Belastingdienst vraag om inzake in mailbox

De grenzen van het de fiscale informatie bevoegdheid

Op dit moment sturen we vrijwel geen faxen of brieven,  de meeste communicatie gaat via de mail, whats app en andere digitale routes. De administratie van een onderneming bestond voorheen uit ordners en fysieke facturen, tegenwoordig is deze vervangen door slimme software pakketten en emailboxen. Hierbij loopt privé en zakelijke informatie en administratie en fiscale adviezen door elkaar. De inspecteur heeft veel rechten maar mag niet onbeperkt door uw mailboxen grasduinen op zoek naar informatie.

Wij merken dat inspecteurs steeds vaker vragen om de gehele mailbox, alle whats app verkeer, onderliggende pakbonnen en ga zo maar door. Dit leidt tot een spanningsveld tussen de wettelijke controlebevoegdheden enerzijds en de grondrechtelijke bescherming van persoonsgegevens, privacy en het verschoningsrecht. Voor de fiscale praktijk is dit – voor zowel ondernemers als voor belastingadviseurs- een lastig terrein, waar liggen de juridische en fiscale grenzen?

Het wettelijke kader bij een onderzoek door de belastingdienst

Het startpunt van een informatie verzoek door de belastingdienst staat keurig in artikel 47 AWR. Op grond van deze bepaling is een ieder gehouden om (desgevraagd) aan de inspecteur gegevens en inlichtingen te verstrekken welke voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Via artikel 53 AWR geldt dit ook voor ondernemers en voor informatie van derden.

Hoewel het wettelijke criterium prima facie (op het eerste gezicht) uiterst ruim is geformuleerd, ontbreekt een wettelijke bevoegdheid om ultra vires (buiten de wettelijke bevoegdheid tredend) ongeclausuleerd in gegevensdragers te speuren. Een mailbox als zodanig kwalificeert niet als 'de administratie'; hoogstens bevinden zich administratieve bescheiden binnen die mailbox.

Vissen in de administratie en hopen op een mooie fiscale vangst

Het verbod op 'fishing expeditions' en het motiveringsbeginsel begrenzen de vraatzucht van de inspecteur. De inspecteur mag de hem toegekende bevoegdheden niet aanwenden voor een fishing expedition (een willekeurige zoektocht waarbij op goed geluk naar belastbare feiten wordt gehengeld).

Uit de vaste jurisprudentie en parlementaire geschiedenis volgt dat de inspecteur gebonden is aan het evenredigheidsbeginsel en het motiveringsbeginsel. De inspecteur dient gemotiveerd te onderbouwen waarom de opgevraagde gegevens a priori (vooraf) redelijkerwijs relevant kunnen zijn voor de belastingheffing. Een generiek verzoek om "alle e-mails over de afgelopen vijf jaar" ontbeert deze vereiste concretisering en schendt de grenzen van een rechtmatige bevoegdheidsuitoefening.

Fairplay beginsel bij een onderzoek door de belastingdienst

Het informele verschoningsrecht van een belastingadviseur speelt zeker een rol. Dit recht berust op het fair play beginsel (eerlijk proces). De Hoge Raad heeft in een paar arresten de regels duidelijk gemaakt

• Hoge Raad 23 september 2005 ECLI:NL:HR:2005:AU3140 en
• Hoge Raad 27 april 2012 ECLI:NL:HR:2012:BV3426

geoordeeld dat de inspecteur zijn controlebevoegdheden niet mag aanwenden om kennis te nemen van fiscale adviezen die zijn opgesteld om de fiscale positie van de belastingplichtige te belichten.

