Actueel fiscaal nieuws over Corona

print sitemap zoeken disclaimer contact

Vacatures
U bevindt zich hier : Kennisbank Loonbelasting Kostenvergoedingen Reiskostenvergoeding nu en 2021

Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Het komt momenteel veel terug in de media. Werknemers die thuiswerken krijgen vanaf 1 januari 2021 geen reiskostenvergoeding meer voor de dagen die zij thuiswerken. Werkgevers die de reiskostenregeling te laat aanpassen kunnen worden geconfronteerd met naheffingsaanslagen en boeten. Werknemers die na 1 januari 2021 ten onrechte reiskostenvergoedingen ontvangen kunnen, net als nu al het geval is bij andere bovenmatige vergoedingen, worden geconfronteerd met het bestempelen van deze vergoeding als bruto loon, met alle gevolgen van dien. Maar hoe werkt de (vaste) reiskostenvergoeding nu precies?

Hoe werkt de reiskostenvergoeding?

Onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling is de vergoeding voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking opgenomen. Hieronder valt ook woon-werkverkeer. OV-kosten mogen tot de werkelijke kosten worden vergoed. Reiskosten gemaakt met andere vervoersmiddelen dan het OV mogen worden vergoed tot € 0,19 per kilometer. Een hogere vergoeding betalen is wel mogelijk, maar niet onder de gerichte vrijstelling. Dat betekent dat de werkgever het deel van de vergoeding dat € 0,19 te boven gaat, actief moet aanwijzen voor de vrije ruimte of als bruto loon aan de werknemer dient toe te kennen.

Vaste reiskostenvergoeding

De hoofdregel is dat de vergoeding wordt toegekend naar werkelijk afgelegde kilometers. Dat is ook goed verklaarbaar. De reiskostenvergoeding is bedoeld als vergoeding voor gemaakte kosten. Echter, van iedere werknemer consequent bijhouden of deze al dan niet op bepaalde dagen aanwezig is, kan een behoorlijke administratieve last vormen. Daarom kent de wet een tegemoetkoming in de zin van de vaste reiskostenvergoeding.

Hoe werkt de vaste reiskostenvergoeding?

Indien de werknemer op ten minste 128 dagen per jaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, mag de reiskostenvergoeding worden berekend alsof de werknemer dit 214 dagen per jaar doet. Het idee hierachter is dat 214 dagen ongeveer strookt met het aantal dagen dat een voltijd werknemer in een jaar werkt. De veronderstelling daarbij is dat de voltijd werknemer op vijf dagen woon-werkkilometers maakt. Kortdurend ziekteverzuim en vakantieperioden zijn in de 214 dagenperiode reeds verdisconteerd. De vergoeding op basis van 214 dagen wordt naar evenredigheid verminderd indien de werknemer op minder dan vijf dagen per week de reiskosten heeft. Let hier goed bij op! Het gaat niet om het aantal arbeidsuren, maar om het aantal werkdagen.

Nacalculeren van reiskosten

Indien de werknemer meer dan 75 kilometer enkele reis woon-werkverkeer heeft, moet u de vaste vergoeding jaarlijks nacalculeren. Dit houdt in dat u controleert of de uitbetaalde vergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane vergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers. De nacalculatie dient u te verwerken in de laatste loonaangifte van het jaar (periode 12 of 13).

Zieke werknemers hebben in beginsel geen reiskosten. Indien zij een vaste vergoeding krijgen, zijn er daarom grenzen gesteld aan de doorbetaling van de vaste reiskostenvergoeding. De doorbetaling mag hooguit doorlopen tot het eind van de maand volgend op de maand die loopt op het moment van ziekte. Indien de werknemer dus op 13 maart ziek wordt, kan de vergoeding uiterlijk voor april nog worden uitbetaald. Na een betermelding bij langdurige ziekte mag de vergoeding pas weer in de maand volgend op de betermelding worden betaald. In de praktijk gaat dit nog te vaak niet (helemaal) goed.

Corona en reiskostenvergoeding

Sinds de corona-uitbraak werken veel werknemers verplicht thuis. Het aantal reisbewegingen is daarmee sterk afgenomen. In de systematiek van de reiskostenvergoedingen krijgen werknemers die de vergoeding doorbetaald krijgen dus kosten vergoed die zij niet maken. Het fiscale gevolg zonder een uitzondering te maken is dat de werkgever de vergoeding (deels) moet aanpassen of tot het bruto loon moet gaan rekenen. Bij Besluit is voor de corona-periode een goedkeuring afgegeven. De goedkeuring houdt in dat voor het jaar 2020 de werkgever voor het uitbetalen van de reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeft te verbinden aan de wijzigingen in het reispatroon van de werknemer. Dit geldt ook voor een vergoeding op basis van nacalculatie. De goedkeuring is alleen van toepassing op vergoedingen die op 12 maart 2020 reeds bestonden.  

