Modelcontract Sponsoring van een evenement
Dit model is gebasseerd op het model van sicoimg.itslogic.nl
De ondergetekenden:
A.
1…………………………………………………….,wonende te……………………………...
2…………………………………………………….,wonende te……………………………... ten deze handelende in
hun respectieve kwaliteit van voorzitter en secretaris van de te………………………..……………………………………………………gevestigde
vereniging……………………………………………………………………………………………….
(ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te…………………………………..Verenigingenregister,
nummer………………………………….)
En deze vereniging overeenkomstig het bepaalde bij artikel.……. van de statuten rechtsgeldig
vertegenwoordigende;
hierna te noemen: ,,de vereniging”; partij te ener zijde; (1)
en
B. ………………………………………………………,wonende te……………………………ten deze handelende in
zijn kwaliteit van ……………..van de te………………….gevestigde en aldaar aan ……………….kantoorhoudende
besloten vennootschap met beperkte aan-sprakelijkheid:……………………………………………………………………………………B.V.
(ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te ………………………Handelsregister,
nummer…………………………………..) en deze vennootschap overeenkomstig de statuten
rechtsgeldig vertegenwoordigende; hierna te noemen: ,,de sponsor” ; partij
te andere zijde; (2)
OVERWEGENDE:
a. De vereniging organiseert vanaf ……….tot en met ………..een evenement
op het gebied van de ……………………………………………………………………………………
onder de naam …………………………, welk evenement in Nederland zal worden gehouden
te ………………………………………………………………………….(3)
b. Voor het verwezenlijken van haar doel heeft de vereniging financiële
ondersteuning nodig.De vereniging heeft bij uitsluiting het recht om met
betrekking tot dit evenement Overeenkomsten van sponsoring te sluiten op
onderdelen als hierna te omschrijven.(4)
c. De sponsor is bereid de vereniging financieel en/of organisatorisch
te ondersteunen, mits de sponsor zich in het kader van dit evenement op
enigerlei wijze, direct of
indirect, kan profileren. Partijen hebben met betrekking tot het voorgaande
overleg gevoerd en
ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
1. De vereniging verleent hierbij aan de sponsor, die hierbij van de
vereniging aanvaardt, het recht om de hierna gedetailleerd te omschrijven
communicatie-
mogelijkheden van de vereniging, welke voortvloeien uit casu quo verband
houden met het hiervoor onder a genoemde evenement, te (doen) gebruiken
om
de naam, de goederen en/of de diensten van de sponsor onder de aandacht
te brengen.
2. Uitdrukkelijk worden deze communicatiemogelijkheden beperkt tot de navolgende
(5);
a. het verbinden van een handels- of merknaam van de sponsor aan de naam
van het evenement, zodat deze naam zal luiden……………………………
b. de vermelding van de titel “official sponsor” en de bedrijfs-, handels-,
product- of merknaam op alle officiële drukwerken vanwege de vereniging,
zoals toegangsbewijzen, het programmaboek, posters, persberichten, briefpapier
enzovoorts;
c. ½ pagina advertentie in het programmaboek;
d. ¹/¹ redactionele ruimte in het programmaboek;
e. het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden
op de navolgende plaatsen……………………
f. het (doen) aanbrengen van de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam van
de sponsor op:
- de wedstrijd- en trainingskleding en overige uitrusting van de deelnemer(s) en/of
officials aan het evenement, voor zover de vereniging hiervoor geen toestemming
aan deze deelnemers en/of officials en/of derden behoeft te vragen, ter
grootte van ………en op de navolgende plaatsen…………….
