Telefoonkosten en kosten internet van uw personeelsleden
De telefoonkosten dienen te worden onderscheiden in abonnementskosten en gesprekskosten. Tevens krijgt u in sommige gevallen te maken met mensen met meerdere aansluitingen. Voor wat betreft de vergoedingen voor telefoonabonnementen kan alleen sprake zijn van een belastingvrije vergoeding van een tweede abonnement. Daarbij moet tevens vaststaan dat er sprake is van een meer dan bijkomstig zakelijk belang. Hiervan is sprake als het zakelijke belang meer dan 10% is. De vergoeding van het eerste abonnement kan dus niet belastingvrij. Wel kunnen de als zakelijk aannemelijk gemaakte gesprekskosten belastingvrij worden vergoed (zie hieronder). Onder de kosten van een abonnement vallen ook de bijkomende kosten zoals de aansluitkosten, aansluitkosten in privé-auto.
Internet
Kosten als gevolg van internetverkeer kunnen onbelast worden vergoed bij zakelijk gebruik. Als bij het zakelijk internetten gebruik wordt gemaakt van een telefoonlijn, dan geldt wat hierboven is aangegeven betreffende een normale telefoonlijn en de abonnementskosten. Bij een internetabonnement via de kabel is er geen sprake van gesprekskosten; de kosten kunnen in dat geval geheel onbelast worden vergoed indien aannemelijk wordt gemaakt dat de aansluiting voor 90% of meer ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking wordt gebruikt. Lukt dit niet, dan mag worden aangenomen dat de aansluiting voor 50% ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking wordt gebruikt en mag er 50% onbelast worden vergoed. Indien niet aannemelijk is dat de aansluiting wordt gebruikt voor meer dan 10% voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, dan is de gehele vergoeding belast.
De hierboven genoemde regels gelden ook voor de vergoeding van een ADSL-abonnement. Wordt niet voldaan aan het 90%-criterium, dan wordt gekeken of in ieder geval wordt voldaan aan het 10%-criterium. Is dit inderdaad het geval, dan kan het providergedeelte onbelast worden vergoed en kunnen de gesprekskosten voor de helft onbelast worden vergoed.
Werkkostenregeling en telefoon
Vanaf 2014 valt deze vergoeding verplicht onder de werkkostenregeling, let op, wellicht moet u uw regeling aanpassen.
