezamen niet meer bedragen dan € 2.400. In casu betekent dit dat bij een bonus van bijvoorbeeld € 3.000 slechts voor € 2.400 gebruik kan worden gemaakt van de doelmatigheidsgrens.

Bronnen doelmatigheid en werkkostenregeling

https://kennisgroepen.belastingdienst.nl/publicaties/kg204202511-doelmatigheidsgrens/

Kamerstukken II 2015/16, 34302, nr. 18, p. 40-41

Kamerstukken I 2014/15, 34002, nr. D, p. 16-17