- de startnummers van de deelnemers, voor zover deze geen onderdeel
maken van de wedstrijdkleding van deze deelnemers;
- de voor het evenement noodzakelijke attributen, meer in het bijzonder
op start- en finishdoeken,……………………………………………………..
g. naamgeving aan en het beschikbaar stellen van een eigen toernooiprijs,
waarvoor geluidsreclame op de plaats waar het evenement gehouden
wordt en vermelding in het programmaboek;
h. de toestemming voor het openbaar maken en verveelvoudigen door de sponsor
van afbeeldingen van de bij het evenement aanwezige deelnemers
en de onder het evenement vallende activiteiten, voor zover de vereniging
hiervoor geen toestemming aan deze deelnemers of derden behoeft te vragen;
i. de toestemming om tijdens het evenement gratis monsters en/of andere
promotieartikelen uit te delen (sampling) onder meer via een op het evenement
aanwezige promotiestand ter grootte van …….m² ;
j. het recht om tijdens het evenement exclusief, derhalve met uitsluiting
van concurrerende merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden;
het recht tot het verkrijgen van tribuneplaatsen voor medewerkers, relaties
en consumenten, kosten en aantallen in nader overleg te bepalen ;
l. het recht tot verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte,
waar uitsluitend de sponsor activiteiten kan verrichten in het kader van
goed gastheerschap van de onder 2.k genoemde personen;
m. (overige) ……………………………………………………………………………………….
3. De sponsor mag de communicatiemogelijkheden als onder 2 genoemd aanwenden
vanaf het moment dat de desbetreffende communicatiemogelijkheid ter beschikking
van de ver-eniging en/of de sponsor staat, afhankelijk van de aard van
de communicatiemogelijkheid en (indien nodig) in onderling overleg. De
sponsor zal tot uiterlijk………….weken na het einde van het evenement de dan
nog voor communicatie overblijvende mogelijkheden mogen gebruiken ten einde
napubliciteit te verwerven. Na verloop van deze termijn vervallen alle
aan de sponsor hiertoe geboden mogelijkheden.(6)
4. De rechten van de sponsor voortvloeiende uit deze overeenkomst hebben,
met inachtne-ming van het bepaalde in 11 uitsluitend betrekking op de navolgende
branche(s), produc-ten, handelsnaam en merken:
a.……………………………………………………………………………………………………..
b ………………………………………………………………………………………………………(7)
5. De sponsor verplicht zich tot: (8)
a. betaling van een bedrag van €…………. (zegge:………………………………………) in contanten,
exclusief Omzetbelasting. Dit bedrag wordt in twee termijnen vol-daan,
waarbij de eerste termijn vervalt op……………………en de tweede termijn op …………………………
b. het leveren van de navolgende diensten en het beschikbaar stellen
van het navol-gende materiaal ten behoeve van……………….werkzaamheden van de
vereniging, te weten:…………………….
c. (overige) De vereniging zal vooralsnog geen nota zenden met daarop
gespecificeerd een bedrag aan door te berekenen Omzetbelasting, doch behoudt
zich het recht voor in een later stadium een daartoe geëigende nota aan
de sponsor te zenden en door deze te laten betalen, on-der aftrek van gedane
voorschotten, indien de vereniging over het sponsorbedrag Omzet-belasting
verschuldigd zal zijn. Verzending van deze facturen kan ook na het evenement
plaatshebben.
6. Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als hiervoor onder 2 gemeld, komen voor rekening van de sponsor, met uitzondering van de kosten verbonden aan die vermeld onder 2.a, b en wat c betreft de kosten anders dan voor ontwerp, lithokosten en dergelijke, welke laatste kosten voor rekening van de spon-sor komen.
7. Voor zover de sponsor zich verbindt of nog zal verbinden tot het verstrekken van geldbe-dragen voor bepaalde extra activiteiten van de vereniging, zal dit in nauw overleg met de vereniging gebeuren. De vereniging zal deze bedragen slechts mogen besteden, nadat de sponsor de desbetreffende uitgaven heeft goedgekeurd.
8. De vereniging zal eraan meewerken, dat de sponsor optimaal gebruik
kan maken van de hiervoor omschreven communicatiemogelijkheden en zal
daartoe contact blijven onder-houden met een door de sponsor aan de vereniging
bekend te maken persoon.
