Fiets van de zaak: fiscale spelregels en praktische aandachtspunten voor werkgevers
De fiets van de zaak is inmiddels een goed alternatief voor de auto. Werkgevers zetten fietsen in om werknemers duurzaam te laten reizen, de bereikbaarheid te verbeteren en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden. Tegelijkertijd roept de regeling regelmatig vragen op. Wanneer is sprake van een fiscale bijtelling? Wanneer juist niet? En wat moet u als werkgever vastleggen om discussie met de Belastingdienst te voorkomen?
In dit artikel lichten wij de regeling voor de fiets van de zaak stap voor stap toe, met aandacht voor de huidige regels, de recente wetswijzigingen en de praktische aandachtspunten.
De fiets van de zaak: het uitgangspunt
Sinds 1 januari 2020 geldt voor de fiets van de zaak een forfaitaire regeling. Stelt u als werkgever een fiets ter beschikking aan een werknemer, dan wordt in beginsel aangenomen dat de fiets ook privé wordt gebruikt. Hiervoor geldt een vaste bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs per jaar.
Deze regeling is vastgelegd in artikel 3.20a Wet IB 2001 en artikel 13ter Wet LB 1964. Het voordeel van deze systematiek is duidelijkheid: het maakt niet uit hoeveel kilometers privé worden gereden en tegenbewijs is niet mogelijk. De wetgever heeft bewust gekozen voor deze eenvoud, omdat privégebruik van een fiets lastig controleerbaar is.
Belangrijk om te benadrukken is dat de fietsregeling losstaat van de auto van de zaak. Een werknemer kan dus tegelijkertijd een auto én een fiets van de zaak hebben.
Wanneer speelt de bijtelling van 7% bij een fiets van de zaak?
In de praktijk geldt de bijtelling met name in situaties waarin de werknemer de fiets gewoon mee naar huis mag nemen en deze ook privé kan gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan:
- een (elektrische) fiets die structureel thuis wordt gestald;
- een fiets die naast woon-werkverkeer ook voor privé wordt gebruikt.
In die gevallen wordt het privévoordeel forfaitair belast via de bijtelling van 7%. Als werkgever kunt u ervoor kiezen om deze bijtelling te verwerken in de loonheffingen, of om het voordeel onder te brengen in de werkkostenregeling.
Geen bijtelling bij beperkt of geen privégebruik fiets van de zaak
De wetgever heeft onderkend dat er ook situaties zijn waarin een fiets feitelijk niet privé wordt gebruikt, terwijl formeel wel sprake is van een terbeschikkingstelling. Om onbedoelde belastingheffing te voorkomen, is in het Belastingplan 2026 een belangrijke verduidelijking opgenomen, die met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 geldt.
Fiets niet of slechts incidenteel thuis gestald
Voor een fiets van de zaak geldt een bijtelling van nihil als de fiets:
- niet of slechts incidenteel (niet meer dan 10%) bij het woon- of verblijfadres van de werknemer wordt gestald; en
- gedurende die tijd niet privé ter beschikking staat aan de werknemer.
Daarbij is doorslaggevend of de werknemer beschikkingsmacht heeft over de fiets. Wordt de fiets bijvoorbeeld voor de woning geplaatst en neemt de werknemer de sleutel mee naar binnen, dan is sprake van stalling bij het woonadres. Wordt de fiets daarentegen via een app “ingeleverd” en is deze daarna niet langer exclusief beschikbaar, dan is dat juist géén stalling bij het woonadres.
Deze verduidelijking is vooral relevant voor:
- deelfietsen en hubfietsen;
- fietsen die uitsluitend worden gebruikt voor het laatste deel van het woon-werkverkeer, zoals een OV-fiets.
In deze gevallen wordt geen privégebruik verondersteld en blijft de bijtelling achterwege.
De rol van de werkkostenregeling bij een fiets van de zaak
Ook als de standaard bijtelling van toepassing is, biedt de werkkostenregeling (WKR) ruimte om de fiscale last anders vorm te geven. U kunt ervoor kiezen om het voordeel van de fiets aan te wijzen als eindheffingsloon.
Concreet betekent dit dat:
- de werknemer geen loonbelasting betaalt over de bijtelling;
- het voordeel ten laste komt van uw vrije ruimte.
Of dit aantrekkelijk is, hangt af van de beschikbare vrije ruimte binnen uw organisatie. Is deze (bijna) volledig benut, dan kan aanwijzing in de WKR alsnog leiden tot extra belastingheffing.
Vastleggen van afspraken bij fiets van de zaak: essentieel in de praktijk
In situaties waarin u géén bijtelling wilt toepassen, is het zorgvuldig vastleggen van afspraken van groot belang. De Belastingdienst zal bij een controle willen zien dat:
- duidelijk is afgesproken dat de fiets niet of slechts bijkomstig privé mag worden gebruikt;
- is vastgelegd waar en hoe de fiets wordt gestald;
- de regeling consequent wordt nageleefd.
Let op: bij een onjuiste toepassing van de regeling kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag en eventueel een boete opleggen. Aangezien de werkgever inhoudingsplichtige is voor de loonheffingen, ligt de verantwoordelijkheid voor een correcte toepassing doorgaans bij de werkgever. Alleen bij aantoonbare opzet of misleiding door de werknemer kan de werkgever dit intern op de werknemer verhalen.
Wij adviseren daarom om deze afspraken op te nemen in een fietsregeling, een addendum bij de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
Kilometervergoedingen en alternatieve routes bij fiets van de zaak
Kilometervergoeding bij niet-gebruik van de fiets van de zaak
Op dagen dat de ter beschikking gestelde fiets niet wordt gebruikt, mag u als werkgever een onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer verstrekken voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer.
Privéfiets van de werknemer
Gebruikt een werknemer zijn eigen fiets, dan geldt dezelfde onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer, mits deze correct wordt aangewezen als gerichte vrijstelling binnen de WKR.
Sparen voor een fiets van de zaak
In de praktijk zien wij ook constructies waarbij werknemers via een cafetariasysteem of een renteloze personeelslening sparen voor een fiets. Mits goed ingericht, kan dit fiscaal neutraal plaatsvinden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
Wat controleert de belastingdienst bij een boekenonderzoek bij de fiets van de zaak?
De belangrijkste onderdelen die de belastingdienst controleert bij een fiets van de zaak zijn:
- Feitelijk gebruik met de fiets
- Stalling van de fiets bij de werknemer
- Contractuele afspraken tussen werkgever en werknemer inzake de fiets van de zaak
- Aanwezigheid van een zogenaamde fietsregeling
Aandachtspunten voor werkgevers bij een fiets van de zaak
De fiets van de zaak biedt veel mogelijkheden, maar vraagt ook om zorgvuldigheid. Enkele aandachtspunten op een rij:
- beoordeel vooraf of sprake is van (mogelijk) privégebruik;
- leg afspraken over misbruik en stalling schriftelijk vast;
- maak een bewuste keuze tussen bijtelling of toepassing van de WKR;
- houd rekening met de terugwerkende kracht tot 1 januari 2020.
Heeft u vragen over de toepassing van de fietsregeling binnen uw organisatie of wilt u sparren over de meest gunstige inrichting? Wij denken graag met u mee.