Na de uitzondering: reiskostenvergoeding 2021

Per 1 januari 2021 is de goedkeuring uit het Besluit niet meer van toepassing. Dat betekent dat de vaste reiskostenvergoedingen bij onveranderd reisgedrag door bijvoorbeeld thuiswerken (deels) tot het bruto loon gerekend moet worden. Indien wordt gekozen voor instandhouding van de vaste reiskostenvergoeding via het bruto loon, dienen de loonheffingen hierop te worden ingehouden en afgedragen. Dit kan de bedrijfskosten behoorlijk verhogen. Bij instandhouding door het brengen van de vergoeding in de vrije ruimte dient acht te worden geslagen op het gebruikelijkheidscriterium en de omvang van de vrije ruimte. Hier moet vooraf naar gekeken worden.

Aangezien de (vaste) reiskostenvergoeding ziet op de kosten die deze werknemers niet meer maken, is het stopzetten van de vergoeding onzes inziens verdedigbaar uit werkgeversoogpunt.   

En andere vaste kostenvergoedingen dan?

Bovenstaande is geschreven voor de reiskosten, maar geldt ook voor andere vaste kostenvergoedingen van werknemers die meer dan voorheen thuiswerken. Kostenvergoedingen (en de WKR in het algemeen) zijn bij een belastingcontrole veel gecontroleerde punten. Laat u daarom tijdig adviseren en krijg grip op uw kostenvergoedingen.

Noot van de adviseur

Sommige media brengen het wegvallen van (een deel van) de reiskostenvergoeding als financiële achteruitgang voor de werknemer. Echter, een reiskostenvergoeding ziet op kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt. De werknemer die in 2021 deze kosten nog maakt, kan deze op dezelfde wijze als nu vergoed krijgen. Het wegvallen van een vergoeding speelt alleen bij werknemers die geen kosten / kilometers maken. Dat de vergoeding bij de afwezigheid van reiskosten kon worden doorbetaald zonder verdere fiscale consequenties, is een extraatje geweest van de overheid.

Daarnaast is het zo dat de werknemer die zijn kilometers vergoed krijgt tegen de maximale gerichte vrijstelling van € 0,19 per kilometer niet geheel gecompenseerd wordt. De werkelijke kosten per kilometer zijn vrijwel altijd hoger dan € 0,19. Woon-werkkilometers kosten de werknemer normaliter dus geld, waarvoor zij slechts deels worden gecompenseerd. Deze kosten is de werknemer bij thuiswerken goeddeels kwijt. Er valt derhalve zelfs een standpunt in te nemen dat de werknemer er op vooruitgaat, als gevolg van het wegvallen van een deel van de kosten. 

Hebt u vragen over (reis)kostenvergoedingen en thuiswerken?

Vul uw naam en telefoonnummer in en wij nemen contact met u op.


Meer weten van reiskostenvergoeding nu en 2021



Auteur(s) van reiskostenvergoeding nu en 2021


D. van der Veen (Dennis).
Belastingadviseur ,

088 027 00 50
d.vanderveen@jongbloed.tv

Jongbloed Fiscaal Juristen N.V.
Marthalaan 5
7511 AZ Enschede
, Overijssel

R. Begari (Remi).
Belastingadviseur,

088 027 00 00
r.begari@jongbloed.tv

Jongbloed Fiscaal Juristen N.V.
Marthalaan 5
7511 AZ Enschede
, Overijssel

Laatste update : 13-11-2020
Dit artikel (of blog of voorbeeldovereenkomst) is met aandacht en zorgvuldigheid geschreven, maar bevat informatie van algemene en informatieve aard. De informatie in dit artikel kan, afhankelijk van de omstandigheden van uw specifieke geval, niet of verminderd van toepassing zijn. De informatie in dit artikel dient derhalve niet als fiscaal/juridisch advies te worden beschouwd. Jongbloed Fiscaal Juristen N.V. en of haar vestingen/ deelnemingen aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit het artikel.

Deel deze pagina

U bevindt zich hier : Kennisbank Loonbelasting Kostenvergoedingen Reiskostenvergoeding nu en 2021

Jongbloed Fiscaal Juristen - Disclaimer - Zoeken - Sitemap