Indien de sponsor dit wenst, zal de vereniging over de wijze waarop de
vereniging de be-drijfs-, product-, handels- of merknaam van de sponsor
naar buiten brengt, vooraf overleg plegen met de sponsor of met een door
de sponsor daartoe speciaal aangewezen derde (communicatiedeskundige).De
vereniging zal haar relatie met de sponsor slechts naar bui-ten brengen
in het kader van het evenement en binnen de periode waarin de sponsor ge-rechtigd
is tot de in deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden.
9. De vereniging is verplicht om het evenement optimaal te organiseren met inachtneming van de nationale en internationale reglementen welke hierbij eventueel van kracht zijn. De vereniging dient ervoor te zorgen, voor zover dit binnen haar vermogen ligt, dat het deel-nemersveld zo sterk mogelijk zal zijn bezet. De vereniging garandeert in ieder geval de deelname aan dit evenement van:……………….. …………………………, terwijl de overige deelnemers van min of meer gelijke sterkte zijn.(9)
10. De vereniging zal er naar streven, dat aan het evenement een zo groot mogelijke bekend-heid wordt gegeven. Met name wordt hierbij gedacht aan publiciteit via televisie, radio en gedrukte media. De vereniging garandeert de sponsor dat het bestuur van de vereniging, zomede officials en de ondersteunende vrijwilligers bij het evenement, in het kader van het evenement niet betrokken zullen zijn of worden bij reclameactiviteiten ten behoeve en van bedrijven in de 4 aan de sponsor toegezegde branche(s).
11. De vereniging heeft op dit moment overeenkomsten ven sponsoring
gesloten met of heeft rekening te houden met door derden gesloten en extern
opgelegde sponsorcontracten met: (10)
a. ……………………voor de branche…………………………………………………………..
b. (overige) ……………………………………………………………………………………….
en zal gerechtigd zijn tot het sluiten van nog meer overeenkomsten van
sponsoring in niet aan (een) sponsor(s) toegekende branche(s), doch niet
meer dan tot een totaal aantal van………sponsors, met een qua communicatiemogelijkheden
gelijk belang. De vereniging is gerechtigd om ongelimiteerd sponsors aan
te trekken met betrekking tot reclamebor-den, voor zover dit binnen de
regels als in 20 genoemd mogelijk is.
12. De vereniging zal de sponsor op de hoogte houden van de gang van zaken met betrekking tot de voorbereiding van het evenement alsmede de gang van zaken tijdens het evene-ment, zodat de sponsor zo goed als mogelijk zal kunnen inspelen op de positieve effecten of negatieve effecten daarvan en het gebruik van de communicatiemogelijkheden daaraan zal kunnen aanpassen.
13. Het is noch de sponsor noch de vereniging toegestaan de rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.
14. Het is de sponsor niet toegestaan om in het kader van dit evenement, bijvoorbeeld met deelnemers, andere overeenkomsten van sponsoring aan te gaan zonder voorafgaande goedkeuring van de vereniging. De sponsor is op dit moment aan geen zodanige overeen-komst gebonden.
15. In geval van niet-nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na ingebrekestelling in rechte te vorderen dat de overeenkomst zal worden ontbon-den, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.
16. Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder van hen aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam of het evenement van de wederpar-tij, op enigerlei wijze uit te oefenen.
17. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige
overeen-komst, of wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien,
zullen met uitsluiting van de gewone rechten door de Arbitragecommissie
Sportsponsoring, zoals omschreven in het reglement van deze commissie,
ingesteld door de NOC*NSF en de Vereniging Sportsponsoring Nederland (VSN),
welke laatste organisatie per 31 december 1988 is opgegaan in het Genootschap
voor Reclame.
Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn zodra een der partijen dit bij
deurwaardersex-ploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt.
Het geschil wordt aanhangig gemaakt op de wijze als in genoemd Arbitragereglement
nader omschreven.(11)
18. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
19. Van deze overeenkomst zal door partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. Aanvullingen dienen schriftelijk tussen partijen te worden vastgelegd.
