Knoeien met kilometeradministratie auto van de zaak

Knoeien of reconstrueren? Als u door uw secretaresse een kilometeradministratie laat bijhouden op grond van uw agenda, loopt u een risico op een bijtelling. De boete gaat echter volgens de rechter wel van tafel.

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

Procedure Gerechtshof over kilometeradministratie

Een directeur van (bijvoorbeeld) een accountantskantoor rijdt een auto van de zaak. Zijn secretaresse doet haar uiterste best om de kilometeradministratie over de exclusieve auto's (cataloguswaarde boven € 100.000) goed bij te houden met hiervoor gemaakte software. Voor het overige staat het volgende vast:

• De kilometers worden per dag ingevuld.
• De adressen worden ingevoerd in het softwarepakket (en deze berekent dan de afstand).
• Vaste adressen/ klanten kunnen via een databank worden opgeslagen (eenvoudig invullen administratie).
• De kilometeradministratie wordt op basis van de agenda van de directeur bijgehouden.
• Spontane ritten worden wekelijks aangevuld.
• Er wordt elke week keurig een kopie van de administratie gemaakt.

De rechter stelt hierover het volgende

• De kilometeradministratie is gereconstrueerd.
• Er is geen acht geslagen op de kilometerstand van de auto van de zaak.
• De rittenadministratie is hiermee niet betrouwbaar.

Opmerking fiscaal jurist

• Als er wel acht wordt geslagen op de daadwerkelijke kilometerstand, is er geen probleem.
• In deze procedure zaten er fouten in de kilometeradministratie, de stand volgens de administratie was niet gelijk aan de kilometerstand van de garagefacturen.
• Een aantal ritten stond niet in de kilometeradministratie.

Boete en verworpen kilometeradministratie

De Belastingdienst gaat ervan uit dat de directeur met opzet de kilometeradministratie niet juist heeft bijgehouden. Hiervan is geen sprake en de bewijslast hiertoe ligt bij de Belastingdienst. Een slordige kilometeradministratie wil nog niet zeggen dat er sprake is van opzet. De boete gaat van tafel.

Bron knoeien met een kilometeradministratie

Hof Amsterdam 18-09-2014, nr. 13/00206 (ECLI:NL:GHAMS:2014:3892).