Meer controles door de Belastingdienst op zakelijke kosten

De belastingdienst controleer in 2025 en jaren erna extra op de zakelijkheid van aftrekposten van ondernemers en DGA's (meestal van eenmans BV's).

Bent u zelfstandig ondernemer of DGA van uw BV? Dan is dit artikel iets voor u, wij merken namelijk dat sinds dit jaar er meer controles van de belatingdienst zijn op zakelijke kosten. Dit is in 2025 ook zo aangekondigd door de Belastingdienst en wij merken dat dit vlot wordt opgepakt. Deze intensievere controles - waarbij ook de auto van de zaak en onkostenvergoedingen worden meegenomen - worden vlot en via data analyse uitgevoerd.

Waarom de belastingdienst extra gaat controleren in 2025

De Belastingdienst heeft vastgesteld dat veel kleinere ondernemers, ZZPers en DGA's (met 1 persoons BV) bepaalde prive kosten of kosten met een prive en zakelijk karakter als zakelijke kosten ten laste van de winst brengen. De belastingdienst wil dit corrigeren zodat dit minder vaak voorkomt en om hiermee een eerlijker belastingklimaat in Nederland te creeren. Tevens moeten fiscale regels correct worden nageleefd en zijn het aantal boekenonderzoeken in het verleden te beperkt geweest. De nadruk van de onderzoeken ligt dus bij kleinere ondernemingen, holding BV's en DGA bedrijven.

Op deze uitgaven wordt extra scherp gelet door de belastingdienst

De Belastingdienst richt zich voornamelijk op kosten die in de grijze zone tussen zakelijk en privé vallen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Sport- en streamingabonnementen
• Kosten voor onderhoud van de privéwoning
• Vakantiereizen die als zakenreis worden opgevoerd
• Dure etentjes zonder duidelijke zakelijke relatie
  

Hoe gaat de belastingdienst de DGA en ondernemer controleren?

De meeste controles beginnen via een gerichte vragenbrief waarop een gesprek en verkort boekenonderzoek volgt. Tevens wordt voordien een digitaal bestand van de administratie opgevraagd. Voor de selectie wordt bij de Belastingdienst gebruik gemaakt van data analyse en/of afwijkende patronen in aangiftes. De zogenaamde "pakkans" wordt hiermee vergroot en tevens kan met minder inzet van controleurs worden gewerkt (dus meer boekenonderzoeken met minder mensen).

De gevolgen van onjuiste aftrekposten bij ondernemers en DGA 

De belastingdienst zal op grond van de vragenbrief en het digitale bestand van uw administratie de mogelijke gemengde kosten in beeld brengen en vragen om een toelichting. De volgens hiervan zijn de volgende;

• Fiscale correcties (meer inkomstenbelasting / vennootschapsbelasting)
• Uitdeling aan de DGA (box 2 heffing)
• Correctie omzetbelasting
• Boetes (bij opzet / grove schuld tussen de 50% - 100%) van het belastingbedrag
• Bijkomend nadeel : belastingrente

Advies voor ondernemers en DGA's bij boekenonderzoek naar onzakelijke kosten

Het belangrijkste advies voor ondernemers omtrent de zakelijkheid van de kosten binnen een onderneming zijn de volgende:

• Zakelijke en prive uitgaven aan de voorkant scheiden, dus geen prive kosten via de onderneming of BV betalen
• Zakelijke creditcard / pinpas is de basis voor kosten, via deze rekening altijd zakelijke kosten
• Noteer korte toelichting op de factuur met reden zakelijk belang (en eventueel naam leverancier of klant)
• Bewaar bonnen en facturen altijd bij uw administratie (eventueel met email bevestigingen)
• Label kosten op juiste wijze binnen uw administratie op aparte grootboekkaarten (zoals reclame, representatie, relatiegeschenken, etc.)
• Let op het drempelbedrag van € 5.700 voor beperkt aftrekbare kosten
• Check - met uw boekhouder - eens per kwartaal de zakelijkheid van gemaakte kosten
• Laat een externe partij eens per 2 jaar een steekproef uitvoeren naar de fiscale mogelijkheden en risico's. De brengt kosten met zich mee maar kan ook voordelen opleveren (bijvoorbeeld via een fiscale APK)  

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Bepaalde kosten zijn nooit aftrekbaar, hierover is wel het een en ander onduidelijk. De belangrijkste voorbeelden uit de praktijk zijn:

• Sportschool;
• Energiekosten in privé woning ;
• Brandstof privé auto;
• Ziektekosten;
• Kleding (tenzij werkkleding die aan voorwaarden voldoet) ;
• Massage;
• Persoonlijke verzorging.

Wat zijn gemengde kosten?

‘Gemengde kosten’ is een fiscale benaming voor kosten die naast een zakelijk ook een privé-element bevatten. Vanwege dit privé-element zijn deze kosten deels niet aftrekbaar van de winst. Onder gemengde kosten vallen onder andere de kosten van voedsel, drank en genotsmiddelen, de kosten van representatie inclusief recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak en de kosten van congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke.