20. Op deze overeenkomst zijn van toepassing de nationale en internationale sponsorregle-menten van de overkoepelende nationale en internationale organisaties, nu de vereniging daaraan als organisator is gebonden. De sponsor zal desgewenst een exemplaar van deze reglementen ontvangen, doch wordt in ieder geval geacht met deze reglementen bekend te zijn. Voorts is de sponsor bekend met de nationale en internationale regels van respec-tievelijk de Nederlandse Overheid (althans het desbetreffende Ministerie) en de European Broadcasting Union betreffende (sluik-) reclame bij televisie-uitzendingen van evenemen-ten als het onderhavige. Alle genoemde en bedoelde regelingen worden geacht deel uit te maken van de onderhavige overeenkomst. (12)
21. Indien krachtens een van de onder 20 genoemde regelingen op de onderhavige overeen-komst goedkeuring vereist is van (een) derde(n), wordt deze overeenkomst aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat uiterlijk op………………………………………..deze goedkeuring zal zijn verleend.
Aldus opgemaakt en getekend te ………………………………op……………………………………………….
VERENIGING SPONSOR
Toelichting bij modelcontract Sponsoring van een evenement
De onderstaande nummering volgt de nummering in de tekst van het modelcontract
1. Het onderhavige modelcontract kan gebruikt worden in geval van sponsoring
van zowel een sportevenement als van een cultureel of ander evenement.
De organisatie van evenementen buiten de sport geschiedt met name door
verenigingen. De laatste jaren was het gebruikelijk, dat evenementen op
sportgebied werden georganiseerd door landelijke sportbonden en sport-verenigingen.
De meeste sportbonden kennen de verenigingsvorm, hoewel ook de vereni-gingsvorm
niet ongebruikelijk is. De laatste jaren wordt bij evenementenorganisatie
echter steeds meer de verenigingsvorm gebruikt, om reden van organisatorische
en fiscale aard, doch ook in verband met financiële aansprakelijkheid.
Meer informatie betreffende de keuze voor een bepaalde rechtsvorm is opgenomen
in het theoretische gedeelte van dit hoofdstuk. Bij het opmaken van het
contract dient derhalve rekening gehouden te worden met de geko-zen rechtsvorm.
Daarnaast zijn de navolgende vragen belangrijk, waarvoor wordt verwezen
naar de eigen statuten van de rechtspersoon.
- Wordt de rechtspersoon volgens de statuten vertegenwoordigd door één
bestuurs-lid, twee of meer bestuursleden, door de directeur of is de vertegenwoordiging
nog anders geregeld?
Indien de rechtspersoon een vereniging is, is de voorafgaande goedkeuring
vereist van de Algemene Vergadering van de vereniging?
- Heeft bestuur van de rechtspersoon op rechtsgeldige wijze de beslissing
geno-men? Was er niet een gekwalificeerde meerderheid nodig?
- Heeft de rechtspersoon nog voorafgaande goedkeuring nodig van derden?
Daarbij kan gedacht worden aan goedkeuring door een overkoepelende nationale
of inter-nationale sportbond of van een gemeente of van een provincie,
bijvoorbeeld om-dat die zich garant heeft gesteld voor een eventueel verlies.
Het verdient aanbeve-ling dit zeer goed tevoren te onderzoeken, omdat er
anders later grote problemen kunnen ontstaan.
2. In het model is uitgegaan van de gedachte, dat de sponsor een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV) is. De sponsor kan natuurlijk ook een andere rechtsvorm heb-ben. Een zelfde onderzoek naar bevoegdheden is nodig als onder 1 gemeld. Daarnaast kan het van belang zijn om voordat het contract getekend wordt, nog even, tegen een kleine ver-goeding, in het Handelsregister te (laten) kijken, dat gehouden wordt door de Kamer van Koophandel en Fabrieken van de plaats waar de sponsor is gevestigd. De naam van degene die het contract tekent, moet in het door het Handelsregister af te geven uittreksel opgeno-men staan, anders kan het contract ongeldig zijn.