De adviseur van de Hoge Raad (de AG) geeft in 2024 nog een paar aanwijzingen. In zijn gezaghebbende conclusie van 20 december 2024  ECLI:NL:PHR:2024:1402) betoogt advocaat-generaal Koopman dat het primaat bij de selectie van deze stukken bij de adviseur zelf ligt:

• Het is in eerste instantie aan de adviseur om te bepalen welke correspondentie onder het informele verschoningsrecht valt;
• Deze toetsing mag vervolgens niet eenzijdig door de controlerend inspecteur zelf plaatsvinden;
• Het informele verschoningsrecht strekt zich eveneens uit tot derdenonderzoeken op grond van art. 53 AWR.

De EU wetgeving en onderzoeken van de belastingdienst 

Verzoeken tot toegang tot mailboxen raken rechtstreeks de fundamentele rechten op respect voor het privé leven en de hetgeen hierover is omschreven in artikel 8 van het EVRM. Een inmenging in dit recht is uitsluitend gerechtvaardige als deze berust op een voldoende specifieke wettelijke grondslag. In een arrest van het Europees Hof voor de rechten van de mens d.d. 8 januari 2026 kwam dit aan de orde in de zaak Ferrieri en Bonassisa versus Italie. Het EHRM stelt vast dat Italie artikel 8 EVRM schond door bij banken gegevens op te vragen zonder toereikende wettelijke afbakening en zonder voorafgaande onafhankelijke rechterlijke toetsing (lees ook dit uitgebreide artikel)

Eenvoudige conclusie is dat het opvragen van een volledige mailbox – zonder voorafgaande waarborgen – niet langer EVRM proof is. Indien de inspecteur onrechtmatig kennisneemt van niet-fiscale privégegevens of verschoningsgerechtigde adviezen, dient in rechte een beroep te worden gedaan op bewijsuitsluiting in dubio pro fisco mag hierbij nimmer de maatstaf zijn (bij twijfel mag niet ten gunste van de fiscus worden beslist wanneer grondrechten zijn geschonden).

Belastingdienst vraagt informatie op banken, nieuwe regels  

Naar aanleiding van de Europese rechtspraak hanteert de Belastingdienst met ingang van 1 juli 2026 intern de vernieuwde Instructie informatieverzoeken aan banken. Hierin is vastgelegd dat belastingplichtigen tijdig moeten worden geïnformeerd over derdenverzoeken en dat verzoeken vooraf getoetst moeten worden door de vaktechnisch coördinator Formeel Recht.

Checklist voor ondernemers en belastingadviseurs

1. Maak een scheiding tussen privé informatie, adviezen en zuiver zakelijke informatie
2. Gebruik een zakelijk mailadres en een privé mailadres in aparte mailboxen
3. Archiveer adviezen van uw accountant, fiscalist en advocaat in aparte mailboxen met de tekst “verschoningsrecht of vertrouwelijk”
4. Vraag de inspecteur om een toelichting omtrent de informatie, welke informatie is van belang en zoek bijvoorbeeld binnen uw mailbox op deze termen.
5. Maak een intern protocol zodat bij uitvraag van informatie altijd toestemming van het bestuur van de vennootschap nodig is.
6. Zorg ervoor dat informatie niet eindeloos in uw mailbox blijft staan en keurig wordt gearchiveerd in verschillende mappen.
7. Vraag de inspecteur schriftelijk om het verzoek te specificeren op concrete belastingmiddelen, belastingjaren en rechtshandelingen
8. Vraag de inspecteur om te motiveren wat de fiscale relevante is van de informatie. Wijs om de ontoelaatbare fishing expedition
9. Indien de inspecteur weigert in te stemmen met een redelijk tegenvoorstel en volhardt in de integrale opvraag, stuur dan aan op het formaliseren van het geschil via een informatiebeschikking

Bron en vindplaatsen informatie verzoek belastingdienst

Instructie informatieverzoeken banken

Hoge Raad 23 september 2005 ECLI:NL:HR:2005:AU3140

Hoge Raad 27 april 2012 ECLI:NL:HR:2012:BV3426

Advocaat Generaal d.d. 20 december 2024 ECLI:NL:PHR:2024:1402

Scriptie inzake derdenonderzoek