Een privéagenda is geen administratie

Wie een onderneming drijft moet een administratie voeren, die bewaren en ter beschikking stellen als de belastinginspecteur daarom vraagt. In de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is dat tamelijk ruim ingevuld. Begeleiding tijdens een boekenonderzoek door een fiscaal jurist is essentieel, hiermee weet u precies wat uw rechten en plichten zijn en wat u wel en vooral niet moet doen bij vragen van de belastingdienst. In dit artikel gaan we dieper in op de administratieplicht en de grenzen van de bevoegdheden van de belastingdienst. In een eerder artikel schreven we al over een uitspraak van de Hoge Raad over "de agenda", in dit artikel doen we dit nog eens dunnetjes over.

Administratieplicht bij boekenonderzoek van de belastingdienst

In artikel 52 AWR is de administratieplicht opgenomen. De administratie moet zodanig zijn ingericht: ”dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken”. Een praktisch onhaalbare norm. In de praktijk wordt die soep niet zo heet gegeten, maar wel heel warm, waaraan menig ondernemer de tong brandt, zie bijvoorbeeld de uitspraak van de Hoge Raad inzake detailgegevens van een bestelling bij een chinees restaurant (Hoge Raad 21 maart 2008). De bewaarplicht van deze gegevens is in artikel 52, vierde lid, AWR bepaald op in principe 7 jaar.

In artikel 47 AWR is de informatieplicht aan de belastinginspecteur opgenomen, zie hiertoe de uitspraak van de Hoge Raad waarbij wordt gesproken over een zeer ingrijpend dwangmiddel als een inspecteur onderzoeksbevoegdheden zou instellen nadat er beroep bij een belastingrechter is ingesteld (Hoge Raad 10 februari 1988), in de fase van een fiscale procedure zijn partijen gelijken van elkaar en moet er rekening worden gehouden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.  Verstrekt moeten worden “de gegevens en inlichtingen … welke voor de belastingheffing te zijnen aanzien van belang kunnen zijn”. Wederom een ruime norm. Het moet niet van belang zijn, het zou van belang kunnen zijn. De vraag of gegevens en inlichtingen van belang kunnen zijn moet worden beantwoord naar objectieve redelijkheidsnormen, zie hiertoe Hoge Raad 8 januari 1986.

De privéagenda bij een boekenonderzoek van de belastingdienst

De casus inzake de prive agenda

In een recente casus (Hoge Raad d.d. 5 april 2024) voerde meneer Boek-Houder uit Emmen (hierna B) een organisatie-, accountants- en (belasting)adviesbureau waarin hij onder meer voor een vast bedrag ook de belangaangiften verzorgde voor mensen in zijn vriendenkring. Op een gegeven moment krijgt meneer B een boekenonderzoek van de belastingdienst. Tijdens een bespreking geeft hij aan dat hij afspraken met die particulieren in zijn privéagenda noteerde, en in die agenda ook het aantal per week ingediende aangiften noteerde.

U voelt hem aankomen: de belastinginspecteur wil die agenda inzien. De heer B weigert dat en stelt dat het om privéafspraken gaat. Overigens heeft hij de agenda’s ook niet bewaard. Het spel komt op de wagen. Zoals gebruikelijk in dit soort zaken neem de belastinginspecteur een beschikking waarin deze vaststelt dat meneer B niet aan zijn informatieverplichting voldoet (artikel 52a AWR). Als dat vast komt te staan vindt de zogenoemde verzwaring en omkering van de bewijslast plaats. Dan moet meneer Br bewijzen dat de aanstaande belastingaanslag te hoog is (artikel 25 AWR). Een schier onmogelijke taak.

Wat zegt de rechter over de prive agenda bij een boekenonderzoek van de belastingdienst?

Uiteindelijk is het aan de Hoge Raad om te oordelen of de privéagenda moet worden verstrekt en wat daarvan de consequenties zijn. Het begint hoopvol:

• “Op zichzelf beschouwd leidt het niet-verstrekken van gegevens … waarover de belastingplichtige niet of niet meer beschikt en ook niet kan beschikken, niet tot schending van de … informatieverplichting. Dit is niet anders indien de belastingplichtige niet meer over de gevraagde gegevensdragers beschikt omdat hij deze niet heeft bewaard.”

Wat ik niet heb, hoeft ik niet te geven. Maar dan

• “Op grond van artikel 54 AWR wordt de administratieplichtige die niet … voldoet aan …47… AWR neergelegde verplichting gegevensdragers…voor raadpleging beschikbaar te stellen, … geacht niet volledig te hebben voldaan aan een bij of krachtens artikel 52 AWR opgelegde verplichting, tenzij aannemelijk is dat … het gevolg is van overmacht.”

Een rechtsvermoeden dus, dat je niet aan je verplichtingen hebt voldaan. Tenzij dat het gevolg is van overmacht.