3. Het is verstandig om in een contract betreffende sponsoring zoveel mogelijk te regelen, zodat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn. Om die reden is het ook belangrijk om te weten wanneer het evenement precies plaatsvindt en in welke stad of steden. Een sponsor kan belang hebben bij een bepaalde periode of bij een bepaalde stad. In dat geval kan het niet zo zijn, dat hierin door de organisatie zomaar wijziging wordt gebracht.
4. In dit modelcontract wordt er van uitgegaan dat de organisatie het recht heeft om overeen-komsten van sponsoring te sluiten. Dat is niet altijd zo. Soms worden door internationale of nationale organisaties bepaalde evenementen aan derden uitgegeven, terwijl deze organisa-ties marketingrechten voorbehouden. De rechtspersoon die het evenement organiseert ont-vangt dan een financiële compensatie, maar moet werken met sponsors die dan “van boven-af” worden opgelegd. Het verdient dus aanbeveling om bij het opstarten van een evenement of wanneer je je kandidaat stelt om een evenement te gaan organiseren, goed na te gaan of de organisatie zelf die rechten heeft of dat met derden rekening moet worden gehouden. Zie hiervoor ook 20 in het modelcontract met bijbehorende toelichting.
5. In dit artikel wordt een aantal voorbeelden gegeven. Er zijn ongetwijfeld meer voorbeelden te geven indien creatief wordt gedacht. Het is van het grootste belang om diverse communica-tiemogelijkheden zo precies mogelijk weer te geven en ook wie de kosten daarvan betaalt, zodat noch de organisatie noch de sponsor in een later stadium voor verrassingen komen te staan. Door het opstellen van verschillende sponsorpakketten kan een organisatie bepaalde rechten uitsluitend aan een bepaalde groep sponsors geven en andere rechten aan een andere groep. Voor sommige communicatiemogelijkheden zal toestemming van deelnemers of derden vereist zijn. Dit moet tevoren (bijv. in een inschrijvingsformulier) worden bekend gemaakt, omdat er anders conflicten kunnen ontstaan. Een veel voorkomend geval is dat de hoofd-sponsor van een deelnemer in dezelfde branche zit als de hoofdsponsor van een toernooi. Het is maar de vraag of deze deelnemer zou hebben ingeschreven indien de deelnemer dit tevoren had geweten, omdat die deelnemer wordt gebruikt om reclame te maken voor een concurre-rend bedrijf.
6. Duidelijk moet worden afgesproken gedurende welke periode de sponsor
gerechtigd is om de overeengekomen communicatiemogelijkheden te gebruiken.
Meestal is het zeer belangrijk om ook de periode voorafgaande aan het evenement
al voor communicatie te gebruiken, omdat dit voor beide partijen zinvol
kan zijn. Het tegendeel is ook mogelijk. Verder zal een organisa-tie niet
willen dat een sponsor al te lang gebruik blijft maken van in dit contact
geboden mo-gelijkheden, omdat dit sponsoring voor een nieuw evenement zou
kunnen bemoeilijken. Het karakter van evenementensponsoring brengt met
zich dat deze na-periode vrij kort is. Het modelcontract gaat er van uit,
dat de in het contract overeengekomen sponsoring voor één evenement geldt.
Het is natuurlijk ook mogelijk om een contract te sluiten voor een aantal,
jaarlijks te houden, evenementen. Er bestaat zelfs de eis van een minimumperiode
van drie jaar, indien de sponsor de naam aan een evenement wil verbinden
in verband met de regelin-gen van de Nederlandse Overheid op het gebied
van reclame op televisie en het van de Ne-derlandse Sport Federatie. Te
dezen wordt verwezen naar de tekst van deze regelingen, zo-als in dit handboek
opgenomen als bijlage.
