Checklist boekenonderzoek

Navigeren door een Boekenonderzoek van de Belastingdienst

Voor veel ondernemers is een boekenonderzoek door de Belastingdienst een moment van spanning. Deze grondige controle van aangiften en administratie kan zich richten op specifieke onderdelen of een bredere scope hebben. Als ervaren fiscaal jurist bied ik in dit artikel een diepgaand inzicht in het proces van een boekenonderzoek, inclusief een uitgebreide checklist voor de belastingplichtige.

Het doel van boekenonderzoeken

De Belastingdienst heeft de verantwoordelijkheid om de naleving van fiscale wet- en regelgeving te handhaven. Dit omvat het heffen, controleren en innen van rijksbelastingen. Boekenonderzoeken zijn cruciaal voor deze taak en kunnen variëren van algemene controles tot specifieke onderzoeken gericht op fraudevermoedens.

Het verloop van een boekenonderzoek

Een boekenonderzoek doorloopt verschillende fasen, van de initiële aankondiging tot de uiteindelijke afronding en rapportage. Het proces begint met een aankondigingsbrief die de scope van het onderzoek uiteenzet. Vervolgens vindt een bedrijfsverkenning plaats, gevolgd door een gedetailleerde analyse van de administratie, volledigheids- en juistheidscontroles, en ten slotte de afronding en rapportage.

Rechten en plichten bij boekenonderzoek van de belastingdienst

Tijdens een boekenonderzoek is de ondernemer verplicht om mee te werken en relevante gegevens te verstrekken. Echter, informatie die niet direct relevant is voor de belastingheffing, zoals correspondentie met advocaten of notarissen, hoeft niet gedeeld te worden. Bij meningsverschillen over de relevantie van gegevens kan de inspecteur een informatiebeschikking afgeven.

Voorbereiding boekenonderzoek

Het is verstandig om een boekenonderzoek met uw accountant en uw belastingadviseur goed voor te bereiden. Wat kunt u verwachten? Wat zijn mogelijke risico's? Ook is het volgende van belang:

Leg andere administratie en informatie in de kast achter slot en grendel
Schakel een specialist in, voor de controlerend ambtenaar is het dagelijks werk
Geen adviezen van uw accountant, advocaat, notaris of belastingadviseur ter inzage leggen
Eigen notities bij uw administratie niet verstrekken, bent u wel verplicht als hierom wordt gevraagd
Verstrek alleen informatie welke fiscaal relevant is en tot uw administratie behoort, laat dit vooraf goed beoordelen door een deskundige accountant of fiscaal jurist.
Zorg ervoor dat één persoon binnen uw bedrijf contactpersoon is, andere personen niet met de Belastingdienst laten praten.
Geef geen originelen aan de controlerend ambtenaar.
Maak afschriften van hetgeen door de inspecteur wordt meegenomen, zo weet u wat er wel niet is verstrekt
Geeft kort en bondig antwoord op vragen. En enkel op de gestelde vragen en maak naar elk gesprek een kort gespreksverslag
Geluidsopnamen, steeds meer bedrijven hebben camera’s die ook opnemen. Juridisch en qua privacy en bewijsvoering lastig maar zeker te overwegen. Ombudsman (2015/038) opname zonder toestemming bij boekenonderzoek (medische reden “kan niet goed onthouden”) . Ombudsman “opnemen is toegestaan”. Algemeen verbod opnemen bij Belastingdienst is onbehoorlijk.

