Personeelsfeesten en belastingen
Personeelsfeest 2020: 1,5 meter maar onbelast
In de ‘tweede golf’ van COVID-19 is een personeelsfeest wellicht niet het eerste waaraan wordt gedacht. Maar er komt uiteraard na strengere maatregelen ook weer meer versoepeling als het aantal besmettingen afneemt of uiteindelijk als er een vaccin is. Vanaf dat moment kunt u, wellicht nog met enige extra voorwaarden, weer denken aan een personeelsfeest. Maar hoe zat het ook al weer met de fiscale behandeling van personeelsfeesten?
Personeelsfeest loonbelasting
Personeelsfeest op eigen locatie belastingvrij
Voor de loonheffingen is van belang op welke locatie uw personeelsfeest plaatsvindt. Vindt het feest plaats ‘op de werkplek’, dit wil zeggen een werklocatie van de werkgever, dan is sprake van een nihilwaardering.
Personeelsfeest op externe locatie
Vindt het personeelsfeest op een andere (externe) locatie plaats, dan is sprake van loon. De werkgever kan er echter voor kiezen dit loon aan te wijzen als eindheffingsloon en onder te brengen in de zogenoemde vrije ruimte van de werkkostenregeling (2020: 3% van het fiscale loon tot € 400.000 en 1,2% daarboven).
Maaltijden tijdens personeelsfeest
Wordt er tijdens het personeelsfeest ook gegeten? Ook voor deze kosten is de locatie van het feest van belang voor de fiscale behandeling.
Voor maaltijdens tijdens feesten op de werkplek rekent u het normbedrag (2020: € 3,35 per maaltijd) tot het loon. De werkgever mag er voor kiezen het normbedrag van de maaltijdkosten aan te wijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Bij maaltijden op een externe (feest-)locatie moet de werkgever ook een bedrag tot het loon rekenen. Nu geldt er echter geen normbedrag, maar is de factuurwaarde inclusief BTW het uitgangspunt. Ook nu kan er voor worden gekozen de looncomponent op te nemen in de vrije ruimte van de werkkkostenregeling.
Conclusie personeelsfeest en belastingen
Conclusie is dan ook dat personeelsfeesten op de werkplek voor de heffing van loonbelasting voordeliger zijn dan feesten op een externe locatie. Immers, op de werkplek geldt voor het feest een nihilwaardering en voor eventuele maaltijden een normbedrag. Voor de externe locatie kan het weliswaar onder het bereik van de vrije ruimte worden gebracht, maar als deze ruimte niet voldoende is, is de werkgever over het surplus 80% eindheffing verschuldigd.
Personeelsfeest BTW
De BTW op de kosten voor personeelsfeesten is aftrekbaar als voorbelasting als op het personeelsfeest alleen werknemers aanwezig zijn. Komen er ook relaties of klanten, dan is de BTW voor dit deel niet aftrekbaar.
De kosten mogen voor de BTW niet uitkomen boven een bedrag van € 227 per werknemer, anders kan de BTW niet worden afgetrokken (het Besluit Uitsluiting Aftrek, het BUA).
Sinterklaasfeest en belastingen
Als u een sinterklaasfeest voor kinderen van uw werknemers gaat organiseren, zijn er 2 mogelijkheden:
- Feest op de werkplek: het feest is een normale voorziening en niet ongebruikelijk. De consumpties kunt u op nihil waarderen. Als de kinderen een cadeau krijgen, dan moet de werkgever dit als loon aanmerken. Eindheffing is mogelijk.
- Feest op externe locatie: de waarde van het feest (factuur van de kosten) en de cadeautjes voor de kinderen moeten als loon voor de werknemers worden gezien. Eindheffing is mogelijk.
Buitenlandse reizen en belastingheffing
In de praktijk zie je allerlei personeelsfeesten voorbij schieten. De factuurwaarde van een personeelsreis moet als loon worden aangemerkt. De werkgever kan dit loon als eindheffingsloon aanwijzen. Wellicht dat de regeling dienstreizen voor ambtenaren een mogelijkheid kan bieden, als uw werknemers qua uitgaven vergelijkbaar zijn met de ambtenaar, mag u als werkgever deze regeling toepassen (paragraaf 20.1.1 handboek loonheffingen).
De regeling voor zakenreizen is anders, deze hoeven niet altijd als loon te worden gezien. Het programma van de zakenreis is van essentieel belang.
Enkele voorbeelden uit de praktijk:
- Hof Den Bosch (april 2002): een importeur organiseert voor dealers een reis naar exotische oorden, vertegenwoordigers waren gastheer. Met uitzondering van een beperkt bedrag was de reis onbelast.
- Hoge Raad (december 2002): werknemers die tegen kostprijs een vakantiehuis kunnen huren betreft normaal loon (in natura).
- Hof Den Haag (april 2003): reis met verplicht programma en zakelijke elementen is onbelaste personeelsreis.
- Hof Den Bosch (januari 2004): reis voor management team en partners naar Zuid Afrika vormde loon (in natura) en was belast.
- Hoge Raad (januari 2006): werkgever huurt een vliegtuig voor personeel en klanten. Waardering van loon in natura volgens normale vliegtarieven en niet de hogere kosten van het vliegtuig.