In plaats van het vaste bedrag, kunt u als ondernemer ook kiezen om een wettelijk vastgesteld percentage niet in aftrek te brengen. De aftrek van deze kosten is in beginsel beperkt tot 80% voor ondernemers in de inkomstenbelasting (20% aftrekbeperking) en tot 73,5%  voor ondernemingen in de vennootschapsbelasting (26,5% aftrekbeperking), zoals bv’s en nv's. Waarom dit verschil is aangebracht blijft een beetje onduidelijk.

Een ondernemer voor de inkomstenbelasting die in een belastingjaar meer aan gemengde kosten uitgeeft dan € 28.000 kan het beste kiezen voor het vaste bedrag, meestal is de 20% voordeliger. Bij de BV ligt deze grens op zo'n € 21.000. Let op dat ook bepaalde kosten die aan werknemers worden vergoed onder de gemengde kostenregeling kunnen vallen (tenzij deze worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel).

Noot fiscaal jurist over boekenonderzoek naar zakelijke kosten bij ondernemer of DGA

De basis voor zakelijke kosten of niet is te vinden bij het het zogenaamde cessna arrest uit 2002 (ECLI:NL:HR:2002:AB2852), dit ging over een tandartsenpraktijk met een vestiging in Italie waarbij de artsen via een vliegtuig hun woonwerk verkeer hebben ingevuld. De redelijke (reële) kosten waren aftrekbaar (de zeer hoge kosten niet).

Voor de aftrekbaarheid is bepalend dat kosten voor de onderneming zijn gemaakt (afgezet tegen privé belangen en interesses). Dat de kosten hoog zijn, maakt in beginsel niet uit, edoch dit kan wel een onzakelijkheid doen vermoeden. Dit speelde bij een uitspraak van de Hoge Raad d.d.14 juni 2002, ECLI:NL:HR:2002:AB2865 die ging het om een uitzendbureau wiens directeur liefhebber was van de paardensport zie ook Gerechtshof Amsterdam d.d. 1 april 2010 ECLI:NL:GHAMS:2010:BM1083.  Deel van de kosten was aftrekbaar omdat de kosten ook betrekking hadden op bevrediging van persoonlijke behoeften van de DGA. Een kantoor luxe inrichten mag dan weer wel.

Een chiropractor met een zoon die graag deelnam aan de kartingsport mocht slechts 25% van de kosten aftrekken van de winst, aldus de rechtbank Arnhem d.d. 7 december 2007 ECLI:NL:RBARN:2005:AU9668. Bij deze uitspraak ging het wel mis en waren zeer beperkt kosten van de kartingsport aftrekbaar (Hoge Raad d.d. 11 mei 2012 ECLI:NL:HR:2012:BW5363). Een DGA met heel veel exclusief auto's ter belegging mocht niet alle kosten aftrekken van de winst (Hoge Raad d.d. 18 april 2008 ECLI:NL:HR:2008:BC9548).

De hoofdregel is dat de aftrekbeperking geldt voor een vast bedrag per jaar (2025 € 5.700), deze drempel mag niet tijdsevendig worden toegepast (zie besluit uit 2020) . De ondernemer mag ervoor kiezen om 20% van de totale gemengde kosten niet ten laste van de winst te brengen, dit is dus even rekenen.

De Hoge Raad schiet de ondernemer ook wel eens tegemoet.  Een ondernemer heeft een eenmanszaak en woont met zijn gezin in Limburg. Hij werkt in 2014 en 2015 in Amsterdam en Tilburg en huurt hier ook tijdelijk woonruimte. Zijn kosten voor het ontbijt, lunch en diner trekt hij af van de winst, rekening houdende met de beperking (in dat jaar was 73,5% aftrekbaar). Het Gerechtshof is van mening dat de eigen verteerkosten geen ondernemingskosten zijn, dit omdat deze een overheersend prive karakter hebben.  De Hoge Raad komt op 18 oktober 2024 tot een andere uitspraak (ECLI:NL:HR:2024:1472). De verteerkosten hangen samen met het zakelijke verblijf in andere plaatsen, deze zijn in beginsel gericht op de zakelijke belangen van de onderneming. Dit zou anders kunnen zijn als de kosten uitsluitend een privé karakter hebben of in de privé sfeer hun oorsprong vinden. De enkele omstandigheid dat kosten van maaltijden buiten de deur hoger zijn dan die van maaltijden die thuis worden bereid en genuttigd, brengt niet mee dat de aanleiding voor het belopen van die kosten uitsluitend in de privésfeer is gelegen, het zijn immers gemengde kosten. Er is ook geen sprake van bevrediging van persoonlijke behoeften van Henk.  De kosten (ruim € 7.000) zijn gewoon aftrekbaar (voor 73,5%). Bij een wanverhouding tussen gemaakte kosten en het nut kan de inspecteur stellen dat een deel van de kosten niet aftrekbaar is (de redelijk denkende ondernemer). Van een dergelijke wanverhouding was in 2009 geen sprake toen een tandarts € 60.000 had uitgegeven aan een opleiding om zich persoonlijk en zakelijk beter te ontwikkelen als tandarts.

Wordt er bij u een boekenonderzoek aangekondigd of krijgt u een vragenbrief, schakel direct een deskundige in en ga niet zelf in overleg met de belastingdienst (ook als u denkt "ik doe niks fout".. want dit denken vele (of bijna alle) ondernemers en DGA's. Stuur gerust een e-mail voor vooroverleg of een checklist "wat moet ik doen bij een boekenonderzoek en wat niet".