De tekst zou dan bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden:
,, Deze overeenkomst is aangegaan voor een periode van ……jaar, ingaande
……en eindigen-de…………
Gedurende deze periode kan de sponsor zijn rechten slechts uitoefenen vanaf
…….maanden voor een evenement. De vereniging streeft ernaar de bedoelde
evenementen ook jaarlijks te houden, doch kan dit niet garanderen. Uiterlijk
……. Maanden voor het evenement zal de ver-eniging de sponsor hierover een
definitieve beslissing moeten meedelen. Indien deze beslis-sing niet definitief
is of niet op tijd is gegeven of inhoudt dat het evenement niet in dat
jaar zal kunnen worden gehouden, zal deze overeenkomst op verzoek van de
sponsor kunnen worden ontbonden of zullen, indien de sponsor de vereniging
in het kader van een komend evenement aan deze overeenkomst wenst te houden,
partijen over en weer van hun verplich-tingen jegens elkaar zijn ontslagen
voor zover betrekking op het jaar waarin het evenement geen doorgang kon
vinden.”
Ook is het mogelijk om een sponsor voor een volgende periode een optie te geven, waarbij dan tevens moet worden bepaald binnen welke periode de sponsor zich over zijn optie dient te hebben uitgesproken. In het bestek van dit modelcontract is een tekstvoorbeeld op dit punt niet passend.
7. In verband met het daartoe in het modelcontract bepaalde, dient
de exclusiviteit van de sponsor te worden gewaarborgd. Het is mogelijk
om met de sponsor af te spreken, dat er maar één sponsor zal zijn. Het
modelcontract dient dan op dit punt te worden aangepast. Meestal wordt
echter met een sponsor één bepaalde branche afgesproken, binnen welke de
organisatie niet ook nog met een concurrerend bedrijf in zee kan gaan.
Indien een sponsor ook een reclamebord bij het evenement heeft, dan is
deze exclusiviteit meestal goed en snel geregeld. Echter, indien het evenement
wordt georganiseerd met toestemming van en met voorbehoud van (bepaalde)
rechten van sponsoring door een overkoepelende organisatie, dan kan dit
problemen geven. Veel sportbonden sluiten voor hun nationale teams meerjarige
over-eenkomsten van sponsoring. Veelal wordt dan in het contract opgenomen,
dat een bord van de sponsor (al dan niet tegen een tevoren afgesproken
vergoeding of soms zelfs gratis) op het evenement aanwezig zal zijn op
een zogenaamde televisieplaats. De organisatie kan dan niet aan een concurrent
een ander bord op dat evenement verkopen. Een soortgelijk probleem doet
zich voor, indien de organisatie helemaal geen borden mag plaatsen omdat
dit is voor-behouden aan de overkoepelende organisatie. Het is dan heel
moeilijk om als organisatie nog additionele sponsors te vinden!
Bij grote bedrijven is het zinvol om een specifieke groep producten aan
te geven. Een bedrijf als Philips is zo groot, dat een algemene bepaling
als: ,,het zal de organisatie verboden zijn om sponsorovereenkomsten te
sluiten met bedrijven welke door de sponsor als concurrerend worden ervaren”
zo ruim is dat nauwelijks additionele sponsors kunnen worden gevonden.
Men zal bijvoorbeeld moeten kiezen voor het onderdeel ,,televisies en video”
of ,,hifi-apparatuur” of ,,huishoudelijke apparaten” of ,,computers”.
Onderhandelingen op dit punt vergen veel energie en eisen veel nauwkeurigheid.
8. In de toelichting onder 5 werd reeds aangegeven dat men niet specifiek
genoeg kan zijn. Dit geldt ook voor de verplichtingen van de sponsor. Er
zijn veel mogelijkheden, waarbij eventue-le fiscale consequenties (Omzetbelasting)
niet moeten worden vergeten. Het is zowel voor de sponsor als voor de organisatie
van belang zich hieromtrent in een vroeg stadium door des-kundigen te laten
voorlichten, omdat de gevolgen zeer verstrekkend kunnen zijn. Het is ook
mogelijk om de sponsor het recht te geven de financiën van de organisatie,
zowel begroting als resultatenrekening, te bezien, maar dit hangt natuurlijk
wel af van de hoogte van de bij-drage van de sponsor ten opzichte van het
totale financiële plaatje. Op welke momenten (termijn-) betalingen moeten
worden voldaan, wordt overgelaten aan de contractpartners. De sponsor zal
zo laat mogelijk willen betalen, voorkeur deels ná het evenement. De organisatie
zal betaling vooraf beter uitkomen. Indien betaling pas vlak voor of vlak
na het evenement overeengekomen is, is het verstandig om de sponsor een
bankgarantie te laten stellen tot ze-kerheid voor nakoming van zijn verplichtingen.