Rechten en plichten bij een boekenonderzoek

Belastingplichtige heeft een inlichtingen verplichting. De informatie moet echter wel voor de belastingheffing relevant zijn.
Geef alleen feiten weer en geen meningen,
Als vragen betrekking hebben op een mogelijke boete kunt u zich op uw zwijgrecht beroepen
U moet uw administratie verstrekken, de wet zegt echter niets over "hoe dit zou moeten".
Administratie 7 jaar bewaren (bij onroerende zaken 9 jaar)
Fiscale adviezen hoeft u niet te verstrekken
Alles wat u zegt moet waar zijn, maar niet alles zeggen !!!
Wees kort en bondig bij een antwoord, zinnen max 10 woorden !
Inspecteur mag niet snuffelen (fishing expedition).. laden/ kasten openen/ niet achter PC of in archief snuffelen
Adviezen notaris/ advocaat : verschoningsrecht .. ook adviezen accountant/ fiscalist (geen wettelijk verschoningsrecht)

Praktische tips voor het Boekenonderzoek door de belastingdienst

Voorbereiding: Verzamel de gevraagde informatie vooraf en leg deze klaar voor de inspecteur. Zorg er ook voor dat u een aparte map aanmaakt op uw harde schijf met alle informatie die aan de belastingdienst is en wordt verstrekt.
Communicatie: Houd de communicatie met de inspecteur duidelijk en bondig. Een vast contactpersoon kan veel ruis op de lijn voorkomen.
Laat u voordien door een ervaren fiscaal jurist adviseren.
Wijs binnen uw organisatie één persoon aan als contactpersoon, geef dit ook aan richting de Belastingdienst en instrueer andere personen dat ze geen antwoorden geven.
Een goede sfeer en open communicatie kunnen het proces aanzienlijk versoepelen. Het is echter een zakelijk gesprek waarbij u enkel antwoorden hoeft te geven op fiscaal relevante vragen, dus weer niet te uitgebreid met uw beantwoording.
Noteer de scope, periode en specifieke belastingen die onderzocht zullen worden, deze staan in de aankondigingsbrief. Meer informatie dan ook niet verstrekken (ook niet mondeling) .
Bereid je voor op vragen over de onderneming, de markt en eventuele veranderingen door de jaren heen.
Zorg dat je administratie voldoet aan de eisen en wees klaar om de inrichting ervan te verdedigen.
Wees klaar om aanvullende informatie te verstrekken en inconsistenties te verklaren. Beantwoord vragen zoveel mogelijk schriftelijk zodat het vraag en antwoord "spel" duidelijk is vastgelegd.
Bespreek de bevindingen en eventuele correcties met je adviseur voordat je reageert op het conceptrapport.
Formuleer een weloverwogen reactie op het conceptrapport, eventueel met tegenbewijs.
Verstrek niet klakkeloos alle gevraagde informatie. Kort antwoorden en enkel indien fiscaal relevant.
Scheid adviezen en eigen notities van uw administratie, maakt geen notities in uw eigen administratie
Maak zelf aantekeningen bij een onderzoek, elke dag (wat is er gebeurd, besproken, etc)
Verstrek geen originelen aan de Belastingdienst en maar een scan van de informatie welke door de Belastingdienst wordt meegenomen.
Vooraf en bij einde onderzoek (voor definitieve rapport) adviseur inschakelen en bij bezwaar/ beroep formele zaken (naast materieel) meenemen . Indien gewenst, moment om te “dealen” is bij slotgesprek

Als het boekenonderzoek minder gezellig wordt

Hoewel de meeste boekenonderzoeken in goede harmonie verlopen, kunnen er situaties ontstaan waarin fraudevermoedens een rol spelen. Wees alert op signalen en schakel bij twijfel direct een adviseur of fiscaal advocaat in.

Conclusie en advies boekenonderzoek belastingdienst

Een boekenonderzoek kan ingrijpend zijn, maar met de juiste voorbereiding en deskundige begeleiding kan het proces soepel verlopen. Door proactief te handelen en open te communiceren met de Belastingdienst, kun je veel ongemak voorkomen. Onthoud: een gewaarschuwd ondernemer telt voor twee.

Voor meer informatie of ondersteuning bij een boekenonderzoek, neem gerust contact op met onderstaande fiscalisten. Zij kunnen je bijstaan met expertise en ervaring, zodat je goed voorbereid bent op wat komen gaat.