Het Hof had al vastgesteld dat:

• (i) de privéagenda van belang zouden kunnen zijn, aangezien afspraken voor het verzorgen van belastingaangiften voor mensen in de vriendenkring in de privéagenda stonden;
• (ii) vergoedingen voor het verzorgen van belastingaangiften zijn ontvangen en dus niet kan worden gezegd dat het doen van die aangiften uitsluitend in de privésfeer plaatsvindt;
• (iii) zelfs als er geen vergoeding wordt ontvangen, kan de privéagenda nog steeds van belang zijn voor de belastingheffing, juist in verband met een eventuele controle of al dan niet vergoedingen worden ontvangen; en
• (iv) de privéagenda niet is bewaard, komt voor rekening en risico van meneer B. Houder.

Daarmee behoorde de privéagenda tot de administratie en moest die aan de belastinginspecteur worden verstrekt. Dat de privéagenda er niet (meer) is, is niet het gevolg van overmacht. De rechtbank had hier eerder ook al naar gekeken.

De facto loopt meneer B daarmee hoogstwaarschijnlijk tegen de omkering en verzwaring van de bewijslast aan. Dat hangt af van een technisch dingetje. Het Hof heeft in het midden gelaten of meneer B niet meer over de agenda beschikt. In zijn uitspraak heeft het Hof meneer B nog vier weken gegeven om aan het verzoek van de belastinginspecteur te voldoen. Die termijn eindigt vier weken na het arrest van de Hoge Raad. Meneer B heeft dus nog die tijd om de privéagenda alsnog ergens op te duikelen.

Advisering fiscaal jurist inzake boekenonderzoek en fiscale procedure

Buiten kijf is dat ook een adviseur zich aan de regels moet houden. Vanzelfsprekend is er wat voor te zeggen, dat een privéagenda privé is en moet blijven. Eenieder heeft recht op privacy en het respecteren van diens persoonlijk levenssfeer. Die aspecten, het recht op een redelijke afweging van ieders belangen en het proportionaliteitsvereiste (hoe groot kan het belang zijn bij een paar vrienden tegen € 95 tot € 100) kunnen op zich meebrengen dat niet iedere aantekening in een privéagenda leidt tot de verplichting die agenda tot de administratie te rekenen en te delen met de belastinginspecteur.

Kennisname van de uitspraken van de rechtbank, het Hof en de Hoge Raad geven ons het gevoel dat er iets meer aan de hand is. Meneer B lijkt eerder principieel dan pragmatisch. Niet alleen weigert hij inzage, maar doet ook een AVG-verzoek en een WOO-verzoek. Daarnaast wraakt hij zowel de raadsheren van het Hof als die van de Hoge Raad (vruchteloos, overigens).

Als je scherp aan de wind zeilt, loop je het risico dat de rechter weinig ruimte laat de feiten soepel in jouw voordeel te waarderen en de eerder de streep in het zand wat duidelijker trekt qua administratieve verplichtingen. Zeker bij professionals. Een element dat een rol kan spelen, is dat de wet de mogelijkheid biedt bepaalde delen die privé zijn (dat zal het overgrote deel zijn) onleesbaar te maken (artikel 8:29 Awb).

Weliswaar is er met dit arrest weer wat meer duidelijkheid over de administratieplicht maar meneer B. Houder heeft zijn collega-adviseurs (en alle ander belastingplichtigen) een slechte dient bewezen. Bij elke vastlegging van zakelijke gegevens in privéstukken, zal de Pavlov-reactie van de belastinginspecteur zijn: laat alles maar zien dan. En de rechter zal hem daarin sneller volgen. Hoever mag de belastingdienst gaan bij een verzoek om informatie?

Fiscaal advies inzake uw administratie, agenda en e-mail

Zorg voor een goede en afgescheiden administratie! Voor u het weet zit uw privéagenda of prive e-mail erbij. Heeft u strikt gescheiden agenda’s, e-mail en de zakelijke stukken apart van de privézaken? Ook digitaal, of heeft u zowel uw privéagenda als zakelijke agenda op de telefoon staan (en staan de afspraken ook weleens in de andere agenda)…? Krijgt u vragen over uw administratie, hoe eenvoudig die ook lijken, neem contact met ons op.

Bron inzake administratieplicht en prive agenda

• Hoge Raad 8 januari 1986, ECLI:NL:HR:1986:AW8125, zijn gevraagde inlichtingen - op zichzelf beschouwd - van belang voor de belastingheffing van een belastingplichtige of niet?  
• Hoge Raad 10 februari 1988, ECLI:NL:HR:1988:ZC3761, spreekt van ‘zeer ingrijpende dwangmiddelen’
• Hoge Raad 21 maart 2008, ECLI:NL:HR:2008:BC7256, waarin de Chinees de detailgegevens van de bestellingen in zijn administratie moest opnemen en bewaren. 
• Hoge Raad 5 april 2024, ECLI:NL:HR:2024:528 inzake het niet verstrekken van een (niet bewaarde) prive agenda met zakelijke afspraken.