Indien het een meerjarig contract betreft, dient ook het bedrag van de
volgende jaren te worden bepaald. Wellicht mede via een bepaling om-trent
indexering van het sponsorbedrag. Het is gevaarlijk om dit punt open te
laten, omdat men dan in de veronderstelling leeft een overeenkomst tot
sponsoring te hebben, die echter door de mogelijke negatieve uitkomst van
onderhandelingen over de hoogte van nieuwe bij-dragen, niet veel waard
blijkt te zijn. Indien de sponsor ook diensten en materialen levert, dient
dit goed te worden omschreven. Indien men bijvoorbeeld een overeenkomst
sluit met een fabrikant van kopieermachines, moet ook worden gedacht aan
en worden gesproken over de kopieersnelheid en kwaliteit en eventuele kopiekosten,
de termijn waarbinnen storingen dienen te zijn verholpen, het precieze
aantal gratis te leveren velletjes papier van een bepaal-de kwaliteit enzovoorts.
Het is vaak niet zeker of de vereniging BTW-plichtig is of niet. Omdat
voorkomen beter is dan genezen, is in het modelcontract daarover een clausule
opgenomen. Het sponsorbedrag zou anders weleens achteraf ,,inclusief Omzetbelasting”
kunnen zijn en dat scheelt heel veel geld.
9. Ongenuanceerd gesproken zou men kunnen stellen, dat elke organisatie
zal trachten de spon-sor zoveel mogelijk geld te ontfutselen voor zo min
mogelijk zekerheid van de zijde van de or-ganisatie zelf. Dat is niet de
bedoeling natuurlijk. In de overeenkomst moet derhalve zo speci-fiek mogelijk
worden opgenomen wat het voor een evenement is en wat het belang van juist
dit evenement is ten opzichte van mogelijke andere evenementen. Veel problemen
kunnen daarmee worden voorkomen. Indien er geen harde garanties zijn, is
het aan te bevelen een vage clausule te kiezen.
Bijvoorbeeld: “De vereniging is thans in onderhandeling met …… en met …..De
onderhande-lingen verlopen positief. De vereniging richt zich wat overige
deelnemers betreft op …..en ………………”
10. Teneinde de sponsor zo goed mogelijk te informeren over zijn positie ten opzichte van de organisatie, is de onderhavige clausule in het contract opgenomen. Ik verwijs overigens naar de nummers 4, 5 en 7 van deze toelichting.
11. Hoe duidelijk een overeenkomst ook is, de kans op geschillen bestaat
altijd. Een gerechtelijke procedure is niet aan te bevelen, omdat dit
uit het oogpunt van publiciteit minder gewenst is, vaak redelijk veel tijd
kost en de materie heel specifiek is. Om die reden hebben destijds de NSF
en de VSN een Arbitrage-instituut voor sportsponsoring opgericht, waarin
als “rechters” arbiters genaamd, specialisten zitten op het gebied van
sponsoring, zowel van de zijde van de sport als van de zijde van de reclame.
Het Arbitragereglement van deze Arbitragecommissie Sportsponsoring is in
deel N5200 van dit handboek opgenomen met toestemming van de partners bij
dit Arbitrage-instituut. Indien de overeenkomst géén sportevenement is,
kan toch gekozen worden voor een geschillenbe-eindiging via arbitrage.
Wellicht zou zelfs gekozen kunnen worden voor de Arbitragecommis-sie Sportsponsoring.
Zo niet, dan zou de volgende tekst eventueel in de overeenkomst kun-nen
worden opgenomen:
- Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige
over-eenkomst, dan wel uit andere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien,
zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door arbitrage.
