Slechte rittenregistratie en geen bijtelling

Kleine foutjes in de kilometeradministratie resp. vastlegging zijn geen probleem. U mag uw kilometeradministratie vaststellen op grond van een (elektronische) agenda van waaruit u de ritten gaat vastleggen in een rekenbestand (excel). Kleine foutjes zijn geen probleem als u hiervoor maar een helder en duidelijk verhaal hebt. De rittenregistratie is een middel om de kilometers duidelijk te krijgen, niet een doel op zich. Ander bewijs of een verklaring kan ook meewegen.

Geen bijtelling ondanks slechte rittenregistratie

Henk is manager en beschikt over een auto van de zaak in 2011. Er is een kilometerregistratie bijgehouden die niet volledig voldoet aan de norm. De begin- en eindstand van de rit ontbreken en ook een omschrijving van de gereden route. Henk houdt de ritten bij in zijn telefoon (elektronische agenda) en 's avonds worden de ritten ingevoerd in een excel-bestand. De beginstand wordt geregistreerd en de ritten ook. De kilometers worden vervolgens over de ritten verdeeld, meestal met vaste afstanden voor gebruikelijke ritten. De overige ritten worden niet bepaald op grond van de werkelijke kilometers, maar via een routeplanner op internet. De beginstand en eindstand van de dag staan echter wel vast (worden in de agenda gezet).

De inspecteur stelt:

• Er is niet per rit geregistreerd.
• Geen omschrijving van de route.
• Geen omschrijving van omrijkilometers.
• Kilometeradministratie voldoet niet aan de voorwaarden.

De Rechtbank en het Gerechtshof zijn het met de uitleg van Henk eens. Geen bijtelling ! Voor de afwijkingen die de inspecteur aangeeft heeft Henk een logische en plausibele verklaring.

Standpunt inspecteur omtrent kilometerregistratie

Ingevolge artikel 13bis, zevende lid van de Wet, in samenhang bezien met artikel 3.13, eerste lid, van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, moet de rittenregistratie ten minste de volgende gegevens bevatten:

• Datum rit.
• Beginstand en eindstand van de kilometerteller per rit.
• Beginadres en eindadres.
• De gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke.
• Het karakter van de rit.

Hieraan wordt volgens de inspecteur niet voldaan (is feitelijk ook zo) en dus wordt er een aanslag opgelegd. De rechter is er snel klaar mee. Okee, wet is wet, maar kleine foutjes met een logische verklaring kunnen geen probleem zijn. De rechter komt tot de volgende conclusie:

• Het Hof acht de beslissing van de Rechtbank, ook waar het gaat om de overwegingen, juist en neemt deze over. Ter toelichting overweegt het Hof dat de Rechtbank terecht heeft geoordeeld dat belanghebbende is geslaagd in het bewijs dat de auto in 2011 op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. De Rechtbank komt tot haar oordeel kennelijk lettend op het bepaalde in artikel 13bis, lid 4, van de Wet op de loonbelasting 1964, dat wil zeggen niet zo zeer op basis van de aldaar bedoelde rittenregistratie, als wel aan de hand van de als "anderszins" te kenschetsen door belanghebbende ingebrachte bewijsmiddelen.
• Deze door de Rechtbank gegeven invulling aan de bewijspositie van belanghebbende alsook de waardering en de vervolgens getrokken conclusie acht het Hof overtuigend. In dat verband zij opgemerkt dat belanghebbende een zorgvuldige analyse heeft gegeven van de beschikbare gegevens, dat de Inspecteur niet alleen de door belanghebbende aangedragen inhoudelijke argumentatie niet afdoende heeft weersproken maar ook ter zitting verschillende keren heeft verklaard het zeker niet uit te sluiten dat belanghebbende de auto in 2011 op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt.
• Verder kan het Hof zich, gelet ook op de aan belanghebbende in het hoorgesprek gedane mededelingen (zie 3.9), de stellingname in de stukken en het optreden ter zitting, niet aan de indruk onttrekken dat de Inspecteur hij heeft ter zitting daaromtrent desgevraagd geen uitsluitsel kunnen geven de in de wettelijke bepalingen opgenomen rittenregistratie als doel beschouwt en niet als middel, zoals ook uit de onder de feiten weergegeven informatie rond de aanvraag van de aldaar genoemde verklaring moet worden afgeleid, voor belastingplichtigen te bewijzen dat op kalenderjaarbasis voor minder dan 500 kilometer per jaar van de auto gebruik wordt gemaakt voor privédoeleinden.

Kilometeradministratie en uitspraak rechters

De Rechtbank Den Haag is het op 28 januari 2014 met belastingplichtige eens. Hoewel de kilometeradministratie niet helemaal aan de eisen voldoet, is deze wel rechtsgeldig. Het Gerechtshof in Den Haag is het op 16 januari 2015 met belastingplichtige (en de Rechtbank) eens.

Wel bijtelling bij slechte rittenregistratie

Een werknemer die een auto van de zaak rijdt is door de rechtbank in het ongelijk gesteld in een kwestie waarbij een rittenregistratie niet aan de vereisten voldeed. Volgens de rechtbank moet de rittenregistratie de volgende onderdelen bevatten:

1. merk, type en kenteken auto
2. periode ter beschikking stelling van de auto
3. per rit : (a) datum (b) begin en eindstand (c) beginadres (d) eindadres (e) gereden route indien deze afwijkt van meest gebruikelijke route (f) karakter van de rit (prive of zakelijk).

In deze procedure stond centraal dat de adressen van de bestemmingen ontbraken en de vertrekpunten (beginadres) soms ook. Tevens is niet gemeld dat er soms een afwijkende route is gereden (en waarom). Tevens wijken de kilometerstanden op de garage bonnen af van de kilometerstanden in de rittenregistratie.

Bron bijtelling en kilometeradministratie

Rechtbank Den Haag 28 januari 2014 (ECLI NL RBDHA 2014 1267).

Gerechtshof Den Haag 16 januari 2015 (ECLI NL GHDHA 2015  304).