Daartoe zal een arbitragecommissie worden ingesteld, bestaande uit drie
perso-nen, waarbij ieder der partijen een arbiter aanwijst en de beide
aldus aangewezen arbiters tezamen een derde arbiter aanwijzen. Een geschil
wordt aanhangig ge-maakt door de meest gerede partij, door de wederpartij
bij aangetekend schrijven daarvan in kennis te stellen. De aanwijzing van
de arbiters dient binnen een maand na het ontstaan van het geschil te zijn
gerealiseerd. Op de werkwijze van de arbitragecommissie zijn van toepassing
de regels voor arbitrages door het Ne-derlands Arbitrage Instituut, zoals
deze ten tijde van het aanhangig maken van het geschil gelden.
- De kosten van de arbitrage en van de tenuitvoerlegging van het vonnis
komen voor de rekening van de verliezende partij, onverminderd de bevoegdheid
van de arbitragecommissie een andere kostentoerekening te doen plaatshebben.
- De arbitragecommissie zal binnen een maand na instelling tot een vonnis
moeten zijn gekomen, zodat bij het uitwisselen van eventuele conclusies
en met het vast-stellen van een eventuele comparitie, met de factor tijd
rekening moet worden ge-houden.
- Bij de benoeming van de arbiters dient door beide partijen rekening te
worden ge-houden met de vereiste deskundigheid van de arbiters in relatie
tot het ontstane geschil.
12. In 4 van deze toelichting werd reeds aandacht besteed aan de mogelijkheid
dat de organisa-tor van het evenement rekening moet houden met de eisen
van de nationale of internationale overkoepelende organisatie. Vanwege
het feit dat ook de sponsor op de hoogte moet zijn van deze regelingen,
zodat de sponsor in een later stadium, bij minder positief effect voor
de sponsor dan was beoogd, niet problemen kan maken bij de aan de organisatie,
kan het ook van belang zijn om deze regelingen aan te hechten aan de te
sluiten overeenkomst.
Het blijft ook mogelijk om naar deze regelingen te verwijzen en uitdrukkelijk
op te nemen dat de sponsor deze regelingen zegt te kennen.
Ook is van belang dat de sponsor op de hoogte is van de beperkende maatregelen
van de Nederlandse Overheid, die, op grond van de thans bestaande regelingen
bij de European Bro-adcasting Union (EBU), ook door deze laatste organisatie
worden overganomen. Juist omdat in Nederland met betrekking tot sponsoring
op televisie veel minder mogelijk is dan in andere landen, moet de sponsor
ook niet kunnen denken, dat hij net zoveel en zo duidelijk publiciteit
zal krijgen als bijvoorbeeld een sponsor in Spanje of in Italië, in welke
landen veel meer moge-lijk is.
Indien men als organisator in Nederland opgezadeld wordt met een van bovenaf
opgelegd EBU-contract, dan is overleg in een vroeg stadium met de Nederlandse
uitzendgemachtigden van groot belang. Op grond van de EBU-afspraken zal
de Nederlandse televisie de beelden moeten aanleveren, die dan worden doorgestraald
naar Europese landen. Om uitzending op de Nederlandse televisie ook te
kunnen realiseren, dienen de beelden te voldoen aan althans niet in te
druisen tegen de regeling betreffende sluikreclame, waarvoor tevens wordt
verwe-zen naar het bepaalde in 6 van deze toelichting. Met het opstellen
van de sponsorpakketten en het sluiten van sponsorovereenkomsten moet met
genoemde beperkingen rekening wor-den gehouden. De in dit artikel gesignaleerde
regelingen kunnen ook beperkingen inhouden van de vrijheid om communicatiemogelijkheden
te gebruiken. Voor de vermelding van pro-duct- of merknamen geldt vaak
een verbod indien het een te algemeen artikel betreft of in-dien het een
artikel betreft waarvan de regeling stelt dat het niet onderwerp van sponsoring,
althans niet in de beoogde vorm, kan zijn.
